Lose bei öffentlichen Ausschreibungen: wie man nur um ein Stück statt um das Ganze bietet

Ein Auftrag über 12 Millionen Euro zur Reinigung aller Schulen einer Region ist für ein Unternehmen mit dreißig Reinigungskräften unerreichbar. Derselbe Auftrag, aufgeteilt in acht geografische Lose zu je 1,5 Millionen, ist das nicht. Lose sind der Mechanismus, der einen großen öffentlichen Auftrag in mehrere kleinere verwandelt, und ihr Verständnis ist der Weg, über den kleinere Unternehmen ihren ersten ernsthaften öffentlichen Auftrag erhalten.

Warum es Lose gibt

Die Richtlinie 2014/24/EU drängt Auftraggeber in Richtung Lose. Artikel 46 erzwingt keine Aufteilung, verpflichtet den Auftraggeber aber, in den Vergabeunterlagen oder im Bericht zu erläutern, warum ein Auftrag nicht aufgeteilt wurde. Dies ist die Regel "aufteilen oder begründen", und sie wurde im Blick auf kleine und mittlere Unternehmen geschrieben. Mehrere Länder sind weiter gegangen und haben die Aufteilung im nationalen Recht zum Standard gemacht, mit Ausnahmen, die begründet werden müssen.

Ein Los ist ein separat vergebbarer Teil eines Auftrags. Die Aufteilung kann erfolgen:

• nach Geografie: ein Los pro Region, Stadt oder Standort.
• nach Art der Leistung oder des Produkts: ein Los für Elektroarbeiten, eines für Sanitärarbeiten; eines für Laptops, eines für Monitore.
• nach Menge: dasselbe Produkt in mehreren Chargen, damit kein einzelner Lieferant alles liefern muss.
• nach Phase: Planung in einem Los, Bau in einem anderen.

Jedes Los hat seinen eigenen geschätzten Wert, seine eigene Zuschlagsentscheidung und in der Regel seinen eigenen Vertrag. Die Bekanntmachung führt sie mit Nummer und Titel auf; auf Aperlena erscheinen die Lose in den Eckdaten des Angebots, wenn die Quelle sie veröffentlicht.

Was die Bekanntmachung über die Lose verrät

Drei Fragen bestimmen Ihre Strategie, und die Bekanntmachung beantwortet alle drei:

1. Dürfen Sie für ein Los, mehrere oder alle bieten? Die meisten Bekanntmachungen erlauben Angebote für eine beliebige Anzahl von Losen. Manche beschränken Bieter auf eine Höchstzahl von Losen, für die sie bieten dürfen.
2. Gibt es eine Obergrenze für die Anzahl der Lose, die ein Bieter erhalten kann? Artikel 46 Absatz 2 erlaubt dem Auftraggeber, die Anzahl der Lose zu begrenzen, die ein einzelner Bieter gewinnen darf, selbst wenn er das beste Angebot für mehr abgegeben hat. Die Bekanntmachung muss die Obergrenze und die objektiven Regeln angeben, nach denen entschieden wird, welche Lose dieser Bieter erhält. Diese Regel garantiert, dass der Markt nicht von einem Unternehmen beherrscht wird.
3. Können Lose kombiniert werden? Artikel 46 Absatz 3 erlaubt dem Auftraggeber, mehrere Lose gemeinsam an einen Bieter zu vergeben, wenn diese Kombination besser abschneidet als die Summe der einzelnen Gewinner. Wenn die Bekanntmachung kombinierte Angebote zulässt, dürfen Sie einen Rabatt anbieten, der davon abhängig ist, dass Sie eine Gruppe von Losen gewinnen.

Lesen Sie diese drei Punkte vor allem anderen. Ein Bieter, der acht Losangebote vorbereitet und dann feststellt, dass die Obergrenze bei zwei liegt, hat sechs verschwendet.

Wie Lose bewertet werden

Jedes Los wird für sich bewertet. Die Eignungskriterien werden in der Regel je Los festgelegt, was wichtig ist: Der für ein Los über 1,5 Millionen geforderte Umsatz oder die geforderten Referenzen sind ein Bruchteil derer für den gesamten Auftrag. Prüfen Sie, ob der Auftraggeber das Eignungsminimum für das größte Los verlangt, für das Sie bieten, oder für die Summe aller gebotenen Lose; beide Praktiken existieren, und die zweite kann Sie aus einer Kombination ausschließen, die Sie erfüllen könnten.

Die Zuschlagskriterien gelten ebenfalls je Los. Ihr Preis für Los 3 konkurriert nur mit anderen Preisen für Los 3. Deshalb geht es bei einer Losstrategie darum, die Lose zu wählen, bei denen Ihre Position am stärksten ist, nicht darum, sich über alle zu verteilen.

Wo kombinierte Angebote zulässig sind, vergleicht der Auftraggeber zwei Szenarien: das beste einzelne Angebot für jedes Los und die beste Kombination. Das kombinierte Angebot gewinnt nur, wenn es insgesamt besser ist, also muss ein bedingter Rabatt real genug sein, um die Summe der Spezialisten zu schlagen.

Auswahl Ihrer Lose

Vier Prüfungen, in dieser Reihenfolge:

• Kapazität. Können Sie dieses Los mit dem liefern, was Sie heute haben, plus dem, was Sie in der Mobilmachungsphase einstellen können? Zwei Lose zu gewinnen, für die Sie nur Personal für eines haben, ist eine Vertragsdurchführungsstörung, und diese werden dokumentiert und können Ihnen bei der nächsten Ausschreibung gegen Sie verwendet werden.
• Geografie. Fahrzeit ist Kosten. Ein Los 40 Minuten von Ihrem Standort schlägt ein etwas größeres drei Stunden entfernt, sobald Sie die Stunden einpreisen.
• Wettbewerb. Das Vergabearchiv zeigt, wer jedes Los zuletzt gewonnen hat und gegen wie viele Bieter. Ein Los, das an einen Inhaber gegen einen weiteren Bieter ging, ist angreifbar; ein Los mit neun Bietern ist ein Preiskrieg.
• Passung. Bieten Sie auf das Los, für das Ihre Referenzen am stärksten sind. Bewerter lesen Referenzen je Los, und ein Angebot, das von drei direkt vergleichbaren Projekten gestützt wird, schlägt ein generisches.

Entscheiden Sie dann, ob Sie auf ein Los oder mehrere bieten. Mehrere Losangebote teilen sich viel Papierkram - ein ESPD, ein Satz Unternehmensunterlagen - sodass die Grenzkosten eines zweiten Loses niedriger sind als die des ersten. Aber jedes Los braucht seinen eigenen Preis und in der Regel sein eigenes technisches Angebot, und ein schwaches zweites Angebot kann Sie bei denselben Bewertern an Glaubwürdigkeit kosten, die Ihr starkes erstes gelesen haben.

Ein Rechenbeispiel: acht Lose, ein Bieter

Eine Landesregierung schreibt Schulreinigung in acht geografischen Losen zwischen 900.000 und 1,6 Millionen Euro aus. Die Bekanntmachung erlaubt Angebote für eine beliebige Anzahl von Losen, begrenzt die Zuschläge auf drei pro Bieter und erlaubt einen kombinierten Rabatt für Bieter, die zwei oder mehr angrenzende Lose gewinnen.

Ein Reinigungsunternehmen mit 120 Mitarbeitern in der östlichen Hälfte der Region liest das Vergabearchiv für den vorherigen Vertrag: Die Lose 1 bis 4 im Westen gingen an eine nationale Gruppe gegen jeweils zwei Bieter; die Lose 5 bis 8 im Osten gingen an drei verschiedene lokale Firmen, zwei davon gegen einen einzigen Wettbewerber. Seine Wahl ist klar, bevor ein Preis geschrieben wird: Bieten auf die Lose 5, 6 und 7, wo sein Personal bereits wohnt, wo der Wettbewerb am schwächsten war und wo drei angrenzende Lose den kombinierten Rabatt auslösen. Los 8 ist neunzig Minuten entfernt und bleibt ungebunden.

Das Angebot enthält eine Unternehmensakte, ein ESPD, drei Preise und drei kurze Lieferpläne, in denen jeweils die Aufsichtsperson genannt wird, die dieses Los führen wird. Es gewinnt 5 und 6 klar und verliert 7 um zwei Punkte. Beim nächsten Mal, mit zwei Losreferenzen von diesem Auftraggeber und der weiterhin geltenden Obergrenze von drei, ist Los 7 das offensichtliche Ziel. So sieht eine Losstrategie aus: nicht der ganze Auftrag, sondern das richtige Drittel davon.

Lose als Markteintritt

Für ein Unternehmen, das neu im öffentlichen Vergabewesen ist, ist ein einzelnes Los in einem großen Auftrag das beste erste Angebot, das es gibt. Der Auftraggeber ist groß und zahlt pünktlich; das Los ist dimensioniert für ein Unternehmen wie Ihres; der Inhaber des Gesamtauftrags bietet vielleicht gar nicht je Los an; und ein Gewinn setzt eine ernsthafte Referenz in Ihre Bilanz.

Suchen Sie nach Aufträgen, bei denen die Anzahl der Lose hoch und die Werte bescheiden sind, in Sektoren, in denen lokale Präsenz zählt: Reinigung, Wartung, Catering, Transport, Pflegedienste, kleinere Bauarbeiten. Mit der Suche von Aperlena können Sie offene Ausschreibungen nach Sektor und Land filtern, und die Ausschreibungsseite zeigt die Losstruktur, wenn die Quelle sie bereitstellt.

Was nach der Zuschlagserteilung geschieht

Lose werden separat vergeben, sodass dieselbe Bekanntmachung mehrere Gewinner, mehrere Verträge und mehrere Zuschlagsdaten hervorbringen kann. Wenn Sie ein Los gewinnen und ein anderes verlieren, haben Sie einen Vertrag und gleichzeitig eine Stillhaltefrist für das verlorene Los. Beide laufen parallel.

Losverträge werden auch separat neu ausgeschrieben. Ein Auftraggeber, der 2024 acht Lose vergeben hat, wird sie um dieselbe Zeit 2027 neu ausschreiben, und der Recompete-Radar verfolgt jedes einzelne. Ein Los diesmal zu gewinnen ist die bestmögliche Vorbereitung darauf, beim nächsten Mal drei zu gewinnen.