Lotes en las licitaciones públicas: cómo pujar por una parte en lugar del todo

Un contrato de 12 millones de euros para limpiar todos los colegios de una región está fuera del alcance de una empresa con treinta personas de limpieza. El mismo contrato dividido en ocho lotes geográficos de 1,5 millones no lo está. Los lotes son el mecanismo que convierte un gran contrato público en varios más pequeños, y comprenderlos es la forma en que las empresas más pequeñas consiguen su primer encargo público serio.

Por qué existen los lotes

La Directiva 2014/24/EU empuja a los compradores públicos hacia los lotes. El artículo 46 no obliga a dividir, pero exige al comprador público explicar, en los pliegos o en el informe, por qué no se dividió el contrato. Esta es la regla de "dividir o explicar", y se redactó pensando en las pequeñas y medianas empresas. Varios países fueron más lejos y convirtieron la división en la regla general en su legislación nacional, con excepciones que deben justificarse.

Un lote es una parte de un contrato que se adjudica por separado. La división puede ser:

• Geográfica: un lote por región, ciudad o emplazamiento.
• Por tipo de trabajo o producto: un lote para instalaciones eléctricas, otro para fontanería; uno para portátiles, otro para monitores.
• Por cantidad: el mismo producto en varios lotes de suministro para que ningún proveedor tenga que entregarlo todo.
• Por fase: el diseño en un lote, la construcción en otro.

Cada lote tiene su propio valor estimado Valor estimado La estimación del propio órgano de contratación de lo que costará el contrato, sin impuestos; más un techo que un precio. Entrada completa , su propia decisión de adjudicación y, normalmente, su propio contrato. El anuncio los enumera con un número y un título; en Aperlena los lotes aparecen en los datos clave de la licitación cuando la fuente los publica.

Lo que le dice el anuncio sobre los lotes

Tres preguntas deciden su estrategia, y el anuncio responde a las tres:

1. ¿Puede licitar a un lote, a varios o a todos? La mayoría de los anuncios permiten ofertas para cualquier número de lotes. Algunos restringen a los licitadores a un número máximo de lotes a los que pueden licitar.
2. ¿Existe un límite de lotes adjudicables a un mismo licitador? El artículo 46(2) permite al comprador público limitar el número de lotes que un solo licitador puede ganar, incluso si presentó la mejor oferta para más. El anuncio debe indicar el límite y las reglas objetivas utilizadas para decidir qué lotes recibe ese licitador. Esta es la regla que garantiza que el mercado no quede acaparado por una sola empresa.
3. ¿Se pueden combinar los lotes? El artículo 46(3) permite al comprador público adjudicar varios lotes conjuntamente a un licitador cuando esa combinación puntúa mejor que la suma de los ganadores individuales. Si el anuncio permite ofertas combinadas, puede ofrecer un descuento condicionado a ganar un grupo de lotes.

Lea estas tres líneas antes que nada. Un licitador que prepara ocho ofertas de lote y luego descubre que el límite es de dos ha desperdiciado seis.

Cómo se evalúan los lotes

Cada lote se evalúa por separado. Los criterios de selección suelen fijarse por lote, lo cual es importante: la cifra de negocios o las referencias exigidas para un lote de 1,5 millones son una fracción de las exigidas para el contrato completo. Compruebe si el comprador público exige el mínimo de selección para el lote más grande al que licita o para la suma de todos los lotes licitados; ambas prácticas existen, y la segunda puede dejarle fuera de una combinación que sí podría ejecutar.

Los criterios de adjudicación también se aplican por lote. Su precio para el lote 3 compite solo con otros precios para el lote 3. Por eso una estrategia de lotes consiste en elegir los lotes en los que su posición es más fuerte, no en repartirse entre todos.

Cuando se permiten las ofertas combinadas, el comprador público compara dos escenarios: la mejor oferta independiente para cada lote y la mejor combinación. La oferta combinada solo gana si es mejor en conjunto, de modo que un descuento condicionado tiene que ser lo bastante real para superar la suma de los especialistas.

Cómo elegir sus lotes

Cuatro pruebas, en orden:

• Capacidad. ¿Puede ejecutar este lote con lo que tiene hoy, más lo que pueda contratar durante el periodo de movilización? Ganar dos lotes para los que solo puede dotar personal a uno es un incumplimiento de contrato, y esos casos se registran y pueden usarse contra usted en la próxima licitación.
• Geografía. El tiempo de desplazamiento es coste. Un lote a 40 minutos de su base es mejor que uno algo mayor a tres horas, una vez que precio las horas.
• Competencia. El archivo de adjudicaciones muestra quién ganó cada lote la última vez y contra cuántos licitadores. Un lote que fue a un incumbente contra un solo competidor es disputable; un lote con nueve licitadores es una guerra de precios.
• Adecuación. Licite al lote donde sus referencias son más sólidas. Los evaluadores leen las referencias por lote, y una oferta respaldada por tres proyectos directamente comparables supera a una genérica.

Después decida si va a por un lote o por varios. Varias ofertas de lote comparten mucho papeleo - un ESPD, un juego de documentos de la empresa - de modo que el coste marginal de un segundo lote es menor que el del primero. Pero cada lote necesita su propio precio y, normalmente, su propia oferta técnica, y una segunda oferta débil puede costarle credibilidad ante los mismos evaluadores que leyeron su primera oferta sólida.

Un ejemplo práctico: ocho lotes, un licitador

Un gobierno regional licita la limpieza de colegios en ocho lotes geográficos de entre 900.000 y 1,6 millones de euros cada uno. El anuncio permite ofertas para cualquier número de lotes, limita las adjudicaciones a tres por licitador y permite un descuento combinado para los licitadores que ganen dos o más lotes contiguos.

Una empresa de limpieza con 120 empleados en la mitad oriental de la región lee el archivo de adjudicaciones del contrato anterior: los lotes 1 a 4, en el oeste, fueron para un grupo nacional contra dos licitadores cada uno; los lotes 5 a 8, en el este, fueron para tres empresas locales distintas, dos de ellas contra un único competidor. Su elección está clara antes de escribir ningún precio: licitar a los lotes 5, 6 y 7, donde su personal ya vive, donde la competencia fue más débil y donde tres lotes contiguos desbloquean el descuento combinado. El lote 8 está a noventa minutos y se queda sin ofertas.

La oferta lleva un único expediente de empresa, un ESPD, tres precios y tres planes de suministro breves, cada uno con el nombre del supervisor que dirigirá ese lote. Gana el 5 y el 6 en firme y pierde el 7 por dos puntos. La próxima vez, con dos lotes de referencias de este comprador y el límite todavía en tres, el lote 7 es el objetivo evidente. Así es una estrategia de lotes: no el contrato entero, sino el tercio correcto del mismo.

Los lotes como puerta de entrada al mercado

Para una empresa nueva en la contratación pública, un solo lote en un gran contrato es la mejor primera oferta disponible. El comprador público es grande y paga puntualmente; el lote tiene el tamaño adecuado para una empresa como la suya; el incumbente del contrato completo puede que ni siquiera licite por lotes; y una victoria pone una referencia seria en su historial.

Busque contratos donde el número de lotes sea alto y los valores modestos, en sectores donde la presencia local importa: limpieza, mantenimiento, catering, transporte, servicios de atención, obras menores. La búsqueda de Aperlena permite filtrar las licitaciones abiertas por sector y país, y la página de la licitación muestra la estructura de lotes cuando la fuente la facilita.

Qué ocurre después de la adjudicación

Los lotes se adjudican por separado, de modo que el mismo anuncio puede producir varios ganadores, varios contratos y varias fechas de adjudicación. Si gana un lote y pierde otro, tiene un contrato y, al mismo tiempo, un plazo de espera sobre el lote que perdió. Ambos transcurren en paralelo.

Los contratos de lote también se vuelven a licitar por separado. Un comprador público que adjudicó ocho lotes en 2024 los volverá a licitar aproximadamente al mismo tiempo en 2027, y el radar de relicitaciones sigue cada uno de ellos. Ganar un lote esta vez es la mejor preparación posible para ganar tres la próxima.