Les lots dans les marchés publics : comment soumissionner pour une part plutôt que pour le tout

Un marché de 12 millions d'euros pour le nettoyage de toutes les écoles d'une région est hors de portée d'une entreprise comptant trente agents d'entretien. Le même marché divisé en huit lots géographiques de 1,5 million ne l'est pas. Les lots sont le mécanisme qui transforme un grand marché public en plusieurs marchés plus petits, et les comprendre est la manière dont les petites entreprises obtiennent leur première commande publique sérieuse.

Pourquoi les lots existent

La directive 2014/24/UE incite les acheteurs publics à recourir aux lots. L'article 46 n'impose pas une division, mais il oblige l'acheteur public à expliquer, dans les documents de marché ou le rapport, pourquoi un marché n'a pas été divisé. C'est la règle du « diviser ou expliquer », et elle a été rédigée en pensant aux petites et moyennes entreprises. Plusieurs pays sont allés plus loin et ont fait de la division la règle par défaut en droit national, avec des exceptions qui doivent être justifiées.

Un lot est une partie d'un marché attribuable séparément. La division peut être :

• Géographique : un lot par région, ville ou site.
• Par type de travail ou de produit : un lot pour les travaux électriques, un pour la plomberie ; un pour les ordinateurs portables, un pour les écrans.
• Par quantité : le même produit en plusieurs lots afin qu'aucun fournisseur ne doive livrer la totalité.
• Par phase : la conception dans un lot, la construction dans un autre.

Chaque lot a sa propre valeur estimée Valeur estimée L'estimation par l'acheteur de ce que coûtera le marché, hors taxes ; un plafond plus qu'un prix. Entrée complète , sa propre décision d'attribution et, généralement, son propre marché. L'avis de marché Avis de marché L'annonce qu'un acheteur accepte désormais des offres : l'avis sur lequel on peut agir. Entrée complète les énumère avec un numéro et un intitulé ; sur Aperlena, les lots apparaissent dans les informations clés de l'appel d'offres lorsque la source les publie.

Ce que l'avis de marché vous apprend sur les lots

Trois questions déterminent votre stratégie, et l'avis de marché répond aux trois :

1. Pouvez-vous soumissionner pour un lot, plusieurs ou tous ? La plupart des avis de marché permettent des offres pour un nombre quelconque de lots. Certains limitent les soumissionnaires à un nombre maximal de lots pour lesquels ils peuvent soumissionner.
2. Existe-t-il un plafond quant au nombre de lots attribués à un même soumissionnaire ? L'article 46, paragraphe 2, permet à l'acheteur public de limiter le nombre de lots qu'un même soumissionnaire peut remporter, même s'il a soumis la meilleure offre pour un plus grand nombre. L'avis de marché doit indiquer le plafond et les règles objectives utilisées pour décider quels lots ce soumissionnaire obtient. C'est la règle qui garantit que le marché n'est pas accaparé par une seule entreprise.
3. Les lots peuvent-ils être combinés ? L'article 46, paragraphe 3, permet à l'acheteur public d'attribuer plusieurs lots ensemble à un même soumissionnaire lorsque cette combinaison obtient une meilleure note que la somme des lauréats distincts. Si l'avis de marché autorise les offres combinées, vous pouvez proposer une remise conditionnelle à l'obtention d'un groupe de lots.

Lisez ces trois points avant toute chose. Un soumissionnaire qui prépare huit offres par lot et découvre ensuite que le plafond est de deux en a gaspillé six.

Comment les lots sont évalués

Chaque lot est évalué séparément. Les critères de sélection sont généralement fixés par lot, ce qui a de l'importance : le chiffre d'affaires ou les références exigés pour un lot de 1,5 million ne représentent qu'une fraction de ceux exigés pour l'ensemble du marché. Vérifiez si l'acheteur public exige le minimum de sélection pour le plus grand lot pour lequel vous soumissionnez ou pour la somme de tous les lots soumissionnés ; les deux pratiques existent, et la seconde peut vous éliminer d'une combinaison que vous pourriez pourtant réaliser.

Les critères d'attribution s'appliquent également par lot. Votre prix pour le lot 3 n'est en concurrence qu'avec les autres prix pour le lot 3. C'est pourquoi une stratégie par lot consiste à choisir les lots où votre position est la plus forte, et non à vous disperser sur tous.

Lorsque les offres combinées sont autorisées, l'acheteur public compare deux scénarios : la meilleure offre distincte pour chaque lot, et la meilleure combinaison. L'offre combinée ne l'emporte que si elle est globalement meilleure, de sorte qu'une remise conditionnelle doit être suffisamment réelle pour battre la somme des spécialistes.

Choisir vos lots

Quatre tests, dans l'ordre :

• Capacité. Pouvez-vous réaliser ce lot avec ce que vous avez aujourd'hui, plus ce que vous pouvez recruter pendant la période de mobilisation ? Remporter deux lots pour lesquels vous ne pouvez doter qu'un seul d'entre eux en personnel constitue une défaillance dans l'exécution du marché, et ces défaillances sont consignées et peuvent être utilisées contre vous lors du prochain appel d'offres.
• Géographie. Le temps de trajet est un coût. Un lot à 40 minutes de votre base est préférable à un lot légèrement plus grand situé à trois heures, une fois les heures tarifées.
• Concurrence. Les archives des attributions montrent qui a remporté chaque lot la dernière fois et face à combien de soumissionnaires. Un lot attribué à un titulaire face à une seule autre offre est contestable ; un lot avec neuf soumissionnaires est une guerre des prix.
• Adéquation. Soumissionnez pour le lot où vos références sont les plus solides. Les évaluateurs lisent les références par lot, et une offre appuyée par trois projets directement comparables l'emporte sur une offre générique.

Décidez ensuite si vous visez un seul lot ou plusieurs. Plusieurs offres par lot partagent une grande partie de la paperasse - un ESPD, un seul jeu de documents d'entreprise - de sorte que le coût marginal d'un deuxième lot est inférieur à celui du premier. Mais chaque lot nécessite son propre prix et, généralement, sa propre offre technique, et une seconde offre faible peut vous coûter la crédibilité auprès des mêmes évaluateurs qui ont lu votre première offre solide.

Un exemple concret : huit lots, un soumissionnaire

Un gouvernement régional met en concurrence le nettoyage scolaire en huit lots géographiques compris entre 900 000 et 1,6 million d'euros chacun. L'avis de marché autorise les offres pour un nombre quelconque de lots, plafonne les attributions à trois par soumissionnaire et prévoit une remise combinée pour les soumissionnaires remportant deux lots adjacents ou plus.

Une entreprise de nettoyage comptant 120 employés dans la moitié orientale de la région consulte les archives des attributions du marché précédent : les lots 1 à 4 dans l'ouest ont été attribués à un groupe national face à deux soumissionnaires chacun ; les lots 5 à 8 dans l'est ont été attribués à trois entreprises locales différentes, dont deux face à un seul concurrent. Son choix est clair avant même d'avoir rédigé un prix : soumissionner pour les lots 5, 6 et 7, où son personnel vit déjà, où la concurrence était la plus faible, et où trois lots adjacents débloquent la remise combinée. Le lot 8 est à quatre-vingt-dix minutes et reste sans offre.

L'offre comprend un dossier d'entreprise, un ESPD, trois prix et trois courts plans de livraison, chacun désignant le superviseur qui dirigera ce lot. Elle remporte les lots 5 et 6 sans discussion et perd le lot 7 de deux points. La prochaine fois, avec deux lots de références auprès de cet acheteur public et le plafond toujours fixé à trois, le lot 7 est la cible évidente. Voilà à quoi ressemble une stratégie par lot : non pas l'ensemble du marché, mais le bon tiers de celui-ci.

Les lots comme porte d'entrée sur le marché

Pour une entreprise nouvelle dans les marchés publics, un seul lot dans un grand marché est la meilleure première offre possible. L'acheteur public est important et paie à temps ; le lot est dimensionné pour une entreprise comme la vôtre ; le titulaire de l'ensemble du marché peut ne même pas soumissionner par lot ; et une victoire inscrit une référence sérieuse à votre dossier.

Recherchez les marchés où le nombre de lots est élevé et les valeurs modestes, dans les secteurs où la présence locale compte : nettoyage, maintenance, restauration, transport, services de soins, petits travaux. La recherche d'Aperlena permet de filtrer les appels d'offres ouverts par secteur et par pays, et la page de l'appel d'offres affiche la structure des lots lorsque la source la fournit.

Ce qui se passe après l'attribution

Les lots sont attribués séparément, de sorte qu'un même avis de marché peut produire plusieurs lauréats, plusieurs marchés et plusieurs dates d'attribution. Si vous remportez un lot et en perdez un autre, vous avez un marché et, en même temps, un délai de suspension sur le lot que vous avez perdu. Les deux courent en parallèle.

Les marchés par lot sont également remis en concurrence séparément. Un acheteur public qui a attribué huit lots en 2024 les remettra en concurrence à peu près au même moment en 2027, et le radar des remises en concurrence suit chacun d'entre eux. Remporter un lot cette fois-ci est la meilleure préparation possible pour en remporter trois la prochaine fois.