Die EEE erklärt: ein Formular statt eines Ordners voller Nachweise

Die größte Bürokratiereform im EU-Vergabewesen trägt einen sperrigen Namen: die Einheitliche Europäische Eigenerklärung, kurz EEE (englisch ESPD). Sie ersetzt den Ordner voller Nachweise, den das Bieten früher verlangte, durch eine Eigenerklärung: Sie erklären, dass Sie die Bedingungen erfüllen, und nur der Gewinner muss es mit echten Dokumenten belegen.

Gut genutzt, spart die EEE Tage bei der Angebotserstellung. Nachlässig genutzt, ist sie einer der häufigsten Gründe, warum eigentlich geeignete Unternehmen ausgeschlossen werden.

Was die EEE eigentlich ist

Ein elektronisches Standardformular (definiert durch eine EU-Durchführungsverordnung), in dem Sie drei Dinge erklären:

1. Kein Ausschlussgrund trifft auf Sie zu. Keine einschlägigen Verurteilungen (Betrug, Korruption, Geldwäsche, Terrorismus, Kinderarbeit), Steuern und Sozialabgaben bezahlt, keine schwere berufliche Verfehlung, keine Insolvenz, die die Leistung gefährdet, kein Interessenkonflikt.
2. Sie erfüllen die Eignungskriterien, die der Auftraggeber für diesen Auftrag festgelegt hat - Befähigung zur Berufsausübung, wirtschaftliche Leistungsfähigkeit (Umsatz, Versicherung), technische Leistungsfähigkeit (Referenzen, Personal, Ausstattung).
3. Wo die Nachweise liegen - welche Behörde oder Datenbank jede Aussage bestätigen kann, damit der Auftraggeber sie später abrufen oder anfordern kann.

Oberhalb der EU-Schwellenwerte müssen Auftraggeber die EEE bei der Angebotsabgabe akzeptieren. Sie dürfen während des Verfahrens weiterhin von jedem Bieter Belege anfordern, wenn es für ein faires Verfahren nötig ist - aber der Standard lautet: jetzt erklären, beweisen bei Gewinn.

Wie sie Ihnen in der Praxis begegnet

Die EEE ist elektronisch. Je nach Land und Plattform begegnet sie Ihnen als in das Vergabeportal eingebautes Formular, als wiederverwendbare XML-Datei (Anforderung/Antwort) oder gelegentlich als PDF-Darstellung derselben Struktur. Zwei praktische Folgen:

• Pflegen Sie eine Master-XML. Fast jede Plattform kann eine frühere EEE-Antwort importieren. Halten Sie eine kanonische, aktuelle Datei vor und verwenden Sie sie wieder - Firmendaten zwanzigmal im Jahr neu einzutippen ist der Weg, auf dem sich Tippfehler in rechtliche Erklärungen schleichen.
• Die Anforderung des Auftraggebers definiert die Fragen. Ein Teil des Formulars wird aus dem generiert, was dieser Auftraggeber verlangt. Kopieren Sie nie blind die Antworten vom letzten Monat über eine neue Anforderung, ohne sie zu lesen.

Die Teile, in Angebotsreihenfolge

• Teil I - das Verfahren. Identifiziert die Ausschreibung; meist vorausgefüllt.
• Teil II - Ihr Unternehmen. Identität, Größe (KMU-Status zählt für Statistiken und manche Reservierungen), ob Sie sich auf andere Unternehmen stützen, und etwaige Nachunternehmer. Bieten Sie als Bietergemeinschaft, reicht jedes Mitglied eine eigene EEE ein; stützen Sie sich auf die Kapazität eines anderen Unternehmens (Umsatz der Mutter, Referenzen eines Partners), reicht auch dieses Unternehmen eine EEE ein.
• Teil III - Ausschlussgründe. Die Ja/Nein-Erklärungen. Ein "Ja" ist nicht automatisch tödlich: der Mechanismus der Selbstreinigung erlaubt es, Abhilfemaßnahmen zu beschreiben (gezahlter Schadensersatz, Personalwechsel, Compliance-Programme), und der Auftraggeber muss sie würdigen.
• Teil IV - Eignungskriterien. Entweder detaillierte Antworten je Kriterium oder - wo der Auftraggeber es zulässt - ein einziges globales "α"-Häkchen, dass Sie alles erfüllen. Verlockende Abkürzung, aber die detaillierten Antworten zwingen Sie, jedes Minimum wirklich gegen Ihre Zahlen zu prüfen. Machen Sie die Prüfung so oder so.
• Teil V - Verringerung der Bewerberzahl (nur nicht offene Verfahren).
• Teil VI - Unterschrift. Wer unterschreibt, und dass die Angaben richtig sind.

Wann die echten Nachweise fällig sind

Der designierte Gewinner erhält die Aufforderung zu den Belegen: Führungszeugnisse, Steuer- und Sozialversicherungsbescheinigungen, Jahresabschlüsse, Referenzschreiben. Zwei Fallen:

• Gültigkeitsfenster. Viele Bescheinigungen gelten nur 3-6 Monate ab Ausstellung. Ein im Januar bestelltes Führungszeugnis kann beim Zuschlag im Juli veraltet sein. Verfolgen Sie Ablaufdaten wie die Angebotsfrist.
• Langsame Behörden. Manche Dokumente dauern Wochen. Bestellen Sie sie, wenn Sie das Angebot abgeben, nicht wenn Sie gewinnen - die Frist zur Vorlage der Nachweise in der Zuschlagsphase ist kurz, und sie zu verpassen kann den Auftrag kosten.

Auftraggeber müssen außerdem Datenbanken prüfen, auf die sie kostenlosen Zugriff haben (nationale Register; das Verzeichnis e-Certis zeigt, welche Bescheinigung in welchem Land was belegt), bevor sie Papier von Ihnen verlangen - das darf man höflich anmerken, wenn etwas verlangt wird, das der Auftraggeber selbst abrufen kann.

Die Fehler, die Bieter wirklich ausschließen

1. Unterschrift der falschen Person. Wer unterschreibt, muss vertretungsberechtigt sein; Plattformen prüfen E-Signaturen streng.
2. Fehlende EEEs von Mitgliedern der Bietergemeinschaft oder eignungsleihenden Unternehmen. Der häufigste Formfehler bei Mehr-Parteien-Angeboten.
3. Widerspruch zum Angebot. Ihre EEE sagt, die Referenzen stammen von Tochter A; das technische Konzept nennt Tochter B. Wertungsgremien merken das.
4. Ein Problem verstecken statt Selbstreinigung. Ein verschwiegenes Problem, das später auffliegt, ist Ausschlussgrund und oft ein gelisteter Kündigungsgrund; ein erklärtes Problem mit glaubwürdiger Abhilfe ist häufig überlebbar.
5. Veraltete Antworten. Umsatzzahlen von vor drei Geschäftsjahren, abgelaufene Versicherungssummen, längst ausgeschiedenes Personal. Aktualisieren Sie die Master-Datei quartalsweise.

Eine 30-Minuten-EEE-Routine

Führen Sie einen Ordner: Master-EEE-XML · Handelsregisterauszug · die letzten drei Jahresabschlüsse · Versicherungsbestätigung · Standard-Referenzblätter · Vollmacht des Unterzeichners. Prüfen Sie ihn viermal im Jahr. Jedes neue Angebot beginnt dann mit einem Import, einem Abgleich mit der Anforderung des Auftraggebers und der Teil-IV-Prüfung - eine halbe Stunde statt einer halben Woche.

Die EEE belohnt Unternehmen, die Compliance als gepflegte Infrastruktur behandeln statt als Hauruck-Aktion pro Angebot. Bauen Sie die Datei einmal auf, halten Sie sie am Leben, und das Formular wird zu dem, was es sein sollte: eine Formalität.