Eignungs- vs. Zuschlagskriterien: wie öffentliche Auftraggeber Ihr Angebot bewerten

Jede EU-Ausschreibung wendet zwei grundlegend verschiedene Prüfungen an, und sie zu verwechseln ist der häufigste strategische Fehler beim Bieten. Eignungskriterien fragen: Kann dieses Unternehmen liefern? Zuschlagskriterien fragen: Welches Angebot ist das beste? Die erste Prüfung müssen Sie bestehen; mit der zweiten gewinnen Sie.

Wer diese Trennung versteht - und die Bewertungsformeln dahinter - macht aus dem Angebotsschreiben keine Aufsatzübung, sondern Ingenieursarbeit.

Schritt null: Ausschlussgründe

Vor jeder Bewertung muss der Bieter zulässig sein: keine einschlägigen Verurteilungen, Steuern und Sozialabgaben bezahlt, kein schweres berufliches Fehlverhalten. Das sind Bestanden/Nicht-bestanden-Erklärungen über die EEE, mit einem "Selbstreinigungs"-Mechanismus für Unternehmen, die frühere Probleme behoben haben.

Eignungskriterien: das Tor der Leistungsfähigkeit

Die Eignung betrachtet Ihr Unternehmen, nicht Ihr Angebot. Die Richtlinien erlauben genau drei Familien:

1. Befähigung zur Berufsausübung - Handelsregistereintrag, Lizenzen.
2. Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit - Mindestjahresumsatz (gedeckelt auf das Doppelte des geschätzten Auftragswerts, außer in begründeten Fällen), Berufshaftpflicht, Finanzkennzahlen.
3. Technische und berufliche Leistungsfähigkeit - Referenzen vergleichbarer Aufträge (üblicherweise die letzten 3 Jahre bei Liefer-/Dienstleistungen, 5 bei Bauleistungen), Qualifikation des Schlüsselpersonals, Ausstattung, Qualitätszertifikate.

Drei praktische Regeln:

• Eignung ist im Angebotsstadium bestanden/nicht bestanden. Ein Minimum zu übertreffen bringt nichts (außer bei nicht offenen Verfahren, wo die Eignung für die Shortlist bewertet werden kann). Verschwenden Sie keine Seiten darauf zu beweisen, dass Sie sehr solvent sind.
• Sie können Kapazität leihen. Sich für Umsatz oder Referenzen auf die Konzernmutter oder einen Partner zu stützen ist ein Recht - mit den richtigen Verpflichtungserklärungen.
• Unternehmenserfahrung ≠ Angebotsqualität. Auftraggeber dürfen eignungsartige Faktoren (wie allgemeine Unternehmenserfahrung) nicht als Zuschlagskriterien wiederverwenden - mit einer legitimen Ausnahme: der Qualität des konkret eingesetzten Personals, wo sie die Ausführung erheblich beeinflusst (Beratung, Planung, Rechtsdienstleistungen). Deshalb werden oft Lebensläufe bewertet, die Firmengeschichte aber nicht.

Zuschlagskriterien: wie der Gewinner bestimmt wird

EU-Recht verlangt den Zuschlag auf das wirtschaftlich günstigste Angebot (MEAT), was in der Praxis drei Formen annimmt:

• Nur Preis. Das billigste zulässige Angebot gewinnt. Üblich bei Standardware.
• Nur Kosten - Lebenszykluskosten: Kaufpreis plus Energie, Wartung, Entsorgung. Wächst bei Fahrzeugen, IT-Hardware, Gebäuden.
• Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis. Der Regelfall: Preis gewichtet gegen Qualitätskriterien - Methodik, Personal, Lieferzeit, Servicelevel, ökologische und soziale Merkmale - jeweils mit veröffentlichter Gewichtung.

Die Kriterien und ihre Gewichtungen müssen in der Bekanntmachung oder den Unterlagen stehen. Eine Ausschreibung, die ihre Bewertung verbirgt, ist verfahrensfehlerhaft - und ein Bieter, der veröffentlichte Gewichtungen ignoriert, ist freiwillig blind.

Erst die Formel lesen, dann darauf anbieten

Die Gewichtungen sind nur die halbe Geschichte; die Bewertungsformeln entscheiden, was ein Punkt kostet. Zwei Beispiele, die jeder Bieter modellieren können sollte:

• Relative Preisformeln (z. B. niedrigster Preis ÷ Ihr Preis × Maximalpunkte): Ihre Preispunktzahl hängt vom billigsten Wettbewerber ab. Ein 10 % höherer Preis kostet womöglich nur wenige Punkte - die drei starke Qualitätsantworten zurückholen können. Aggressive Preise zählen weniger, als es sich anfühlt.
• Qualitätsanker: Werden Qualitätsantworten mit 0/50/100 pro Kriterium in Worten bewertet ("schwach / gut / exzellent"), kann die Lücke zwischen "gut" und "exzellent" bei einem mit 15 % gewichteten Kriterium eine Preissenkung von 5 % überwiegen. Finden Sie die Kriterien, bei denen Exzellenz für Sie erreichbar ist, und konzentrieren Sie dort die Arbeit.

Bauen Sie pro Angebot eine Ein-Tab-Tabelle: Kriterien, Gewichte, Formel, Ihre realistische Punktspanne, die wahrscheinliche Position der Wettbewerber. Zehn Minuten Modellieren ändern regelmäßig den Preis, den Sie abgeben sollten.

Ungewöhnlich niedrige Angebote

Auftraggeber müssen unplausibel billige Angebote prüfen und dürfen sie ablehnen - Angebote, die billig sind, weil Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht verletzt wird, müssen sie ablehnen. Ist Ihr niedriger Preis echt (ein technischer Vorteil, günstige Bedingungen), seien Sie bereit, ihn mit Zahlen zu erklären; eine dokumentierte Antwort übersteht die Prüfung in der Regel.

Nach der Entscheidung: Ihr Recht, sie zu verstehen

Unterlegene Bieter haben Anspruch auf die Gründe der Entscheidung und die relativen Vorteile des siegreichen Angebots sowie auf eine Stillhaltefrist (üblicherweise 10-15 Tage) vor der Unterzeichnung, in der eine fehlerhafte Vergabe angefochten werden kann. Zwei Gewohnheiten zahlen sich aus:

• Fordern Sie immer das Debriefing an. Das Punkteprofil des Gewinners sagt Ihnen genau, wo Sie verloren haben - Preis, ein schwaches Kriterium, eine verpasste Formalität. Das ist die To-do-Liste des nächsten Angebots und mit der Zeit Ihre private Landkarte dessen, was jeder Auftraggeber schätzt.
• Prüfen Sie die Arithmetik. Bewertungsfehler passieren. Die meisten Rügen sind keine dramatischen Prozesse, sondern höfliche Schreiben, die einen echten Fehler korrigieren lassen.

Die Zusammenfassung auf einer Seite

Ausschluss = dürfen Sie überhaupt bieten - halten Sie Ihre EEE sauber. Eignung = Bestanden/Nicht-bestanden-Minima für Ihr Unternehmen - zuerst prüfen, notfalls Kapazität leihen, nicht überschreiben. Zuschlag = wo der Wettbewerb stattfindet - Kriterien, Gewichte und Formeln in ein Modell übertragen und die Arbeit dort investieren, wo Punkte am billigsten sind.

Auftraggeber veröffentlichen die Spielregeln im Voraus. Es gewinnen die Bieter, die tatsächlich mit der Arithmetik spielen - nicht die mit der glänzendsten Prosa.