Dynamische Beschaffungssysteme und elektronische Auktionen: wie Auftraggeber wiederkehrende Einkäufe abwickeln

Nicht jeder öffentliche Einkauf ist ein einmaliger Vertrag mit einer einzigen Frist. Für Waren und Dienstleistungen, die ein Auftraggeber immer wieder benötigt - Bürobedarf, IT-Ausstattung, Zeitarbeitspersonal, routinemäßige Wartung - bietet die Richtlinie zwei elektronische Instrumente, die den Rhythmus der Angebotsabgabe verändern. Ein dynamisches Beschaffungssystem ist eine Liste qualifizierter Lieferanten, die über Jahre hinweg offen bleibt; eine elektronische Auktion ist eine live ausgetragene Runde, in der zugelassene Bieter ihre Preise in Echtzeit senken. Beide belohnen Lieferanten, die die Mechanik verstehen, und bestrafen diejenigen, die sie wie ein gewöhnliches Angebot behandeln.

Dynamische Beschaffungssysteme

Ein dynamisches Beschaffungssystem Dynamisches Beschaffungssystem Eine offene elektronische Liste zugelassener Lieferanten, bei der ein Auftraggeber bestellt; Unternehmen können jederzeit beitreten. Ganzer Eintrag , oder DPS, wird nach Artikel 34 der Richtlinie 2014/24/EU für Einkäufe eingerichtet, die häufig verwendet und auf dem Markt allgemein verfügbar sind. Betrachten Sie es als eine Rahmenvereinbarung, deren Tür offen bleibt.

So funktioniert es:

1. Der Auftraggeber veröffentlicht eine Auftragsbekanntmachung Auftragsbekanntmachung Die Bekanntmachung, dass ein Auftraggeber jetzt Angebote annimmt: die, auf die man reagieren kann. Ganzer Eintrag , die das DPS, seinen Umfang, seine Laufzeit und die Eignungskriterien ankündigt, häufig unterteilt in Kategorien von Produkten oder Dienstleistungen.
2. Jedes Unternehmen, das die Eignungskriterien erfüllt, kann beantragen, dem System beizutreten, jederzeit während der Laufzeit des Systems. Der Auftraggeber muss einen Antrag innerhalb von zehn Arbeitstagen bewerten, in Einzelfällen erweiterbar auf fünfzehn, und darf sich nur so lange mehr Zeit nehmen, bis die erste Aufforderung zur Angebotsabgabe versandt ist. Kein Unternehmen darf aus anderen Gründen als den veröffentlichten Kriterien abgewiesen werden, und es darf kein Entgelt erhoben werden.
3. Für jeden konkreten Einkauf lädt der Auftraggeber alle zugelassenen Lieferanten der einschlägigen Kategorie zur Angebotsabgabe ein, mit mindestens zehn Tagen Zeit für die Antwort. Der Zuschlag geht an das beste Angebot nach den veröffentlichten Zuschlagskriterien Zuschlagskriterien Wie Angebote bewertet werden: nur der Preis, oder Preis und Qualität gemeinsam gewichtet (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis). Ganzer Eintrag .

Die Unterschiede zu einer Rahmenvereinbarung Rahmenvereinbarung Eine Dachvereinbarung mit einem oder mehreren Lieferanten, unter der später ohne neue Ausschreibung bestellt wird. Ganzer Eintrag sind genau die, die für einen Lieferanten wichtig sind, der die ursprüngliche Bekanntmachung verpasst hat. Eine Rahmenvereinbarung schließt sich mit dem Zuschlag: Wer bei ihrer Unterzeichnung nicht dabei war, wartet Jahre. Ein DPS schließt sich nie: Sie können sich im nächsten Monat qualifizieren und die nächste Einladung erhalten. Das gesamte Verfahren ist elektronisch, und die ursprüngliche Frist für Teilnahmeanträge beträgt mindestens dreißig Tage; danach gibt es überhaupt keinen festen Zeitplan mehr.

Zwei Warnhinweise. Die Zulassung zu einem DPS ist kein Vertrag; sie ist das Recht, eingeladen zu werden. Manche Systeme lassen Hunderte von Lieferanten zu und vergeben Dutzende kleiner Aufträge pro Jahr, sodass die Arbeit darin besteht, auf jede Einladung gut und schnell zu reagieren. Und der Auftraggeber kann Unterkategorien mit eigenen Kriterien festlegen; beantragen Sie den Beitritt zu denjenigen, die Sie tatsächlich bedienen können.

Elektronische Auktionen

Eine elektronische Auktion, Artikel 35, ist ein wiederholter Vorgang, bei dem Bieter neue Preise oder neue Werte für quantifizierbare Elemente ihres Angebots abgeben und sehen, wie sich ihre Rangfolge in Echtzeit verändert. Sie ist kein eigenständiges Verfahren: Sie ist eine Endstufe, die ein Auftraggeber an ein offenes, nicht offenes oder wettbewerbliches Verfahren, an eine Rahmenvereinbarung mit erneuter Wettbewerbsvergabe oder an einen DPS-Vertrag anhängen kann.

Die Regeln, die Bieter schützen:

• Die Bekanntmachung muss angeben, dass eine Auktion durchgeführt wird.
• Die Auktion darf nur auf Preisen oder auf Preisen und Werten von Elementen basieren, die sich in Zahlen ausdrücken und automatisch auswerten lassen. Alles, was eine menschliche Beurteilung erfordert, wird vor der Auktion bewertet und verändert sich nicht.
• Die Auktion kann erst nach einer vollständigen Erstbewertung der Angebote beginnen. Jeder zugelassene Bieter wird gleichzeitig und elektronisch eingeladen, mit mindestens zwei Arbeitstagen Vorlauf.
• Die Einladung muss die mathematische Formel angeben, mit der die Angebote neu sortiert werden, wenn neue Werte eingehen, einschließlich der Gewichtung jedes Kriteriums.
• Während der Auktion sieht jeder Bieter mindestens seine eigene Rangfolge; der Auftraggeber kann mehr offenlegen, jedoch niemals die Identität anderer Bieter.
• Die Auktion endet zu einem festgelegten Zeitpunkt, nach einer Zeitspanne ohne neue Gebote oder nach einer festgelegten Anzahl von Runden, wie im Voraus angekündigt.

Auktionen sind für Verträge ausgeschlossen, die intellektuelle Leistungen betreffen, etwa die Planung von Bauwerken, bei denen die Preise nicht verglichen werden können, ohne den Inhalt zu beurteilen.

Wie Sie an einer Auktion teilnehmen

Eine Auktion verwandelt die Preisgestaltung von einer einzigen versiegelten Zahl in ein Spiel mit Regeln, auf die Sie sich vorbereiten können:

• Kennen Sie Ihre Untergrenze, bevor Sie sich einloggen. Der Preis-Ratgeber erklärt, wie Sie Kosten kalkulieren, die Sie verteidigen können. In der Hitze einer live ausgetragenen Runde ist die Untergrenze der einzige Schutz davor, einen verlustbringenden Vertrag zu gewinnen.
• Verstehen Sie die Formel. Wenn die Qualität vor der Auktion bewertet wurde und 40 Prozent wiegt, benötigt ein Bieter mit höherem Qualitätswert einen geringeren Preisschnitt, um in Führung zu gehen. Berechnen Sie vor der Auktion den Preis, zu dem Sie den aktuellen Führenden bei jeder plausiblen Qualitätsdifferenz überholen.
• Jagen Sie nicht dem letzten Gebot hinterher. Auktionen mit automatischer Verlängerung belohnen Geduld; ein Gebot in den letzten Sekunden löst lediglich eine weitere Verlängerung aus.
• Denken Sie an die Regel für ungewöhnlich niedrige Angebote. Ein Preis, der unter das fällt, was die Leistung kosten kann, wird nach der Auktion hinterfragt, genau wie bei einem versiegelten Angebot. Der Ratgeber zu ungewöhnlich niedrigen Angeboten gilt in vollem Umfang.

Ein durchgerechnetes Beispiel einer Auktion

Ein Auftraggeber führt ein offenes Verfahren Offenes Verfahren Jeder darf in einem Schritt ein Angebot abgeben, ohne Vorauswahl. Ganzer Eintrag für 500 Laptops durch, mit einem Preisgewicht von 70 und technischer Qualität von 30, gefolgt von einer elektronischen Auktion über den Preis. Nach der Erstbewertung werden drei Bieter mit Qualitätswerten von 24, 27 und 21 und Preisen von 420.000, 445.000 und 400.000 Euro zugelassen. Die Formel gibt dem niedrigsten Preis 70 Punkte und den anderen 70 mal niedrigster Preis geteilt durch Preis.

Vor der Auktion berechnet Bieter B, mit dem besten Qualitätswert, seine Position. Bei den aktuellen Preisen kommt es auf 27 plus 62,9, also 89,9, gegenüber A mit 24 plus 66,7, also 90,7, und C mit 21 plus 70, also 91. Um in Führung zu gehen, muss B mit seinen Preispunkten etwa 64,1 erreichen, was einem Preis von rund 437.000 entspricht: ein Schnitt von 1,8 Prozent. A muss, um C zu überholen, 67 Preispunkte erreichen, also einen Preis von rund 418.000. C, mit dem schwächsten Qualitätswert, muss mit einem Abstand am niedrigsten bleiben.

Bs Untergrenze liegt laut seinem Kostenmodell bei 425.000. Es geht in die Auktion in dem Wissen, dass es bis 437.000 problemlos und höchstens bis 425.000 gehen kann und dass alles darunter ein Verlust ist. Als C in der zweiten Runde auf 385.000 sinkt, rechnet B erneut nach, statt zu reagieren: Bei 425.000 käme es auf 27 plus 63,4, also 90,4, gegenüber C mit 91. B hört auf. C gewinnt und erhält eine Woche später die Aufforderung, einen Preis zu begründen, der 12 Prozent unter seinem eigenen ersten Angebot liegt.

Elektronische Kataloge

Artikel 36 erlaubt es Auftraggebern, Angebote in Form eines elektronischen Katalogs zu verlangen: eine strukturierte Preisliste in einem vom Auftraggeber vorgegebenen Format. Im Rahmen einer Rahmenvereinbarung oder eines DPS kann der Auftraggeber sogar Einzelverträge vergeben, indem er aktualisierte Katalogdaten von zugelassenen Lieferanten einzieht, nachdem er sie benachrichtigt hat, statt jedes Mal ein Angebot anzufordern. Für Lieferanten bedeutet dies, dass die Pflege eines genauen und aktuellen Katalogs selbst eine Aktivität im Bieterwettbewerb ist.

Wie Sie sie finden

Ein DPS wird durch eine gewöhnliche Auftragsbekanntmachung angekündigt, sodass es in der Angebotsuche wie jede andere erscheint; suchen Sie nach "dynamisches Beschaffungssystem" im Verfahrensfeld, und beachten Sie, dass die angezeigte Frist für die erste Runde gilt, nicht für die letzte. Über ein DPS vergebene Einzelverträge erscheinen im Archiv vergebener Aufträge und zeigen Ihnen mit der Zeit, wie viel Geschäft das System tatsächlich generiert und für wen. Ein System, das jährlich fünfzig Verträge an eine Vielzahl von Lieferanten vergibt, ist einen Beitritt wert; eines, das jährlich zwei Verträge an dasselbe Unternehmen vergibt, nicht.