Lotti nelle gare pubbliche: come puntare a una fetta invece che al tutto

Un appalto da 12 milioni di euro per la pulizia di tutte le scuole di una regione è fuori portata per un'impresa con trenta addetti alle pulizie. Lo stesso appalto suddiviso in otto lotti geografici da 1,5 milioni non lo è. I lotti sono lo meccanismo che trasforma un appalto pubblico di grandi dimensioni in diversi appalti più piccoli, e comprenderli è il modo in cui le piccole imprese ottengono il primo incarico pubblico serio.

Perché esistono i lotti

La direttiva 2014/24/UE spinge le stazioni appaltanti verso i lotti. L'articolo 46 non impone la suddivisione, ma obbliga la stazione appaltante a spiegare, nei documenti di gara o nel rapporto, perché l'appalto non è stato suddiviso. È la regola "divide o spiega", scritta pensando alle piccole e medie imprese. Diversi paesi sono andati oltre e hanno reso la suddivisione la regola di default nel diritto nazionale, con eccezioni che devono essere giustificate.

Un lotto è una parte di appalto aggiudicabile separatamente. La suddivisione può essere:

• Geografica: un lotto per regione, città o sede.
• Per tipo di lavoro o prodotto: un lotto per gli impianti elettrici, uno per gli impianti idraulici; uno per i portatili, uno per i monitor.
• Per quantità: lo stesso prodotto in più lotti di fornitura, in modo che nessun singolo fornitore debba consegnare tutto.
• Per fase: la progettazione in un lotto, la costruzione in un altro.

Ogni lotto ha il proprio valore stimato Valore stimato La stima della stazione appaltante di quanto costerà l'appalto, al netto delle imposte; un tetto più che un prezzo. Voce completa , la propria decisione di aggiudicazione e, di norma, il proprio contratto. Il bando li elenca con un numero e un titolo; su Aperlena i lotti compaiono nei dati chiave della gara quando la fonte li pubblica.

Cosa dice il bando sui lotti

Tre domande determinano la vostra strategia, e il bando risponde a tutte e tre:

1. Potete offrire per un solo lotto, per più lotti o per tutti? La maggior parte dei bandi consente offerte per un numero qualsiasi di lotti. Alcuni limitano gli offerenti a un numero massimo di lotti per cui è possibile presentare offerta.
2. Esiste un tetto sui lotti aggiudicabili a un solo offerente? L'articolo 46, paragrafo 2, consente alla stazione appaltante di limitare il numero di lotti che un singolo offerente può vincere, anche se ha presentato la migliore offerta per un numero superiore. Il bando deve indicare il tetto e i criteri oggettivi utilizzati per decidere quali lotti spettano a quell'offerente. È la regola che garantisce che il mercato non venga accaparrato da una sola impresa.
3. I lotti possono essere combinati? L'articolo 46, paragrafo 3, consente alla stazione appaltante di aggiudicare più lotti insieme a un solo offerente quando tale combinazione ottiene un punteggio migliore della somma dei vincitori separati. Se il bando consente offerte combinate, potete proporre uno sconto condizionato all'aggiudicazione di un gruppo di lotti.

Leggete queste tre righe prima di ogni altra cosa. Un offerente che prepara otto offerte per altrettanti lotti e poi scopre che il tetto è due ne ha sprecate sei.

Come vengono valutati i lotti

Ogni lotto viene valutato singolarmente. I criteri di selezione sono di norma fissati per lotto, e questo conta: il fatturato o i riferimenti richiesti per un lotto da 1,5 milioni sono una frazione di quelli richiesti per l'intero appalto. Verificate se la stazione appaltante richiede i minimi di selezione per il lotto più grande per cui offrite o per la somma di tutti i lotti per cui si offre; entrambe le prassi esistono, e la seconda può escludervi da una combinazione che sareste in grado di eseguire.

Anche i criteri di aggiudicazione si applicano per lotto. Il vostro prezzo per il lotto 3 compete solo con gli altri prezzi per il lotto 3. Per questo una strategia a lotti consiste nel scegliere i lotti in cui la vostra posizione è più forte, non nel distribuirsi su tutti.

Dove sono ammesse le offerte combinate, la stazione appaltante confronta due scenari: la migliore offerta separata per ciascun lotto e la migliore combinazione. L'offerta combinata vince solo se è complessivamente migliore, quindi uno sconto condizionato deve essere abbastanza reale da superare la somma degli specialisti.

Come scegliere i vostri lotti

Quattro verifiche, in ordine:

• Capacità. Potete eseguire questo lotto con ciò che avete oggi, più ciò che potete assumere nel periodo di avviamento? Vincere due lotti per i quali potete garantire personale per uno solo è un'inadempimento contrattuale, e tali inadempimenti vengono registrati e possono essere usati contro di voi nella gara successiva.
• Geografia. Il tempo di trasferta è un costo. Un lotto a 40 minuti dalla vostra sede batte uno leggermente più grande a tre ore di distanza, una volta prezzate le ore.
• Concorrenza. L'archivio delle aggiudicazioni mostra chi ha vinto ciascun lotto l'ultima volta e contro quanti offerenti. Un lotto aggiudicato all'incumbent contro un solo altro offerente è contendibile; un lotto con nove offerenti è una guerra di prezzo.
• Adeguatezza. Offrite per il lotto in cui i vostri riferimenti sono più solidi. I valutatori leggono i riferimenti per lotto, e un'offerta supportata da tre progetti direttamente comparabili batte un'offerta generica.

Decidete poi se puntare a un lotto o a più lotti. Più offerte per lotti condividono molta burocrazia - una ESPD, un solo set di documenti societari - quindi il costo marginale di un secondo lotto è inferiore a quello del primo. Ma ogni lotto richiede il proprio prezzo e, di norma, la propria offerta tecnica, e una seconda offerta debole può costarvi credibilità presso gli stessi valutatori che hanno letto la vostra prima offerta solida.

Un esempio concreto: otto lotti, un offerente

Un governo regionale appalta la pulizia delle scuole in otto lotti geografici tra 900.000 e 1,6 milioni di euro ciascuno. Il bando consente offerte per un numero qualsiasi di lotti, pone il tetto delle aggiudicazioni a tre per offerente e ammette uno sconto combinato per gli offerenti che vincono due o più lotti adiacenti.

Un'impresa di pulizie con 120 dipendenti nella metà orientale della regione legge l'archivio delle aggiudicazioni del contratto precedente: i lotti da 1 a 4 nell'ovest sono andati a un gruppo nazionale contro due offerenti ciascuno; i lotti da 5 a 8 nell'est sono andati a tre diverse imprese locali, due dei quali contro un solo concorrente. La scelta è chiara prima ancora di scrivere un prezzo: offrire per i lotti 5, 6 e 7, dove il personale già risiede, dove la concorrenza era più debole e dove tre lotti adiacenti sbloccano lo sconto combinato. Il lotto 8 è a novanta minuti di distanza e non riceve offerte.

L'offerta comprende un unico fascicolo societario, una ESPD, tre prezzi e tre brevi piani di esecuzione, ciascuno dei quali indica il responsabile che gestirà quel lotto. Vince i lotti 5 e 6 e perde il 7 per due punti. La prossima volta, con due lotti di riferimenti presso questa stazione appaltante e il tetto ancora a tre, il lotto 7 è l'obiettivo evidente. Questo è l'aspetto di una strategia a lotti: non l'intero appalto, ma il giusto terzo di esso.

I lotti come ingresso nel mercato

Per un'impresa alle prime armi con gli appalti pubblici, un singolo lotto in un appalto di grandi dimensioni è la migliore prima offerta possibile. La stazione appaltante è grande e paga puntualmente; il lotto è dimensionato per un'impresa come la vostra; l'incumbent dell'intero appalto potrebbe nemmeno offrire per lotto; e una vittoria mette un riferimento serio nel vostro curriculum.

Cercate appalti in cui il numero di lotti è elevato e i valori sono modesti, nei settori in cui la presenza locale conta: pulizie, manutenzione, ristorazione, trasporti, servizi di assistenza, lavori minori. La ricerca di Aperlena consente di filtrare le gare aperte per settore e paese, e la pagina della gara mostra la struttura dei lotti quando la fonte la fornisce.

Cosa accade dopo l'aggiudicazione

I lotti vengono aggiudicati separatamente, quindi lo stesso bando può produrre diversi vincitori, diversi contratti e diverse date di aggiudicazione. Se vincete un lotto e perdete un altro, avete un contratto e, allo stesso tempo, un periodo di standstill sul lotto perso. Entrambi decorrono in parallelo.

Anche i contratti di lotto vengono riappaltati separatamente. Una stazione appaltante che ha aggiudicato otto lotti nel 2024 li riappalterà all'incirca nello stesso periodo nel 2027, e il radar delle riappaltazioni ne segue ciascuno. Vincere un lotto questa volta è la migliore preparazione possibile per vincerne tre la prossima volta.