Części zamówienia (lots) w zamówieniach publicznych: jak licytować się o fragment zamiast całości

Zamówienie o wartości 12 milionów euro na sprzątanie wszystkich szkół w regionie jest poza zasięgiem firmy zatrudniającej trzydziestu sprzątaczy. To samo zamówienie podzielone na osiem geograficznych części po 1,5 miliona euro już nie. Podział na części to mechanizm, który zamienia jedno duże zamówienie publiczne w kilka mniejszych, a zrozumienie tego mechanizmu to sposób, w jaki mniejsze firmy zdobywają swoje pierwsze poważne zlecenia publiczne.

Po co istnieją części zamówienia

Dyrektywa 2014/24/UE nakłania zamawiających do dzielenia zamówień na części. Artykuł 46 nie wymusza podziału, ale zobowiązuje zamawiającego do wyjaśnienia, w dokumentach zamówienia lub w sprawozdaniu, dlaczego zamówienie nie zostało podzielone. To zasada "podziel lub wyjaśnij", która została napisana z myślą o małych i średnich firmach. Kilka krajów poszło dalej i uczyniło podział regułą domyślną w prawie krajowym, z wyjątkami, które muszą być uzasadnione.

Część zamówienia to odrębnie udzielalna część zamówienia. Podział może być:

• Geograficzny: jedna część na region, miasto lub obiekt.
• Według rodzaju robót lub produktu: jedna część na prace elektryczne, jedna na hydraulikę; jedna na laptopy, jedna na monitory.
• Według ilości: ten sam produkt w kilku partiach, tak aby żaden dostawca nie musiał dostarczyć całości.
• Według etapu: projektowanie w jednej części, budowa w drugiej.

Każda część ma własną szacowaną wartość, własną decyzję o udzieleniu i zwykle własną umowę. Ogłoszenie wymienia je z numerem i tytułem; w serwisie Aperlena części pojawiają się w kluczowych informacjach o postępowaniu, gdy źródło je publikuje.

Co ogłoszenie mówi o częściach zamówienia

Trzy pytania decydują o Twojej strategii, a ogłoszenie odpowiada na wszystkie trzy:

1. Czy możesz składać ofertę na jedną część, kilka czy wszystkie? Większość ogłoszeń dopuszcza oferty na dowolną liczbę części. Niektóre ograniczają wykonawców do maksymalnej liczby części, na które mogą się ubiegać.
2. Czy istnieje limit części, które może wygrać jeden wykonawca? Artykuł 46 ust. 2 pozwala zamawiającemu ograniczyć liczbę części, które jeden wykonawca może wygrać, nawet jeśli złożył najlepszą ofertę na więcej części. Ogłoszenie musi określić limit oraz obiektywne reguły, według których decyduje się, które części ten wykonawca otrzyma. To właśnie ta zasada gwarantuje, że rynek nie zostanie opanowany przez jedną firmę.
3. Czy części można łączyć? Artykuł 46 ust. 3 pozwala zamawiającemu udzielić kilku części łącznie jednemu wykonawcy, gdy takie połączenie uzyskuje lepszą ocenę niż suma odrębnych zwycięzców. Jeśli ogłoszenie dopuszcza oferty łączone, możesz złożyć ofertę z rabatem uzależnionym od wygrania grupy części.

Przeczytaj te trzy punkty przed wszystkim innym. Wykonawca, który przygotuje osiem ofert na części, a potem odkryje, że limit wynosi dwie, zmarnował sześć.

Jak oceniane są części zamówienia

Każda część jest oceniana osobno. Kryteria kwalifikacji są zwykle ustalane dla każdej części, co ma znaczenie: wymagany obrót lub referencje dla części o wartości 1,5 miliona euro to ułamek wymagań dla całego zamówienia. Sprawdź, czy zamawiający wymaga spełnienia minimum kwalifikacyjnego dla największej części, na którą składasz ofertę, czy dla sumy wszystkich części, na które się ubiegasz; oba podejścia występują w praktyce, a to drugie może wykluczyć Cię z kombinacji, którą byś zrealizował.

Kryteria oceny ofert również stosuje się per część. Twoja cena za część 3 konkuruje tylko z innymi cenami za część 3. Dlatego strategia oparta na częściach polega na wyborze tych części, w których Twoja pozycja jest najsilniejsza, a nie na rozproszeniu się na wszystkie.

Tam, gdzie dopuszcza się oferty łączone, zamawiający porównuje dwa scenariusze: najlepsze odrębne oferty na każdą część oraz najlepszą kombinację. Oferta łączna wygrywa tylko wtedy, gdy jest łącznie lepsza, więc rabat warunkowy musi być na tyle realny, aby przebić sumę specjalistów.

Wybór części

Cztery testy, w tej kolejności:

• Moce produkcyjne. Czy możesz zrealizować tę część tym, co masz dziś, plus tym, co możesz zatrudnić w okresie mobilizacji? Wygranie dwóch części, dla których obsadzisz personel tylko w jednej, to nienależyte wykonanie umowy, a takie przypadki są odnotowywane i mogą zostać wykorzystane przeciwko Tobie w kolejnym postępowaniu.
• Geografia. Czas dojazdu to koszt. Część oddalona o 40 minut od Twojej bazy wygrywa z nieco większą oddaloną o trzy godziny, gdy tylko wycenisz godziny dojazdów.
• Konkurencja. Archiwum udzielonych zamówień pokazuje, kto wygrał każdą część ostatnim razem i przeciw ilu wykonawcom. Część, która trafiła do dotychczasowego wykonawcy przy jednym konkurencie, jest do zdobycia; część z dziewięcioma wykonawcami to wojna cenowa.
• Dopasowanie. Składaj ofertę na tę część, w której Twoje referencje są najsilniejsze. Ewaluatorzy czytają referencje per część, a oferta poparta trzema bezpośrednio porównywalnymi projektami wygrywa z ofertą ogólnikową.

Następnie zdecyduj, czy ubiegać się o jedną część, czy o kilka. Kilka ofert na części dzieli wiele dokumentacji - jedno ESPD, jeden zestaw dokumentów firmowych - więc koszt krańcowy drugiej części jest niższy niż pierwszej. Ale każda część wymaga własnej ceny i zwykle własnej oferty technicznej, a słaba druga oferta może kosztować Cię wiarygodność u tych samych ewaluatorów, którzy czytali Twoją mocną pierwszą.

Przykład obliczeniowy: osiem części, jeden wykonawca

Samorząd regionalny ogłasza postępowanie na sprzątanie szkół w ośmiu częściach geograficznych o wartości od 900 000 do 1,6 miliona euro każda. Ogłoszenie dopuszcza oferty na dowolną liczbę części, ogranicza liczbę wygranych do trzech na wykonawcę i dopuszcza rabat łączony dla wykonawców wygrywających dwie lub więcej sąsiadujących ze sobą części.

Firma sprzątająca z 120 pracownikami we wschodniej połowie regionu czyta archiwum udzielonych zamówień dotyczące poprzedniego kontraktu: części 1 do 4 na zachodzie trafiły do grupy ogólnokrajowej przy po dwóch wykonawcach na każdą część; części 5 do 8 na wschodzie trafiły do trzech różnych lokalnych firm, z czego dwie przy pojedynczym konkurencie. Jej wybór jest jasny, zanim zostanie zapisana jakakolwiek cena: złożyć oferty na części 5, 6 i 7, gdzie już pracuje jej personel, gdzie konkurencja była najsłabsza i gdzie trzy sąsiadujące części odblokowują rabat łączony. Część 8 jest oddalona o dziewięćdziesiąt minut i pozostaje bez oferty.

Oferta zawiera jeden zestaw dokumentów firmowych, jedno ESPD, trzy ceny i trzy krótkie plany realizacji, z których każdy wskazuje kierownika odpowiedzialnego za daną część. Firma wygrywa części 5 i 6 bezapelacyjnie, a część 7 przegrywa o dwa punkty. Następnym razem, z dwiema częściami referencji u tego zamawiającego i limitem nadal wynoszącym trzy, część 7 jest oczywistym celem. Tak wygląda strategia oparta na częściach: nie całe zamówienie, lecz właściwa jego trzecia część.

Części zamówienia jako wejście na rynek

Dla firmy rozpoczynającej przygodę z zamówieniami publicznymi pojedyncza część dużego zamówienia to najlepsza możliwa pierwsza oferta. Zamawiający jest duży i płaci terminowo; część jest wymiarowana pod firmę taką jak Twoja; dotychczasowy wykonawca całego zamówienia może w ogóle nie składać ofert per część; a wygrana wpisuje do Twojego dorobku poważną referencję.

Szukaj postępowań, w których liczba części jest wysoka, a wartości umiarkowane, w sektorach, gdzie znaczenie ma obecność lokalna: sprzątanie, konserwacja, catering, transport, usługi opiekuńcze, drobne roboty budowlane. Wyszukiwarka Aperleny pozwala filtrować otwarte postępowania według sektora i kraju, a strona postępowania pokazuje strukturę części, gdy źródło ją udostępnia.

Co dzieje się po udzieleniu zamówienia

Części są udzielane osobno, więc to samo ogłoszenie może zaowocować kilkoma zwycięzcami, kilkoma umowami i kilkoma datami udzielenia zamówienia. Jeśli wygrasz jedną część, a przegrasz inną, masz jednocześnie umowę i okres standstill (termin zawieszenia) dotyczący części, którą przegrałeś. Oba biegną równolegle.

Umowy na części są również ponownie przedmiotem postępowań osobno. Zamawiający, który udzielił ośmiu części w 2024 roku, ogłosi je ponownie mniej więcej w tym samym czasie w 2027 roku, a radar ponownych postępowań śledzi każdą z nich. Wygranie jednej części tym razem to najlepsze możliwe przygotowanie do wygrania trzech następnym razem.