Dynamiczne systemy zakupów i aukcje elektroniczne: jak zamawiający prowadzą zakupy powtarzalne

Nie każde zamówienie publiczne to jednorazowy kontrakt z jednym terminem. Dla towarów i usług, których zamawiający potrzebuje w kółko - artykułów biurowych, sprzętu IT, pracowników tymczasowych, rutynowej konserwacji - dyrektywa oferuje dwa elektroniczne narzędzia, które zmieniają rytm składania ofert. Dynamiczny system zakupów to lista kwalifikowanych dostawców, która pozostaje otwarta przez lata; aukcja elektroniczna to żywa runda, w której dopuszczeni wykonawcy obniżają swoje ceny w czasie rzeczywistym. Oba narzędzia nagradzają dostawców, którzy rozumieją ich mechanikę, i karzą tych, którzy traktują je jak zwykłą ofertę.

Dynamiczne systemy zakupów

Dynamiczny system zakupów Dynamiczny system zakupów Otwarta elektroniczna lista dopuszczonych wykonawców, u których zamawiający składa zamówienia; firmy mogą dołączyć w każdej chwili. Pełne hasło , czyli DPS, ustanawia się na podstawie artykułu 34 dyrektywy 2014/24/UE dla zakupów, które są powszechnie stosowane i ogólnie dostępne na rynku. Można go postrzegać jako umowę ramową z pozostawionymi otwartymi drzwiami.

Jak to działa:

1. Zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu Ogłoszenie o zamówieniu Zapowiedź, że zamawiający przyjmuje oferty: ogłoszenie, na które można odpowiedzieć. Pełne hasło , w którym zapowiada DPS, jego zakres, czas trwania oraz kryteria kwalifikacji, często podzielone na kategorie produktów lub usług.
2. Każde przedsiębiorstwo spełniające kryteria kwalifikacji może zwrócić się o przyjęcie, w dowolnym momencie w okresie obowiązywania systemu. Zamawiający musi ocenić wniosek w ciągu dziesięciu dni roboczych, przedłużalnych do piętnastu w przypadkach indywidualnych, i może wydłużyć ocenę tylko do czasu wysłania pierwszego zaproszenia do składania ofert. Żadnemu przedsiębiorstwu nie można odmówić przyjęcia z powodów innych niż opublikowane kryteria, a żadnej opłaty nie wolno pobierać.
3. Dla każdego konkretnego zakupu zamawiający zaprasza wszystkich przyjętych dostawców w danej kategorii do złożenia oferty, dając im co najmniej dziesięć dni na odpowiedź. Zamówienie otrzymuje najlepsza oferta według opublikowanych kryteriów oceny ofert.

Różnice względem umowy ramowej są istotne dla dostawcy, który przegapił pierwotne ogłoszenie. Umowa ramowa Umowa ramowa Umowa parasolowa z jednym lub kilkoma wykonawcami, na podstawie której zamówienia składa się później bez nowego przetargu. Pełne hasło zamyka się przy udzieleniu zamówienia: jeśli nie było się w niej w chwili podpisania, czeka się lata. DPS nigdy się nie zamyka: można uzyskać kwalifikację w przyszłym miesiącu i otrzymać kolejne zaproszenie. Cała procedura jest elektroniczna, a początkowy termin na wnioski o dopuszczenie wynosi co najmniej trzydzieści dni, po czym nie ma już żadnego stałego harmonogramu.

Dwie przestrogi. Przyjęcie do DPS nie jest kontraktem; to prawo do bycia zaproszonym. Niektóre systemy przyjmują setki dostawców i udzielają dziesiątków małych zamówień rocznie, więc praca polega na dobrym i szybkim odpowiadaniu na każde zaproszenie. Zamawiający może też ustanowić podkategorie z własnymi kryteriami; proszę wnioskować o przyjęcie do tych, które faktycznie można obsłużyć.

Aukcje elektroniczne

Aukcja elektroniczna, artykuł 35, to powtarzalny proces, w którym wykonawcy przedstawiają nowe ceny lub nowe wartości ilościowych elementów swoich ofert i widzą, jak ich pozycja w rankingu zmienia się w czasie rzeczywistym. Nie jest to odrębna procedura: to końcowy etap, który zamawiający może dodać do procedury otwartej, ograniczonej lub z ograniczonym uczestnictwem, do mini-konkurencji w ramach umowy ramowej albo do zamówienia w DPS.

Zasady chroniące wykonawców:

• Ogłoszenie musi wskazywać, że aukcja zostanie przeprowadzona.
• Aukcja może być oparta wyłącznie na cenach albo na cenach i wartościach elementów, które można wyrazić liczbowo i ocenić automatycznie. Wszystko, co wymaga ludzkiej oceny, jest punktowane przed aukcją i nie zmienia się.
• Aukcja może się rozpocząć dopiero po pełnej wstępnej ocenie ofert. Każdy dopuszczony wykonawca jest zapraszany równocześnie, elektronicznie, z wyprzedzeniem co najmniej dwóch dni roboczych.
• Zaproszenie musi wskazywać wzór matematyczny, który będzie ponownie porządkował oferty w miarę napływania nowych wartości, łącznie z wagą każdego kryterium.
• W trakcie aukcji każdy wykonawca widzi co najmniej własną pozycję; zamawiający może ujawnić więcej, ale nigdy tożsamości innych wykonawców.
• Aukcja kończy się w określonym czasie, po okresie bez nowych ofert albo po określonej liczbie rund, zgodnie z wcześniejszym zapowiedzią.

Aukcje są wykluczone dla zamówień wymagających wykonania intelektualnego, takich jak projektowanie robót, gdzie ceny nie da się porównać bez oceny treści.

Jak konkurować w aukcji

Aukcja zamienia ustalanie ceny z jednej zapieczętowanej liczby w grę z zasadami, do których można się przygotować:

• Poznaj swój próg opłacalności, zanim się zalogujesz. Poradnik wyceny wyjaśnia, jak zbudować koszt, który można obronić. W gorączce żywej rundy próg opłacalności jest jedyną obroną przed wygraniem kontraktu przynoszącego stratę.
• Zrozum wzór. Jeśli jakość została oceniona przed aukcją i ma wagę 40 procent, wykonawca z wyższą oceną jakości potrzebuje mniejszej obniżki ceny, by objąć prowadzenie. Przed aukcją proszę obliczyć cenę, przy której wyprzedza się aktualnego lidera dla każdego realnego dystansu jakościowego.
• Nie gonić ostatniej oferty. Aukcje z automatycznym przedłużaniem nagradzają cierpliwość; oferta w ostatnich sekundach po prostu uruchamia kolejne przedłużenie.
• Pamiętać o zasadzie rażąco niskiej oferty. Cena spadająca poniżej tego, co praca może kosztować, zostanie zakwestionowana po aukcji, dokładnie tak jak w zapieczętowanej ofercie. Poradnik dotyczący rażąco niskich ofert stosuje się w pełnym zakresie.

Przykład przeprowadzonej aukcji

Zamawiający prowadzi procedurę otwartą na 500 laptopów z wagą ceny 70 i wagą jakości technicznej 30, a następnie aukcję elektroniczną na cenie. Po wstępnej ocenie dopuszczono trzech wykonawców z ocenami jakości 24, 27 i 21 oraz cenami 420 000, 445 000 i 400 000 euro. Wzór przyznaje najniższej cenie 70 punktów, a pozostałym 70 razy iloraz najniższej ceny przez daną cenę.

Przed aukcją wykonawca B, z najlepszą oceną jakości, oblicza swoją pozycję. Przy aktualnych cenach ma 27 plus 62,9, czyli 89,9, wobec 24 plus 66,7, czyli 90,7, wykonawcy A oraz 21 plus 70, czyli 91, wykonawcy C. By objąć prowadzenie, B potrzebuje około 64,1 punktu cenowego, co oznacza cenę około 437 000: obniżkę o 1,8 procent. A, by wyprzedzić C, musi osiągnąć 67 punktów cenowych, czyli cenę około 418 000. C, z najsłabszą jakością, musi pozostać najtańszy z zapasem.

Próg opłacalności B, wynikający z jego modelu kosztów, wynosi 425 000. Wchodzi do aukcji wiedząc, że może zejść do 437 000 bez trudu i do 425 000 najwyżej, a wszystko poniżej to strata. Gdy C w drugiej rundzie schodzi do 385 000, B oblicza ponownie, zamiast reagować: przy 425 000 miałby 27 plus 63,4, czyli 90,4, wobec 91 wykonawcy C. B przestaje licytować. C wygrywa, a tydzień później otrzymuje wezwanie do uzasadnienia ceny o 12 procent niższej od własnej pierwszej oferty.

Katalogi elektroniczne

Artykuł 36 pozwala zamawiającym wymagać ofert w formie katalogu elektronicznego: uporządkowanego cennika w formacie określonym przez zamawiającego. W ramach umowy ramowej lub DPS zamawiający może nawet udzielać zamówień konkretnych, zbierając zaktualizowane dane katalogowe od przyjętych dostawców, po ich powiadomieniu, zamiast za każdym razem żądać oferty. Dla dostawców oznacza to, że utrzymywanie katalogu w stanie dokładnym i aktualnym jest samo w sobie czynnością ofertową.

Jak je znaleźć

DPS jest ogłaszany zwykłym ogłoszeniem o zamówieniu, więc pojawia się w wyszukiwarce ofert jak każde inne; proszę szukać "dynamicznego systemu zakupów" w polu procedury i pamiętać, że widoczny termin dotyczy pierwszej rundy, nie ostatniej. Zamówienia konkretne udzielane w ramach DPS pojawiają się w archiwum udzielonych zamówień i pozwalają z czasem ustalić, jak dużo biznesu system faktycznie generuje i dla kogo. System, który udziela pięćdziesiąt zamówień rocznie rozproszonym wykonawcom, wart jest przystąpienia; ten, który udziela dwóch rocznie tej samej firmie, już nie.