Sistemas dinámicos de adquisición y subastas electrónicas: cómo los compradores públicos gestionan las compras repetitivas

No toda compra pública es un contrato puntual con un único plazo. Para bienes y servicios que un comprador público necesita una y otra vez - material de oficina, equipos informáticos, personal temporal, mantenimiento rutinario - la directiva ofrece dos herramientas electrónicas que cambian el ritmo de la licitación. Un sistema dinámico de adquisición es una lista de proveedores cualificados que permanece abierta durante años; una subasta electrónica es una ronda en directo en la que los licitadores admitidos reducen sus precios en tiempo real. Ambas premian a los proveedores que entienden su mecánica y castigan a quienes las tratan como una licitación ordinaria.

Sistemas dinámicos de adquisición

Un sistema dinámico de adquisición Sistema dinámico de adquisición Una lista electrónica abierta de proveedores admitidos a la que un órgano de contratación hace pedidos; las empresas pueden entrar en cualquier momento. Entrada completa , o SDA, se establece en virtud del artículo 34 de la Directiva 2014/24/UE para compras de uso común y generalmente disponibles en el mercado. Considérelo como un acuerdo marco con la puerta abierta.

Cómo funciona:

1. El comprador público publica un anuncio de licitación Anuncio de licitación El aviso de que un órgano de contratación ya acepta ofertas: el anuncio sobre el que se puede actuar. Entrada completa en el que anuncia el SDA, su ámbito, su duración y los criterios de selección, a menudo divididos en categorías de productos o servicios.
2. Cualquier empresa que cumpla los criterios de selección puede solicitar su incorporación, en cualquier momento durante la vigencia del sistema. El comprador público debe evaluar la solicitud en un plazo de diez días hábiles, ampliable a quince en casos individuales, y solo puede tomarse más tiempo mientras no se haya enviado la primera invitación a presentar ofertas. No puede denegarse la incorporación a ninguna empresa por motivos distintos de los criterios publicados, ni puede cobrarse tasa alguna.
3. Para cada compra concreta, el comprador público invita a ofertar a todos los proveedores admitidos de la categoría pertinente, con un plazo mínimo de diez días para responder. La adjudicación recae en la mejor oferta conforme a los criterios de adjudicación Criterios de adjudicación Cómo se puntúan las ofertas: solo el precio, o precio y calidad ponderados juntos (mejor relación calidad-precio). Entrada completa publicados.

Las diferencias respecto a un acuerdo marco Acuerdo marco Un acuerdo paraguas con uno o varios proveedores, bajo el cual se hacen pedidos después sin nueva licitación. Entrada completa son las que importan a un proveedor que perdió el anuncio original. Un acuerdo marco se cierra al adjudicarse: si usted no estaba dentro cuando se firmó, deberá esperar años. Un SDA nunca se cierra: puede cualificarse el mes próximo y recibir la siguiente invitación. Todo el procedimiento es electrónico, y el plazo inicial para las solicitudes de participación es de al menos treinta días, después del cual no existe calendario fijo alguno.

Dos advertencias. Ser admitido en un SDA no es un contrato; es el derecho a ser invitado. Algunos sistemas admiten a cientos de proveedores y adjudican decenas de contratos pequeños al año, de modo que el trabajo consiste en responder bien y con rapidez a cada invitación. Y el comprador público puede establecer subcategorías con sus propios criterios; solicite incorporarse únicamente a las que pueda atender realmente.

Subastas electrónicas

Una subasta electrónica, artículo 35, es un proceso repetitivo en el que los licitadores presentan nuevos precios, o nuevos valores para elementos cuantificables de su oferta, y ven cómo cambia su clasificación en tiempo real. No es un procedimiento en sí mismo: es una fase final que el comprador público puede añadir a un procedimiento abierto Procedimiento abierto Cualquier empresa puede presentar oferta, en un solo paso, sin preselección. Entrada completa , restringido o con concurrencia, a una mini-competición de un acuerdo marco o a un contrato de un SDA.

Las normas que protegen a los licitadores:

• El anuncio debe indicar que se celebrará una subasta.
• La subasta solo puede basarse en precios, o en precios y valores de elementos que puedan expresarse en cifras y evaluarse automáticamente. Todo lo que requiera juicio humano se puntúa antes de la subasta y no se modifica.
• La subasta solo puede iniciarse tras una evaluación inicial completa de las ofertas. Todos los licitadores admitidos son invitados simultáneamente y por vía electrónica, con un preaviso de al menos dos días hábiles.
• La invitación debe indicar la fórmula matemática que reclasificará las ofertas a medida que lleguen nuevos valores, incluida la ponderación de cada criterio.
• Durante la subasta, cada licitador ve al menos su propia clasificación; el comprador público puede revelar más información, pero nunca la identidad de otros licitadores.
• La subasta se cierra a una hora determinada, tras un periodo sin nuevas pujas, o tras un número determinado de rondas, según se anuncie de antemano.

Las subastas quedan excluidas para los contratos que impliquen prestaciones intelectuales, como el diseño de obras, en los que el precio no puede compararse sin valorar el contenido.

Cómo competir en una subasta

Una subasta convierte la fijación de precios de una única cifra sellada en un juego con reglas para las que puede prepararse:

• Conozca su suelo antes de conectarse. La guía de precios explica cómo construir un coste defendible. En el fragor de una ronda en directo, el suelo es la única defensa contra ganar un contrato con pérdidas.
• Entienda la fórmula. Si la calidad se puntuó antes de la subasta y tiene una ponderación del 40 por ciento, un licitador con mayor puntuación de calidad necesita un recorte de precio menor para liderar. Calcule, antes de la subasta, el precio al que adelantaría al líder actual para cada diferencia de calidad plausible.
• No persiga la última puja. Las subastas con prórrogas automáticas premian la paciencia; una puja en los últimos segundos simplemente activa otra prórroga.
• Recuerde la norma sobre ofertas anómalas. Un precio que caiga por debajo de lo que el trabajo puede costar será cuestionado tras la subasta, exactamente igual que en una oferta sellada. La guía sobre ofertas anormalmente bajas se aplica íntegramente.

Un ejemplo práctico de subasta

Un comprador público tramita un procedimiento abierto para 500 portátiles con el precio ponderado en 70 y la calidad técnica en 30, seguido de una subasta electrónica sobre el precio. Tras la evaluación inicial, se admiten tres licitadores con puntuaciones de calidad de 24, 27 y 21 y precios de 420.000, 445.000 y 400.000 euros. La fórmula otorga al precio más bajo 70 puntos y a los demás 70 multiplicado por el precio más bajo dividido por el precio.

Antes de la subasta, el licitador B, con la mejor puntuación de calidad, calcula su posición. Con los precios actuales obtiene 27 más 62,9, es decir, 89,9, frente al 24 más 66,7 de A, es decir, 90,7, y al 21 más 70 de C, es decir, 91. Para liderar, B necesita que sus puntos de precio alcancen unos 64,1, lo que supone un precio de aproximadamente 437.000: un recorte del 1,8 por ciento. A, para adelantar a C, necesita alcanzar 67 puntos de precio, es decir, un precio en torno a 418.000. C, con la calidad más débil, debe mantenerse como el más bajo con margen.

El suelo de B, según su modelo de costes, es 425.000. Entra en la subasta sabiendo que puede bajar con comodidad hasta 437.000 y como máximo hasta 425.000, y que cualquier cifra inferior supone una pérdida. Cuando C baja a 385.000 en la segunda ronda, B calcula de nuevo en lugar de reaccionar: con 425.000 obtendría 27 más 63,4, es decir, 90,4, frente al 91 de C. B se detiene. C gana, y una semana después recibe una solicitud para justificar un precio un 12 por ciento inferior a su propia primera oferta.

Catálogos electrónicos

El artículo 36 permite a los compradores públicos exigir ofertas en forma de catálogo electrónico: una lista de precios estructurada en el formato que el comprador público especifique. En el marco de un acuerdo marco o de un SDA, el comprador público puede incluso adjudicar contratos específicos recopilando datos actualizados del catálogo de los proveedores admitidos, previa notificación a estos, en lugar de solicitar una oferta cada vez. Para los proveedores, esto significa que mantener un catálogo exacto y actualizado es en sí mismo una actividad de licitación.

Cómo encontrarlos

Un SDA se anuncia mediante un anuncio de licitación ordinario, por lo que aparece en la búsqueda de licitaciones como cualquier otra; busque "sistema dinámico de adquisición" en el campo de procedimiento, y tenga en cuenta que el plazo mostrado corresponde a la primera ronda, no a la última. Los contratos individuales adjudicados a través de un SDA aparecen en el archivo de adjudicaciones y le indican, con el tiempo, cuánto negocio genera realmente el sistema y para quién. Un sistema que adjudica cincuenta contratos al año repartidos entre varios proveedores merece la pena; uno que adjudica dos al año a la misma empresa, no.