Sistemi dinamici di acquisizione e aste elettroniche: come le stazioni appaltanti gestiscono gli acquisti ripetuti

Non ogni acquisto pubblico è un contratto una tantum con una scadenza unica. Per i beni e i servizi di cui una stazione appaltante ha bisogno ripetutamente - forniture per ufficio, apparecchiature informatiche, personale interinale, manutenzione ordinaria - la direttiva offre due strumenti elettronici che cambiano il ritmo della gara. Un sistema dinamico di acquisizione è un elenco di fornitori qualificati che resta aperto per anni; un'asta elettronica è una fase dal vivo in cui gli offerenti ammessi abbassano i loro prezzi in tempo reale. Entrambi premiano i fornitori che ne comprendono le dinamiche e penalizzano chi li tratta come una normale gara.

Sistemi dinamici di acquisizione

Un sistema dinamico di acquisizione Sistema dinamico di acquisizione Un elenco elettronico aperto di fornitori ammessi da cui una stazione appaltante ordina; le imprese possono aderire in qualsiasi momento. Voce completa , o SDAC, è istituito ai sensi dell'articolo 34 della Direttiva 2014/24/UE per acquisti di uso comune e generalmente disponibili sul mercato. Si può immaginare come un accordo quadro con la porta lasciata aperta.

Come funziona:

1. La stazione appaltante pubblica un bando di gara Bando di gara L'annuncio che una stazione appaltante accetta offerte: l'avviso su cui si può agire. Voce completa che annuncia l'SDAC, il suo ambito, la sua durata e i criteri di selezione, spesso suddivisi in categorie di prodotti o servizi.
2. Qualsiasi impresa che soddisfa i criteri di selezione può chiedere di aderire, in qualsiasi momento durante la vita del sistema. La stazione appaltante deve valutare la richiesta entro dieci giorni lavorativi, prorogabili a quindici in singoli casi, e può prendersi più tempo solo finché non è stato inviato il primo invito a presentare offerte. Nessuna impresa può essere esclusa per motivi diversi dai criteri pubblicati, e nessun corrispettivo può essere richiesto.
3. Per ogni acquisto specifico, la stazione appaltante invita tutti i fornitori ammessi nella categoria pertinente a presentare offerta, con almeno dieci giorni di tempo per rispondere. L'aggiudicazione va alla migliore offerta secondo i criteri di aggiudicazione Criteri di aggiudicazione Come vengono valutate le offerte: solo il prezzo, oppure prezzo e qualità pesati insieme (miglior rapporto qualità-prezzo). Voce completa pubblicati.

Le differenze rispetto a un accordo quadro Accordo quadro Un accordo ombrello con uno o più fornitori, in base al quale gli ordini vengono affidati dopo senza una nuova gara. Voce completa sono quelle che contano per un fornitore che ha perso il bando originale. Un accordo quadro si chiude con l'aggiudicazione: se non c'era quando è stato firmato, si attende anni. Un SDAC non si chiude mai: è possibile qualificarsi il mese successivo e ricevere il prossimo invito. L'intera procedura è elettronica e il termine iniziale per le richieste di partecipazione è di almeno trenta giorni, dopodiché non esiste alcun calendario fisso.

Due avvertenze. Essere ammessi in un SDAC non è un contratto; è il diritto di essere invitati. Alcuni sistemi ammettono centinaia di fornitori e aggiudicano decine di piccoli contratti all'anno, quindi il lavoro consiste nel rispondere bene e rapidamente a ogni invito. Inoltre la stazione appaltante può definire sottocategorie con propri criteri; chiedere di aderire a quelle che si può effettivamente servire.

Aste elettroniche

Un'asta elettronica, articolo 35, è un processo ripetitivo in cui gli offerenti presentano nuovi prezzi, o nuovi valori per elementi quantificabili della loro offerta, e vedono la propria posizione cambiare in tempo reale. Non è una procedura a sé: è una fase finale che una stazione appaltante può aggiungere a una procedura aperta Procedura aperta Chiunque può presentare un'offerta, in un solo passaggio, senza preselezione. Voce completa , ristretta o a procedura competitiva, a una mini-gara su accordo quadro o a un contratto basato su SDAC.

Le regole che tutelano gli offerenti:

• Il bando deve indicare che si terrà un'asta.
• L'asta può basarsi solo sui prezzi, o sui prezzi e sui valori di elementi che possono essere espressi in cifre e valutati automaticamente. Tutto ciò che richiede un giudizio umano viene valutato prima dell'asta e non si muove.
• L'asta può iniziare solo dopo una valutazione iniziale completa delle offerte. Ogni offerente ammesso è invitato simultaneamente, per via elettronica, con almeno due giorni lavorativi di preavviso.
• L'invito deve indicare la formula matematica che ridisporrà le offerte all'arrivo di nuovi valori, compreso il peso di ogni criterio.
• Durante l'asta, ogni offerente vede almeno la propria posizione; la stazione appaltante può divulgare di più, ma mai l'identità degli altri offerenti.
• L'asta si chiude a un orario dichiarato, dopo un periodo senza nuove offerte, o dopo un numero dichiarato di fasi, come annunciato in anticipo.

Le aste sono escluse per i contratti che comportano prestazioni intellettuali, come la progettazione di opere, dove il prezzo non può essere confrontato senza valutarne il contenuto.

Come competere in un'asta

Un'asta trasforma il prezzo da un unico numero sigillato in un gioco con regole per cui ci si può preparare:

• Conoscere il proprio limite prima di accedere. La guida ai prezzi spiega come costruire un costo difendibile. Nel calore di una fase dal vivo, il limite è l'unica difesa contro l'aggiudicazione di un contratto in perdita.
• Comprendere la formula. Se la qualità è stata valutata prima dell'asta e pesa 40 percento, un offerente con un punteggio di qualità più alto ha bisogno di un taglio di prezzo minore per essere in testa. Calcolare, prima dell'asta, il prezzo al quale si supera il leader attuale per ogni scarto di qualità plausibile.
• Non inseguire l'ultima offerta. Le aste con proroghe automatiche premiano la pazienza; un'offerta negli ultimi secondi non fa che innescare un'altra proroga.
• Ricordare la regola dell'offerta anormalmente bassa. Un prezzo che scende al di sotto di quanto l'opera può costare sarà contestato dopo l'asta, esattamente come in un'offerta sigillata. La guida sulle offerte anormalmente basse si applica pienamente.

Un esempio concreto di asta

Una stazione appaltante avvia una procedura aperta per 500 laptop con il prezzo pesato 70 e la qualità tecnica 30, seguita da un'asta elettronica sul prezzo. Dopo la valutazione iniziale, tre offerenti sono ammessi con punteggi di qualità di 24, 27 e 21 e prezzi di 420.000, 445.000 e 400.000 euro. La formula assegna al prezzo più basso 70 punti e agli altri 70 moltiplicati per il rapporto tra il prezzo più basso e il proprio.

Prima dell'asta, l'offerente B, con il miglior punteggio di qualità, calcola la propria posizione. Ai prezzi attuali totalizza 27 più 62,9, ovvero 89,9, contro il 24 più 66,7 di A, ovvero 90,7, e il 21 più 70 di C, ovvero 91. Per essere in testa, B ha bisogno che i suoi punti prezzo raggiungano circa 64,1, il che significa un prezzo di circa 437.000: un taglio dell'1,8 percento. A, per superare C, deve raggiungere 67 punti prezzo, ovvero un prezzo intorno a 418.000. C, con la qualità più debole, deve restare il più basso con un margine.

Il limite di B, dal suo modello di costo, è 425.000. Entra nell'asta sapendo di poter scendere comodamente a 437.000 e al massimo a 425.000, e che qualsiasi cifra inferiore è una perdita. Quando C scende a 385.000 nella seconda fase, B ricalcola invece di reagire: a 425.000 totalizzerebbe 27 più 63,4, ovvero 90,4, contro il 91 di C. B si ferma. C vince, e una settimana dopo riceve una richiesta di giustificare un prezzo inferiore del 12 percento alla propria prima offerta.

Cataloghi elettronici

L'articolo 36 consente alle stazioni appaltanti di richiedere offerte sotto forma di catalogo elettronico: un listino prezzi strutturato nel formato specificato dalla stazione appaltante. In un accordo quadro o in un SDAC, la stazione appaltante può persino aggiudicare contratti specifici raccogliendo dati di catalogo aggiornati dai fornitori ammessi, previa notifica, anziché chiedere un'offerta ogni volta. Per i fornitori questo significa che mantenere un catalogo accurato e aggiornato è di per sé un'attività di gara.

Come trovarli

Un SDAC è annunciato con un normale bando di gara, quindi compare nella ricerca delle gare come qualsiasi altro; cercare "sistema dinamico di acquisizione" nel campo procedura, e notare che la scadenza indicata si riferisce alla prima fase, non all'ultima. I singoli contratti aggiudicati tramite un SDAC compaiono nell'archivio delle aggiudicazioni e indicano, nel tempo, quanto affatto genera effettivamente il sistema e a beneficio di chi. Un sistema che aggiudica cinquanta contratti all'anno a una pluralità di fornitori merita di essere prescelto; uno che aggiudica due contratti all'anno alla stessa impresa no.