Rahmenvereinbarungen: wie sie funktionieren und wie man hineinkommt

Einige der wertvollsten Ausschreibungen auf TED betreffen gar keinen konkreten Einkauf. Sie wählen die Lieferanten aus, die in den nächsten Jahren an einen oder viele öffentliche Auftraggeber verkaufen dürfen. Das sind Rahmenvereinbarungen, und in Kategorien wie IT-Dienstleistungen, Zeitarbeit, Büromaterial und Instandhaltung sind sie zur dominierenden Einkaufsform Europas geworden.

Verpassen Sie die Rahmen-Ausschreibung, kann ein Markt für vier Jahre verschlossen sein. So funktionieren sie.

Was eine Rahmenvereinbarung ist

Eine Rahmenvereinbarung ist ein Schirmvertrag, der die Bedingungen künftiger Einkäufe festlegt - Preise oder Preismechanismen, Qualitätsstandards, Lieferbedingungen - ohne den Auftraggeber schon zum Kauf zu verpflichten. Die eigentlichen Einkäufe folgen später als Abrufe (Einzelaufträge unter der Rahmenvereinbarung).

Kernmechanik nach den EU-Richtlinien:

• Höchstlaufzeit: 4 Jahre im klassischen Bereich (8 bei Sektorenauftraggebern), außer in gebührend begründeten Fällen. Deshalb kehren Rahmen-Ausschreibungen in einem vorhersehbaren Zyklus wieder - und deshalb verrät die Vergabebekanntmachung der vorherigen Rahmenvereinbarung, wann die nächste fällig ist.
• Geschlossener Club. Nur zu Beginn zugelassene Lieferanten können Abrufe erhalten. Anders als bei einem dynamischen Beschaffungssystem kann man nicht mittendrin beitreten.
• Genannte Obergrenze. Die Rechtsprechung (und inzwischen die Bekanntmachungen selbst) verlangt, dass Auftraggeber die Höchstmenge oder den Höchstwert der Rahmenvereinbarung angeben; ist er erreicht, ist die Rahmenvereinbarung erschöpft.

Die drei Gestalten einer Rahmenvereinbarung

1. Ein Lieferant. Alle Abrufe gehen an Sie, zu den Rahmenbedingungen. Die Ausschreibung ist ein Alles-oder-nichts-Spiel: brutal zu verlieren, wunderbar zu gewinnen.
2. Mehrere Lieferanten, direkte Zuteilung ("Kaskade"). Mehrere Lieferanten werden gerankt; Abrufe gehen an den ersten in der Kaskade, der liefern kann, oder werden nach objektiven Regeln zugeteilt (z. B. nach Region oder Produktlos).
3. Mehrere Lieferanten mit Mini-Wettbewerben. Das übliche Modell bei Dienstleistungen: Der Platz in der Rahmenvereinbarung verschafft das Recht, erneut anzutreten - in kurzen "Mini-Wettbewerben" unter den Rahmenpartnern für jeden Abruf.

Hybridmodelle (Direktabruf unterhalb eines Werts, Mini-Wettbewerb darüber) werden häufiger; die Auswahlregeln müssen objektiv und in den Rahmenunterlagen festgeschrieben sein.

Um die Rahmenvereinbarung selbst bieten

Die Rahmenvereinbarung wird ausgeschrieben wie jeder Auftrag - meist im offenen oder nicht offenen Verfahren - mit einem großen Unterschied bei der Preisbildung:

• Sie bepreisen einen Katalog, kein Projekt. Preislisten (Tagessätze je Profil, Stückpreise je Produkt) werden festgeschrieben, manchmal mit Indexklauseln, für bis zu vier Jahre. Modellieren Sie Inflation, Lohndrift und Währungsrisiken, bevor Sie sich binden.
• Volumen ist nicht garantiert. Ein Rahmen-Gewinn mit null Abrufen ist ein reales Ergebnis (Auftraggeber lassen manchmal mehr Lieferanten zu als nötig). Fragen Sie in der Q&A-Phase nach historischen Ausgabedaten - Auftraggeber veröffentlichen oft die tatsächliche Nutzung der vorherigen Rahmenvereinbarung.
• Lose zählen doppelt. Rahmenvereinbarungen sind meist in Lose nach Kategorie oder Region geteilt, oft mit Grenzen, wie viele Lose ein Lieferant gewinnen darf. Wählen Sie Lose, die Sie personell stemmen können, nicht nur solche, deren Ranking Sie gewinnen können.

Aufträge gewinnen, sobald Sie drin sind

Die Zulassung ist die halbe Arbeit. Der Umsatz kommt über Abrufe, und die Gewinner dieser zweiten Phase verhalten sich anders:

• Beantworten Sie jeden Mini-Wettbewerb, schnell. Antwortfenster können nur 5-10 Tage betragen. Rahmenpartner mit vorformulierten Antworten und vorab freigegebenen Preisen gewinnen überproportional.
• Bleiben Sie beim Auftraggeber sichtbar. In Rahmenvereinbarungen mit vielen Abnehmern (zentrale Beschaffungsstellen) können Hunderte Behörden abrufen. Sie entscheiden, wen sie einladen oder wie sie spezifizieren - bekannt zu sein zählt, im Rahmen der Regeln.
• Verfolgen Sie Obergrenze und Kalender. Wenn die Rahmenvereinbarung altert oder sich füllt, planen Auftraggeber den Nachfolger. Die Neuausschreibung ist Ihr Verlängerungstermin; sie erscheint auf TED wie jede andere Bekanntmachung.

Wenn Sie nicht in der Rahmenvereinbarung sind

Die Optionen sind begrenzt, aber real:

• Als Nachunternehmer eines Partners. Rahmenpartner brauchen für Mini-Wettbewerbe oft Nischenpartner. Sprechen Sie sie an; Ihre Spezialisierung plus deren Sitz ist ein legitimer Weg zum Auftrag.
• Achten Sie auf Erschöpfung und Käufe außerhalb des Rahmens. Bedarfe außerhalb des Rahmenumfangs müssen normal ausgeschrieben werden - diese Bekanntmachungen erscheinen weiterhin.
• Bereiten Sie die Neuausschreibung früh vor. Die Vergabebekanntmachung der laufenden Rahmenvereinbarung nennt Laufzeit und Wert. Setzen Sie den erwarteten Neuausschreibungstermin zwei Jahre im Voraus in Ihre Pipeline; Rahmenvereinbarungen gewinnen Bieter, die lange vor der Bekanntmachung Referenzen und Beziehungen aufgebaut haben.

Eine Rahmen-Bekanntmachung lesen: Schnell-Checkliste

• Rahmenvereinbarung oder DBS? (DBS = später Beitritt noch möglich)
• Ein Lieferant oder mehrere - und wenn mehrere, Kaskade oder Mini-Wettbewerbe?
• Höchstwert/-menge und Laufzeit?
• Lose, und Grenzen je Lieferant?
• Preismechanismus und Indexierung über die gesamte Laufzeit?
• Historische Ausgaben der vorherigen Rahmenvereinbarung?

Rahmenvereinbarungen belohnen Geduld und Vorbereitung mehr als jede andere Struktur im Vergabewesen: eine gute Ausschreibung, dann Jahre disziplinierter Ausführung. Wissen Sie, wo die Rahmenvereinbarungen Ihres Marktes in ihrem Lebenszyklus stehen, und keine Vier-Jahres-Tür schließt sich mehr überraschend.