Fragen während einer Ausschreibung: die Klärungsphase, die die meisten Bieter ungenutzt lassen

Gleichbehandlung: warum jede Antwort öffentlich ist

Der Auftraggeber darf einem Bieter keine Informationen geben, die die anderen nicht haben. Jede Frage wird allen Bietern beantwortet, in der Regel über die Beschaffungsplattform, wobei der Fragesteller anonymisiert wird. Dies prägt, was Sie fragen sollten:

• Alles, was Ihre Lösung, Ihren Partner oder Ihre Preisstrategie verrät, wird von Ihren Wettbewerbern gelesen. Fragen Sie nach der Anforderung des Auftraggebers, nicht nach Ihrer Antwort darauf.
• Alles, was Ihnen hilft, hilft auch dem gesamten Bewerberfeld. Das ist in Ordnung: Sie versuchen nicht, der einzige informierte Bieter zu sein, Sie versuchen, auf der Grundlage der richtigen Annahmen ein Angebot abzugeben.

Was Sie fragen sollten

Vier Familien von Fragen lohnen sich.

Mehrdeutigkeiten, die Ihren Preis verändern

"Ist die monatliche Gebühr inklusive Verbrauchsmaterialien?" "Wird die 24-Stunden-Reaktionszeit in Kalenderstunden oder Arbeitsstunden gemessen?" "Sollen die 300 Geräte an einen Standort oder an die 40 aufgeführten geliefert werden?" Jede dieser Fragen ist tausende Euro an Preisfehlern wert. Wenn zwei Lesarten der Unterlagen zu zwei unterschiedlichen Kosten führen, fragen Sie.

Spezifikationen, die nur ein Anbieter erfüllen kann

Eine Spezifikation, die eine Marke, einen proprietären Standard oder eine Kombination von Merkmalen nennt, die nur ein Produkt aufweist, ist, sofern nicht gerechtfertigt, entgegen Artikel 42, der verlangt, dass Spezifikationen gleichen Zugang ermöglichen und keine ungerechtfertigten Hindernisse für den Wettbewerb schaffen. Eine Frage wie "Würde der öffentliche Auftraggeber ein Produkt akzeptieren, das den Standard X erfüllt, als gleichwertig zum genannten Produkt?" erzwingt eine schriftliche Antwort. Auftraggeber geben häufig nach, denn die Alternative ist eine Nachprüfung.

Eignungskriterien, die unverhältnismäßig sind

Umsatzanforderungen über dem Doppelten des Auftragswerts bedürfen einer Rechtfertigung nach Artikel 58. Eine Referenzanforderung wie "fünf Aufträge von identischem Umfang in den letzten zwei Jahren" kann alle außer dem bisherigen Auftragnehmer ausschließen. Fragen Sie, ob das Kriterium durch vergleichbare statt identische Leistungen oder durch ein Mitglied einer Bietergemeinschaft erfüllt werden kann.

Fehlende Dokumente und defekte Links

Ein Preisblatt, das sich nicht öffnen lässt, eine Zeichnung, auf die verwiesen wird, die aber nicht beigefügt ist, ein Vertragsentwurf, den die Plattform nicht herunterlädt. Melden Sie es sofort und schriftlich. Behebt der Auftraggeber das Problem spät, steht Ihnen die Fristverlängerung nach Artikel 47 Absatz 3 zu.

Wie Sie eine Frage formulieren

• Eine Frage, ein Thema. Auftraggeber antworten in Listen; eine zusammengesetzte Frage erhält eine teilweise Antwort.
• Zitieren Sie das Dokument. "Abschnitt 4.2 der Spezifikation besagt X. Bitte bestätigen Sie, ob Y." Eine Frage mit Bezug auf eine Referenz kann nicht abgetan werden.
• Bieten Sie die Antwort an, die Sie benötigen. "Bitte bestätigen Sie, dass gleichwertige Produkte akzeptiert werden" erhält ein Ja oder Nein. "Welche Produkte sind akzeptabel?" erhält einen Absatz, auf den Sie sich nicht verlassen können.
• Bleiben Sie neutral. Der Beschaffungsbeauftragte des Auftraggebers liest fünfzig Fragen. Die höflichen, präzisen Fragen erhalten präzise Antworten.
• Senden Sie sie früh und gebündelt. Stellen Sie die Preisfragen in der ersten Woche, die Spezifikationsfragen, sobald Ihr technisches Team die Unterlagen gelesen hat, und heben Sie sich die letzten Tage für Rückfragen auf.

Zehn Fragen, die sich in fast jeder Ausschreibung lohnen

Nicht jede Ausschreibung braucht fünfzig Fragen. Die meisten brauchen eine Version dieser Fragen:

1. Ist der geschätzte Wert inklusive Optionen und Verlängerungen sowie inklusive Mehrwertsteuer?
2. Werden gleichwertige Produkte, Standards oder Zertifizierungen akzeptiert, wenn ein bestimmtes genannt wird?
3. Kann die Referenzanforderung durch vergleichbare statt identische Aufträge erfüllt werden, und durch ein Mitglied einer Bietergemeinschaft oder eine herangezogene Einheit?
4. Welche Formel für die Preisbewertung wird verwendet, und wo liegt die Obergrenze, ab der ein Preis null Punkte erhält?
5. Sind die angegebenen Mengen Mindestmengen, Höchstmengen oder Schätzungen, und ist der Auftraggeber an eine davon gebunden?
6. Für welche Serviceniveaus gelten Vertragsstrafen, wie werden sie gemessen, und gibt es eine Obergrenze für Vertragsstrafen?
7. Gibt es eine Preisanpassungsklausel, und welchem Index folgt sie?
8. Werden die Mitarbeiter, die den Dienst derzeit erbringen, an den neuen Auftragnehmer übergehen, und zu welchen Bedingungen?
9. Ist ein Ortsbesuch erforderlich oder wird er angeboten, und wann?
10. Kann das Angebot ganz oder teilweise in einer anderen Sprache als der der Unterlagen eingereicht werden?

Jede Antwort verändert Ihren Preis oder bestätigt ihn. Keine verrät etwas über Ihr Angebot an einen Wettbewerber.

Was Sie mit den Antworten tun

Lesen Sie jede Antwort, auch die auf Fragen, die Sie nicht gestellt haben. Auftraggeber überarbeiten mitunter eine Anforderung in einer Antwort, ohne ein förmliches Berichtigungsschreiben herauszugeben. Auf Aperlena wird auf der Ausschreibungsseite die Berichtigung Berichtigung Eine amtliche Korrektur einer veröffentlichten Bekanntmachung: neue Frist, geändertes Los, neues Dokument. Ganzer Eintrag der Bekanntmachung und der Frist erfasst, sobald die Quelle sie veröffentlicht; die Antworten auf Fragen befinden sich auf der Plattform des Auftraggebers, laden Sie daher den vollständigen Satz am Tag vor Ihrer Einreichung herunter und prüfen Sie, ob sich nichts geändert hat.

Wenn eine Antwort den Umfang, den Preis oder das Risiko verändert, folgen zwei Dinge. Passen Sie Ihr Angebot an und prüfen Sie, ob die Änderung wesentlich genug ist, um eine Fristverlängerung zu erfordern. Hat der Auftraggeber keine gewährt, wirkt in der Regel eine kurze schriftliche Anfrage unter Verweis auf Artikel 47 Absatz 3, und eine Ablehnung schafft eine Dokumentation, die Sie später möglicherweise benötigen.

Nach der Einreichung: die Fragen des Auftraggebers an Sie

Die Klärungsphase hat ein Spiegelbild. Nach Artikel 56 Absatz 3 kann der Auftraggeber, wenn die eingereichten Informationen unvollständig oder fehlerhaft sind, verlangen, dass Sie sie innerhalb einer angemessenen Frist einreichen, ergänzen, erläutern oder vervollständigen, sofern dies die Gleichbehandlung wahrt. In der Praxis: Ein fehlendes Zertifikat kann in der Regel nachgereicht werden; eine fehlende Unterschrift meistens; ein Preis kann nicht geändert werden und ein technisches Angebot kann nicht verbessert werden. Beantworten Sie solche Aufforderungen innerhalb der Frist, genau wie verlangt, und bewahren Sie eine Kopie auf.

Die Gewohnheit

Bieter, die regelmäßig gewinnen, haben eine Checkliste für die erste Woche nach dem Erscheinen einer Bekanntmachung: Unterlagen lesen, Mehrdeutigkeiten auflisten, Fragen senden. Das kostet zwei Stunden. Es ist der Unterschied zwischen der Preisgestaltung nach dem, was der Auftraggeber meinte, und dem, was Sie geraten haben.