W tym poradniku 8 sekcji
Między publikacją ogłoszenia a terminem składania ofert istnieje faza, którą doświadczeni wykonawcy traktują jako najcenniejszą część postępowania, a niedoświadczeni ignorują: faza wyjaśnień. Można zadawać zamawiającemu pytania na piśmie; zamawiający musi na nie odpowiedzieć; a odpowiedzi, publikowane wszystkim, stają się częścią postępowania. Dobrze wykorzystana, ta faza usuwa niejasności z Państwa ceny, koryguje wymagania, które wykluczyłyby Państwa ofertę, a czasem przesuwa termin.
Zasady
Dyrektywa 2014/24/UE wyznacza ramy w dwóch artykułach.
Artykuł 53 ust. 2: zamawiający musi przekazać wszelkie dodatkowe informacje dotyczące wymagań lub dokumentów zamówienia najpóźniej na sześć dni przed terminem składania ofert, pod warunkiem że wniosek został złożony z odpowiednim wyprzedzeniem. W przyspieszonym postępowaniu otwartym sześć dni staje się czterema.
Artykuł 47 ust. 3: zamawiający musi przedłużyć termin, gdy dodatkowe informacje, o które wnioskowano z odpowiednim wyprzedzeniem, nie zostały przekazane co najmniej sześć dni przed terminem, albo gdy w dokumentach zamówienia dokonano istotnych zmian. Przedłużenie musi być proporcjonalne do wagi informacji lub zmiany.
Wynikają z tego dwie konsekwencje. Pytanie zadane w ostatnim dniu może legalnie pozostać bez odpowiedzi. A późna lub istotna odpowiedź uprawnia każdego wykonawcę do dodatkowego czasu, niezależnie od tego, czy pytał.
Zamawiający przekładają "odpowiednie wyprzedzenie" na termin przyjmowania pytań w dokumentach zamówienia, zwykle od ośmiu do dwunastu dni przed złożeniem ofert. To druga najważniejsza data w postępowaniu. Wpisz ją do swojego kalendarza obok terminu składania ofert.
Narzędzie
Kalkulator terminów
Minimalne terminy, które prawo UE wyznacza dla zamówienia powyżej progów, liczone od dnia wysłania ogłoszenia do publikacji.
Przetarg nieograniczony
- Oferty
- 35 dni co najmniej
- Oferty składane drogą elektroniczną
- 30 dni co najmniej
- Oferty po wstępnym ogłoszeniu informacyjnym
- 15 dni co najmniej
- Oferty w pilnym, należycie uzasadnionym przypadku
- 15 dni co najmniej
- Odpowiedzi zamawiającego na pytania
- 6 dni przed terminem
- Okres zawieszenia przed zawarciem umowy
- 10 dni kalendarzowych co najmniej
To minima dyrektywy 2014/24/UE i dyrektywy 89/665/EWG dla zamówień powyżej progów unijnych. Prawo krajowe i samo ogłoszenie mogą dać więcej czasu; poniżej progów obowiązują przepisy krajowe. Święta różnią się w zależności od kraju i nie są tu uwzględnione. Wiążący jest termin podany w ogłoszeniu. Sprawdzono w aktach prawnych 1 października 2026.
Zasada równego traktowania: dlaczego każda odpowiedź jest publiczna
Zamawiający nie może przekazać jednemu wykonawcy informacji, których nie mają pozostali. Każde pytanie jest odpowiadane wszystkim wykonawcom, zwykle za pośrednictwem platformy zamówień, z anonimizowanym autorem pytania. To kształtuje to, o co warto pytać:
- Wszystko, co ujawnia Państwa rozwiązanie, partnera lub strategię cenową, przeczytają Państwa konkurenci. Pytajcie o wymaganie zamawiającego, a nie o własne podejście do niego.
- Wszystko, co pomaga Państwu, pomaga też całej konkurencji. To w porządku: nie chodzi o to, by być jedynym poinformowanym wykonawcą, lecz by składać ofertę na właściwych założeniach.
O co pytać
Cztery rodzaje pytań zasługują na swoje miejsce.
Niejasności, które zmieniają Państwa cenę
"Czy opłata miesięczna obejmuje materiały eksploatacyjne?" "Czy czas reakcji 24 godziny jest liczony w godzinach kalendarzowych czy roboczych?" "Czy 300 urządzeń ma być dostarczonych do jednej lokalizacji czy do 40 wymienionych?" Każde z tych pytań jest warte tysięcy euro błędu w wycenie. Jeśli dwa odczytania dokumentów dają dwa różne koszty, pytajcie.
Wymagania, którym sprosta tylko jeden dostawca
Wymaganie wskazujące markę, standard zastrzeżony lub kombinację cech, którą ma tylko jeden produkt, jest - o ile nie zostało uzasadnione - sprzeczne z artykułem 42, który wymaga, by wymagania zapewniały równy dostęp i nie tworzyły nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencji. Pytanie sformułowane jako "Czy instytucja zamawiająca zaakceptuje produkt spełniający standard X jako równoważny wskazanemu produktowi?" wymusza pisemną odpowiedź. Zamawiający często ustępują, bo alternatywą jest odwołanie.
Kryteria kwalifikacji, które są nieproporcjonalne
Wymagania dotyczące obrotu przekraczające dwukrotność wartości zamówienia wymagają uzasadnienia na podstawie artykułu 58. Wymaganie referencyjne "pięć zamówień o identycznym zakresie w ciągu ostatnich dwóch lat" może wykluczyć wszystkich poza obecnym wykonawcą. Zapytajcie, czy kryterium może być spełnione pracą porównywalną, a nie identyczną, lub przez członka konsorcjum.
Brakujące dokumenty i niedziałające linki
Harmonogram cen, który się nie otwiera, rysunek przywołany, ale niedołączony, projekt umowy, którego platforma nie pozwala pobrać. Zgłoście to natychmiast i na piśmie. Jeśli zamawiający naprawi to późno, przedłużenie terminu z artykułu 47 ust. 3 należy się Państwu z mocy prawa.
Jak sformułować pytanie
- Jedno pytanie, jeden temat. Zamawiający odpowiadają w formie listy; pytanie złożone otrzyma odpowiedź częściową.
- Cytujcie dokument. "Sekcja 4.2 wymagań stanowi X. Prosimy o potwierdzenie, czy Y." Pytanie powiązane z odwołaniem nie może zostać zbyte.
- Proponujcie odpowiedź, której potrzebujecie. "Prosimy o potwierdzenie, że produkty równoważne będą akceptowane" przyniesie tak lub nie. "Jakie produkty są akceptowalne?" przyniesie akapit, na którym nie można się oprzeć.
- Zachowujcie neutralność. Oficer zamówień zamawiającego przeczyta pięćdziesiąt pytań. Uprzejme i precyzyjne pytania otrzymują precyzyjne odpowiedzi.
- Wysyłajcie je wcześnie, partiami. Zadajcie pytania dotyczące cen w pierwszym tygodniu, pytania dotyczące wymagań, gdy zespół techniczny przeczyta dokumenty, a ostatnie dni zostawcie na pytania uzupełniające.
Dziesięć pytań wartych zadania w niemal każdym postępowaniu
Nie każde postępowanie wymaga pięćdziesięciu pytań. Większość wymaga wersji poniższych:
- Czy szacowana wartość obejmuje opcje i odnowienia oraz VAT?
- Czy produkty, standardy lub certyfikaty równoważne będą akceptowane tam, gdzie wskazano konkretny?
- Czy wymaganie referencyjne może być spełnione zamówieniami porównywalnymi, a nie identycznymi, oraz przez członka konsorcjum lub podmiot, na którego się powołano?
- Jaka formuła punktacji ceny zostanie zastosowana i jaki jest sufit, powyżej którego cena otrzymuje zero punktów?
- Czy podane ilości są minimum, maksimum czy szacunkiem i czy zamawiający zobowiązuje się do którejkolwiek z nich?
- Które poziomy usług objęte są karami, jak są mierzone i czy istnieje limit kar?
- Czy istnieje klauzula waloryzacji ceny i jaki wskaźnik stosuje?
- Czy pracownicy obecnie świadczący usługę przejdą do nowego wykonawcy i na jakich warunkach?
- Czy wizja lokalna jest wymagana czy oferowana i kiedy?
- Czy oferta może być złożona w języku innym niż język dokumentów, w całości lub w części?
Każda odpowiedź albo zmienia Państwa cenę, albo ją potwierdza. Żadna nie ujawnia konkurentowi niczego o Państwa ofercie.
Co robić z odpowiedziami
Przeczytajcie każdą odpowiedź, także te na pytania, których nie zadaliście. Zamawiający czasem zmieniają wymaganie w odpowiedzi, nie wydając formalnej korekty. Na Aperlena strona postępowania odnotowuje korekty ogłoszenia i terminu w miarę ich publikacji przez źródło; odpowiedzi na pytania znajdują się na platformie zamawiającego, więc pobierzcie pełny zestaw dzień przed złożeniem oferty i sprawdźcie, czy nic się nie zmieniło.
Jeśli odpowiedź zmienia zakres, cenę lub ryzyko, wynikają z tego dwie rzeczy. Dostosujcie ofertę i sprawdźcie, czy zmiana jest na tyle istotna, by wymagała przedłużenia terminu. Jeśli zamawiający go nie udzielił, krótki wniosek na piśmie powołujący się na artykuł 47 ust. 3 zwykle wystarcza, a odmowa tworzy zapis, który może być Państwu później potrzebny.
Po złożeniu oferty: pytania zamawiającego do Państwa
Faza wyjaśnień ma swoje odbicie lustrzane. Na podstawie artykułu 56 ust. 3, gdy przekazane przez Państwa informacje są niekompletne lub błędne, zamawiający może zwrócić się o ich przedłożenie, uzupełnienie, wyjaśnienie lub doprecyzowanie w odpowiednim terminie, pod warunkiem zachowania równego traktowania. W praktyce: brakujący certyfikat zwykle można przedłożyć; brakujący podpis zwykle też; ceny nie można zmienić, a oferty technicznej nie można ulepszyć. Odpowiadajcie na takie wezwania w terminie, dokładnie w zakresie, o który proszono, i zachowajcie kopię.
Nawyk
Wykonawcy, którzy regularnie wygrywają, mają listę kontrolną na pierwszy tydzień po pojawieniu się ogłoszenia: przeczytać dokumenty, spisać niejasności, wysłać pytania. Kosztuje to dwie godziny. To różnica między wyceną tego, co zamawiający miał na myśli, a wyceną tego, co Państwo zgadli.
Źródła
- Dyrektywa 2014/24/UE, art. 47 ust. 3 i art. 53 ust. 2 (terminy i dodatkowe informacje)
- Dyrektywa 2014/24/UE, art. 42, 56 i 58 (specyfikacje techniczne, wyjaśnianie ofert, kryteria kwalifikacji)
Liczby i zasady w tym poradniku sprawdzono w tych źródłach 2 października 2026.