Erste Schritte
Ihre erste öffentliche Ausschreibung, Schritt für Schritt
Zehn Schritte, in der Reihenfolge, in der ein Angebot sie durchläuft. Jeder sagt, was zu tun ist, welchen Fehler Anfänger machen und wo auf Aperlena Sie es erledigen.
10 Schritte
-
Entscheiden, ob öffentliche Aufträge zu Ihnen passen
Öffentliche Auftraggeber zahlen zuverlässig und veröffentlichen, was sie brauchen, verlangen aber Nachweise und entscheiden erst nach Monaten. Sehen Sie nach, wer Aufträge wie Ihre gewinnt und zu welchem Preis, bevor Sie einen Tag in ein Angebot stecken. Auch ein kleines Unternehmen kann gewinnen: Viele Aufträge sind in Lose geteilt, und viele liegen unter den EU-Schwellenwerten.
Der Anfängerfehler Den ganzen Markt nach den größten Aufträgen aus den Nachrichten beurteilen. Die meisten Zuschläge sind klein und gehen an Unternehmen, von denen Sie nie gehört haben.
-
Die passenden Bekanntmachungen finden
Suchen Sie nach dem, was Sie verkaufen, nicht nach den Worten des Auftraggebers: Über den CPV-Code werden Bekanntmachungen in jeder Sprache eingeordnet. Grenzen Sie nach Land oder Region ein und speichern Sie die Suche, damit neue Bekanntmachungen per E-Mail zu Ihnen kommen.
Der Anfängerfehler Einmal suchen, mit einem Stichwort, in einer Sprache. Die Bekanntmachung, die Sie wollten, stand unter einem Code und erschien letzte Woche.
-
Eine Bekanntmachung in zehn Minuten lesen
Beginnen Sie mit der Frist, dem Wert, dem Verfahren und den Losen; die Zusammenfassung auf jeder Bekanntmachungsseite nennt sie in Ihrer Sprache. Lesen Sie dann unsere Einschätzung, wie umkämpft der Auftrag voraussichtlich ist. Maßgeblich ist die offizielle Bekanntmachung, die auf jeder Seite verlinkt ist.
Der Anfängerfehler Titel und Wert lesen und dort aufhören. Die Bedingungen, die Sie ausschließen, stehen weiter unten: Mindestumsatz, Referenzen, Bescheinigungen.
-
Entscheiden: bieten oder nicht
Ein Angebot kostet Arbeitstage, deshalb verdienen die meisten Bekanntmachungen ein Nein. Speichern Sie die Bekanntmachung und füllen Sie das Bieten-oder-nicht-Arbeitsblatt aus; auf der Bekanntmachungsseite stellt "Lohnt es sich?" die Kosten des Angebots dem Wert eines Zuschlags gegenüber.
Der Anfängerfehler Auf alles bieten, was möglich aussieht. Drei sorgfältige Angebote gewinnen mehr als zehn eilige.
-
Die Unterlagen und die EEE besorgen
Laden Sie die vollständigen Vergabeunterlagen von der Plattform des Auftraggebers herunter und lesen Sie zuerst die Bewerbungsbedingungen. Die EEE ist eine Eigenerklärung, dass Sie die Bedingungen erfüllen: Sie füllen sie einmal aus und verwenden sie wieder. In einem anderen Land sagt das Länder-Kit, welches Portal und welche Signatur zu erwarten sind.
Der Anfängerfehler Das Konto auf der Plattform des Auftraggebers am letzten Tag anlegen. Manche Plattformen prüfen ein neues Unternehmen von Hand, und eine elektronische Signatur zu beschaffen kann eine Woche dauern.
-
Ihre Eignung nachweisen
Auftraggeber verlangen Referenzen: frühere Aufträge ähnlicher Art und Größe, in der Regel aus den letzten drei oder fünf Jahren. Führen Sie sie in einer Liste mit Daten und Beträgen. Reicht es nicht, können Sie unter Umständen mit einem Partner bieten oder sich auf einen Unterauftragnehmer stützen.
Der Anfängerfehler Eine Referenz nennen, die für die Bedingung zu alt oder zu klein ist. Das wird geprüft, bevor jemand Ihr Angebot liest.
-
Fragen stellen und die Frist im Blick behalten
Sind die Unterlagen unklar, fragen Sie den Auftraggeber schriftlich vor Ablauf der Fragefrist; die Antwort geht an alle Bieter. Zählen Sie Ihre Zeit in Arbeitstagen nach dem Kalender des Auftraggebers und planen Sie von der Frist aus rückwärts.
Der Anfängerfehler Raten, was eine unklare Anforderung bedeutet. Ein falscher Schluss lässt sich nach der Frist nicht mehr korrigieren.
-
Das Angebot schreiben und den Preis festlegen
Beantworten Sie jedes Zuschlagskriterium in der Reihenfolge und mit den Worten des Auftraggebers: Die Prüfer bewerten, was sie dort finden, wo sie es erwarten. Bevor Sie einen Preis festlegen, sehen Sie im Wertungssimulator, wie er nach der Formel des Auftraggebers abschneiden würde.
Der Anfängerfehler Über das eigene Unternehmen schreiben statt über die Kriterien des Auftraggebers, oder den Preis so weit senken, dass der Auftraggeber prüfen muss, ob er ungewöhnlich niedrig ist.
-
Auf der Plattform einreichen
Das Angebot geht an die Plattform, die die Bekanntmachung nennt, in der Form und mit der Signatur, die die Unterlagen verlangen. Laden Sie es Stunden vor der Frist hoch und bewahren Sie die Bestätigung auf. Wo wir die Plattform kennen, sagt eine Bekanntmachungsseite auf Aperlena, wie eingereicht wird.
Der Anfängerfehler In den letzten Minuten hochladen. Es zählt die Uhr der Plattform, und ein verspätetes Angebot wird in der Regel abgelehnt.
-
Nach dem Zuschlag
Ob gewonnen oder verloren, lesen Sie die Vergabebekanntmachung: Sie nennt den Gewinner und oft den Preis. Haben Sie verloren, fragen Sie den Auftraggeber nach seinen Gründen; die Seite einer vergebenen Bekanntmachung nennt die üblichen Fristen und ein Schreiben zum Absenden. Was Sie dort erfahren, ist der Anfang des nächsten Angebots.
Der Anfängerfehler Nach einer Niederlage gehen, ohne nach dem Warum zu fragen. Die Gründe kosten nichts, und derselbe Auftraggeber schreibt wieder aus.
Sie bieten in einem anderen Land? Die Länder-Kits sagen, worauf ein Unternehmen aus dem Ausland trifft: Länder-Kits für Bieter