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One concept, six languages

Procurement phrasebook

The same procurement concept as six countries call it, with one plain line on what it means. For reading a notice in a language that is not yours, and for finding the right word in a bid.

77 concepts

Documents

16 concepts
  • EN
    Contract notice
    DE
    Auftragsbekanntmachung
    FR
    Avis de marché
    ES
    Anuncio de licitación
    IT
    Bando di gara
    PL
    Ogłoszenie o zamówieniu

    The published announcement that opens the competition and says what is bought and by when. In the glossary

  • EN
    Prior information notice
    DE
    Vorinformation
    FR
    Avis de préinformation
    ES
    Anuncio de información previa
    IT
    Avviso di preinformazione
    PL
    Wstępne ogłoszenie informacyjne

    An early warning that a buyer plans a purchase, months before the contract notice. In the glossary

  • EN
    Procurement documents
    DE
    Vergabeunterlagen
    FR
    Dossier de consultation des entreprises (DCE)
    ES
    Pliegos y documentación de la licitación
    IT
    Documenti di gara
    PL
    Dokumenty zamówienia

    The whole pack a buyer publishes for one tender: rules, specifications, forms and draft contract.

  • EN
    Instructions to tenderers
    DE
    Bewerbungsbedingungen
    FR
    Règlement de la consultation (RC)
    ES
    Pliego de cláusulas administrativas particulares (PCAP)
    IT
    Disciplinare di gara
    PL
    Specyfikacja warunków zamówienia (SWZ)

    The rulebook of one tender: who may bid, what to hand in, how offers are scored.

  • EN
    Technical specifications
    DE
    Leistungsbeschreibung
    FR
    Cahier des charges (CCTP)
    ES
    Pliego de prescripciones técnicas (PPT)
    IT
    Capitolato tecnico
    PL
    Opis przedmiotu zamówienia (OPZ)

    The description of exactly what must be delivered, built or performed.

  • EN
    Conditions of contract
    DE
    Vertragsbedingungen
    FR
    Cahier des clauses administratives particulières (CCAP)
    ES
    Condiciones de ejecución del contrato
    IT
    Capitolato speciale d'appalto
    PL
    Projektowane postanowienia umowy

    The terms the winner will sign: payment, deadlines, penalties, liability.

  • EN
    European Single Procurement Document (ESPD)
    DE
    Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
    FR
    Document unique de marché européen (DUME)
    ES
    Documento europeo único de contratación (DEUC)
    IT
    Documento di gara unico europeo (DGUE)
    PL
    Jednolity europejski dokument zamówienia (JEDZ)

    One standard self-declaration that replaces the certificates until you are about to win. In the glossary

  • EN
    Self-declaration
    DE
    Eigenerklärung
    FR
    Déclaration sur l'honneur
    ES
    Declaración responsable
    IT
    Dichiarazione sostitutiva
    PL
    Oświadczenie własne

    Your own signed statement that you meet a requirement, checked later with documents.

  • EN
    Bill of quantities
    DE
    Leistungsverzeichnis
    FR
    Détail quantitatif estimatif (DQE)
    ES
    Mediciones y presupuesto
    IT
    Computo metrico estimativo
    PL
    Przedmiar robót

    The itemised list of quantities you price line by line, mostly in works.

  • EN
    Price schedule
    DE
    Preisblatt
    FR
    Bordereau des prix unitaires (BPU)
    ES
    Cuadro de precios
    IT
    Elenco prezzi
    PL
    Formularz cenowy

    The buyer's form where you enter your unit prices.

  • EN
    Form of tender
    DE
    Angebotsschreiben
    FR
    Acte d'engagement
    ES
    Modelo de proposición económica
    IT
    Modulo di offerta
    PL
    Formularz ofertowy

    The signed sheet that states your price and binds you to your offer.

  • EN
    Corrigendum
    DE
    Berichtigung
    FR
    Avis rectificatif
    ES
    Anuncio de rectificación
    IT
    Avviso di rettifica
    PL
    Ogłoszenie o zmianie ogłoszenia

    A published correction to a notice, often moving the deadline. In the glossary

  • EN
    CPV code
    DE
    CPV-Code
    FR
    Code CPV
    ES
    Código CPV
    IT
    Codice CPV
    PL
    Kod CPV

    The eight-digit EU code that says what is being bought. In the glossary

  • EN
    Lot
    DE
    Los
    FR
    Lot
    ES
    Lote
    IT
    Lotto
    PL
    Część zamówienia

    One part of a tender that can be bid for and awarded on its own. In the glossary

  • EN
    Buyer profile
    DE
    Beschafferprofil
    FR
    Profil d'acheteur
    ES
    Perfil de contratante
    IT
    Profilo di committente
    PL
    Profil nabywcy

    The buyer's own web page where its notices and documents are published.

  • EN
    Clarification questions
    DE
    Bieterfragen
    FR
    Questions des candidats
    ES
    Preguntas y aclaraciones
    IT
    Richieste di chiarimenti
    PL
    Wnioski o wyjaśnienie treści SWZ

    Written questions to the buyer; the answers are shared with every bidder.

Procedures and parties

21 concepts
  • EN
    Contracting authority
    DE
    Öffentlicher Auftraggeber
    FR
    Pouvoir adjudicateur
    ES
    Órgano de contratación (poder adjudicador)
    IT
    Stazione appaltante
    PL
    Zamawiający

    The public body that buys: a ministry, a city, a hospital, a public company.

  • EN
    Tenderer
    DE
    Bieter
    FR
    Soumissionnaire
    ES
    Licitador
    IT
    Offerente (operatore economico)
    PL
    Wykonawca

    The company that submits an offer.

  • EN
    Open procedure
    DE
    Offenes Verfahren
    FR
    Appel d'offres ouvert
    ES
    Procedimiento abierto
    IT
    Procedura aperta
    PL
    Przetarg nieograniczony

    Any company may submit an offer straight away, in one stage. In the glossary

  • EN
    Restricted procedure
    DE
    Nicht offenes Verfahren
    FR
    Appel d'offres restreint
    ES
    Procedimiento restringido
    IT
    Procedura ristretta
    PL
    Przetarg ograniczony

    Anyone may apply, but only the companies the buyer selects are invited to bid. In the glossary

  • EN
    Competitive procedure with negotiation
    DE
    Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb
    FR
    Procédure avec négociation
    ES
    Procedimiento de licitación con negociación
    IT
    Procedura competitiva con negoziazione
    PL
    Negocjacje z ogłoszeniem

    Selected companies submit a first offer and then negotiate it with the buyer. In the glossary

  • EN
    Negotiated procedure without prior publication
    DE
    Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb
    FR
    Marché négocié sans publicité ni mise en concurrence préalables
    ES
    Procedimiento negociado sin publicidad
    IT
    Procedura negoziata senza bando
    PL
    Negocjacje bez ogłoszenia

    The buyer invites companies of its choice without publishing a notice, in the cases the law allows.

  • EN
    Competitive dialogue
    DE
    Wettbewerblicher Dialog
    FR
    Dialogue compétitif
    ES
    Diálogo competitivo
    IT
    Dialogo competitivo
    PL
    Dialog konkurencyjny

    For complex projects: the solution is worked out in talks before final offers are asked for. In the glossary

  • EN
    Innovation partnership
    DE
    Innovationspartnerschaft
    FR
    Partenariat d'innovation
    ES
    Asociación para la innovación
    IT
    Partenariato per l'innovazione
    PL
    Partnerstwo innowacyjne

    The buyer pays for developing something that does not exist yet, then buys the result. In the glossary

  • EN
    Direct award
    DE
    Direktauftrag
    FR
    Achat direct (gré à gré)
    ES
    Adjudicación directa (contrato menor)
    IT
    Affidamento diretto
    PL
    Zamówienie z wolnej ręki

    A contract given to one company without a competition, usually for a small amount. In the glossary

  • EN
    Below-threshold procedure
    DE
    Unterschwellenvergabe
    FR
    Marché à procédure adaptée (MAPA)
    ES
    Procedimiento abierto simplificado
    IT
    Procedura sotto soglia
    PL
    Tryb podstawowy

    The lighter national route for contracts under the EU thresholds. In the glossary

  • EN
    EU threshold
    DE
    EU-Schwellenwert
    FR
    Seuil européen
    ES
    Umbral europeo (regulación armonizada)
    IT
    Soglia europea
    PL
    Próg unijny

    The contract value from which EU rules and EU-wide publication apply. In the glossary

  • EN
    Estimated value
    DE
    Geschätzter Auftragswert
    FR
    Valeur estimée du marché
    ES
    Valor estimado del contrato
    IT
    Valore stimato dell'appalto
    PL
    Szacunkowa wartość zamówienia

    The buyer's own forecast of what the whole contract is worth, before tax. In the glossary

  • EN
    Framework agreement
    DE
    Rahmenvereinbarung
    FR
    Accord-cadre
    ES
    Acuerdo marco
    IT
    Accordo quadro
    PL
    Umowa ramowa

    An umbrella deal that fixes terms now; the actual orders come later, without a new tender. In the glossary

  • EN
    Dynamic purchasing system
    DE
    Dynamisches Beschaffungssystem
    FR
    Système d'acquisition dynamique
    ES
    Sistema dinámico de adquisición
    IT
    Sistema dinamico di acquisizione
    PL
    Dynamiczny system zakupów

    An open electronic list of approved suppliers that a company may join at any time. In the glossary

  • EN
    Design contest
    DE
    Planungswettbewerb
    FR
    Concours
    ES
    Concurso de proyectos
    IT
    Concorso di progettazione
    PL
    Konkurs

    A jury picks a plan or design, mostly in architecture and engineering. In the glossary

  • EN
    Electronic auction
    DE
    Elektronische Auktion
    FR
    Enchère électronique
    ES
    Subasta electrónica
    IT
    Asta elettronica
    PL
    Aukcja elektroniczna

    A live online round in which bidders lower their prices after the first evaluation.

  • EN
    Request to participate
    DE
    Teilnahmeantrag
    FR
    Candidature
    ES
    Solicitud de participación
    IT
    Domanda di partecipazione
    PL
    Wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu

    Your application to be invited to bid, in procedures with two stages.

  • EN
    Preliminary market consultation
    DE
    Markterkundung
    FR
    Sourçage (consultation préalable du marché)
    ES
    Consulta preliminar del mercado
    IT
    Consultazione preliminare di mercato
    PL
    Wstępne konsultacje rynkowe

    The buyer asks the market for information before writing the tender; it is not yet a competition.

  • EN
    Consortium (joint tender)
    DE
    Bietergemeinschaft
    FR
    Groupement momentané d'entreprises (GME)
    ES
    Unión temporal de empresas (UTE)
    IT
    Raggruppamento temporaneo di imprese (RTI)
    PL
    Konsorcjum

    Several companies that bid together as one tenderer.

  • EN
    Subcontracting
    DE
    Unterauftragsvergabe (Nachunternehmer)
    FR
    Sous-traitance
    ES
    Subcontratación
    IT
    Subappalto
    PL
    Podwykonawstwo

    Passing part of the work to another company, which the buyer usually has to be told about.

  • EN
    Reliance on the capacities of other entities
    DE
    Eignungsleihe
    FR
    Recours aux capacités d'autres opérateurs
    ES
    Integración de la solvencia con medios externos
    IT
    Avvalimento
    PL
    Poleganie na zasobach innych podmiotów

    Using another company's experience or resources to meet a requirement you do not meet alone.

Deadlines

9 concepts
  • EN
    Deadline for receipt of tenders
    DE
    Angebotsfrist
    FR
    Date limite de remise des offres
    ES
    Plazo de presentación de ofertas
    IT
    Termine per la presentazione delle offerte
    PL
    Termin składania ofert

    The day and hour by which your offer must be in; a late offer is rejected.

  • EN
    Deadline for requests to participate
    DE
    Teilnahmefrist
    FR
    Date limite de remise des candidatures
    ES
    Plazo de presentación de solicitudes de participación
    IT
    Termine per le domande di partecipazione
    PL
    Termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału

    In two-stage procedures, the date by which you must apply to be invited.

  • EN
    Deadline for questions
    DE
    Frist für Bieterfragen
    FR
    Date limite pour poser des questions
    ES
    Plazo para solicitar aclaraciones
    IT
    Termine per le richieste di chiarimenti
    PL
    Termin na wnioski o wyjaśnienie treści SWZ

    The last day the buyer still has to answer questions about the documents.

  • EN
    Tender validity period
    DE
    Bindefrist
    FR
    Délai de validité des offres
    ES
    Plazo de mantenimiento de la oferta
    IT
    Termine di validità dell'offerta
    PL
    Termin związania ofertą

    How long you are bound by your offer after the deadline and cannot withdraw it.

  • EN
    Opening of tenders
    DE
    Angebotsöffnung
    FR
    Ouverture des plis
    ES
    Apertura de proposiciones
    IT
    Apertura delle offerte
    PL
    Otwarcie ofert

    The moment after the deadline when the buyer opens the offers received.

  • EN
    Standstill period
    DE
    Wartefrist (Stillhaltefrist)
    FR
    Délai de standstill
    ES
    Plazo de espera antes de la formalización
    IT
    Termine dilatorio (stand still)
    PL
    Okres standstill

    The days between the award decision and the signature, left for losing bidders to challenge.

  • EN
    Site visit
    DE
    Ortsbesichtigung
    FR
    Visite sur site
    ES
    Visita a las instalaciones
    IT
    Sopralluogo
    PL
    Wizja lokalna

    A visit to the place of the works or service before bidding, sometimes compulsory and on a fixed date.

  • EN
    Contract duration
    DE
    Vertragslaufzeit
    FR
    Durée du marché
    ES
    Plazo de ejecución (duración del contrato)
    IT
    Durata dell'appalto
    PL
    Termin wykonania zamówienia

    How long the contract runs, or by when the work must be finished.

  • EN
    Extension of the deadline
    DE
    Fristverlängerung
    FR
    Report de la date limite
    ES
    Ampliación del plazo
    IT
    Proroga del termine
    PL
    Przedłużenie terminu składania ofert

    The buyer moves the deadline later, usually after changing the documents.

Guarantees and suitability

11 concepts
  • EN
    Tender guarantee (bid bond)
    DE
    Bietungssicherheit
    FR
    Garantie de soumission
    ES
    Garantía provisional
    IT
    Garanzia provvisoria
    PL
    Wadium

    Money or a bond lodged with the offer, lost if you withdraw or refuse to sign.

  • EN
    Performance guarantee
    DE
    Vertragserfüllungssicherheit
    FR
    Retenue de garantie (ou garantie à première demande)
    ES
    Garantía definitiva
    IT
    Garanzia definitiva
    PL
    Zabezpieczenie należytego wykonania umowy

    Security the winner lodges to cover a contract that is not properly carried out.

  • EN
    Bank guarantee
    DE
    Bankbürgschaft
    FR
    Caution bancaire
    ES
    Aval bancario
    IT
    Fideiussione bancaria
    PL
    Gwarancja bankowa

    A bank's written promise to pay the buyer if you fail.

  • EN
    Surety bond (insurance guarantee)
    DE
    Kautionsversicherung
    FR
    Assurance-caution
    ES
    Seguro de caución
    IT
    Polizza fideiussoria
    PL
    Gwarancja ubezpieczeniowa

    The same promise issued by an insurer, usually cheaper than a bank guarantee.

  • EN
    Defects liability period
    DE
    Gewährleistungsfrist
    FR
    Délai de garantie
    ES
    Plazo de garantía
    IT
    Periodo di garanzia
    PL
    Okres rękojmi i gwarancji

    The time after delivery during which you must repair defects at your own cost.

  • EN
    Professional liability insurance
    DE
    Berufshaftpflichtversicherung
    FR
    Assurance responsabilité civile professionnelle
    ES
    Seguro de responsabilidad civil profesional
    IT
    Polizza di responsabilità civile professionale
    PL
    Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej (OC)

    Cover for damage your work may cause, often required up to a stated amount.

  • EN
    Exclusion grounds
    DE
    Ausschlussgründe
    FR
    Motifs d'exclusion
    ES
    Prohibiciones de contratar
    IT
    Cause di esclusione
    PL
    Podstawy wykluczenia

    Situations that bar a company from bidding: convictions, unpaid taxes, insolvency.

  • EN
    Selection criteria
    DE
    Eignungskriterien
    FR
    Critères de sélection des candidatures
    ES
    Criterios de solvencia
    IT
    Requisiti di partecipazione
    PL
    Warunki udziału w postępowaniu

    The minimum a company must show to be allowed to bid: finances, experience, staff.

  • EN
    Economic and financial standing
    DE
    Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
    FR
    Capacité économique et financière
    ES
    Solvencia económica y financiera
    IT
    Capacità economica e finanziaria
    PL
    Sytuacja ekonomiczna lub finansowa

    Proof that the company is financially solid enough, often a minimum yearly turnover.

  • EN
    Technical and professional ability
    DE
    Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
    FR
    Capacités techniques et professionnelles
    ES
    Solvencia técnica o profesional
    IT
    Capacità tecniche e professionali
    PL
    Zdolność techniczna lub zawodowa

    Proof that the company has done similar work and has the people and equipment for it.

  • EN
    References
    DE
    Referenzen
    FR
    Références
    ES
    Certificados de buena ejecución
    IT
    Referenze (servizi analoghi)
    PL
    Wykaz wykonanych zamówień (referencje)

    Past contracts of similar size and subject, with a client who confirms them.

Award

9 concepts
  • EN
    Award criteria
    DE
    Zuschlagskriterien
    FR
    Critères d'attribution
    ES
    Criterios de adjudicación
    IT
    Criteri di aggiudicazione
    PL
    Kryteria oceny ofert

    What the offers are scored on, each with its weight: price, quality, delivery time. In the glossary

  • EN
    Most economically advantageous tender (MEAT)
    DE
    Wirtschaftlichstes Angebot
    FR
    Offre économiquement la plus avantageuse
    ES
    Mejor relación calidad-precio
    IT
    Offerta economicamente più vantaggiosa (OEPV)
    PL
    Oferta najkorzystniejsza

    The offer with the best mix of price and quality, not simply the cheapest.

  • EN
    Lowest price
    DE
    Niedrigster Preis
    FR
    Prix le plus bas
    ES
    Precio más bajo
    IT
    Minor prezzo
    PL
    Najniższa cena

    Price is the only criterion: the cheapest valid offer wins.

  • EN
    Abnormally low tender
    DE
    Ungewöhnlich niedriges Angebot
    FR
    Offre anormalement basse
    ES
    Oferta anormalmente baja (baja temeraria)
    IT
    Offerta anormalmente bassa
    PL
    Rażąco niska cena

    A price so low that the buyer must ask you to justify it, and may reject the offer.

  • EN
    Award of the contract
    DE
    Zuschlag
    FR
    Attribution du marché
    ES
    Adjudicación
    IT
    Aggiudicazione
    PL
    Wybór najkorzystniejszej oferty

    The buyer's decision that names the winning offer.

  • EN
    Contract award notice
    DE
    Vergabebekanntmachung
    FR
    Avis d'attribution
    ES
    Anuncio de adjudicación
    IT
    Avviso di aggiudicazione (esito di gara)
    PL
    Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia

    The published result: who won, for how much, and how many offers were received. In the glossary

  • EN
    Notification to unsuccessful tenderers
    DE
    Vorabinformation (§ 134 GWB)
    FR
    Lettre de rejet
    ES
    Notificación de la adjudicación
    IT
    Comunicazione di aggiudicazione
    PL
    Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty

    The letter that tells each bidder who won and why, and starts the clock for a challenge.

  • EN
    Review procedure (appeal)
    DE
    Nachprüfungsverfahren
    FR
    Référé précontractuel
    ES
    Recurso especial en materia de contratación
    IT
    Ricorso al TAR
    PL
    Odwołanie do Krajowej Izby Odwoławczej (KIO)

    The legal challenge a bidder can bring against the documents or the award.

  • EN
    Cancellation of the procedure
    DE
    Aufhebung des Vergabeverfahrens
    FR
    Déclaration sans suite
    ES
    Desistimiento del procedimiento
    IT
    Revoca della gara
    PL
    Unieważnienie postępowania

    The buyer stops the tender without awarding a contract.

Contract

11 concepts
  • EN
    Conclusion of the contract
    DE
    Vertragsschluss
    FR
    Notification du marché
    ES
    Formalización del contrato
    IT
    Stipula del contratto
    PL
    Zawarcie umowy

    The signature that turns the award into a binding contract.

  • EN
    Modification of the contract
    DE
    Auftragsänderung
    FR
    Avenant (modification du marché)
    ES
    Modificación del contrato
    IT
    Modifica del contratto (variante)
    PL
    Zmiana umowy

    A change to a signed contract, allowed only within the limits the law sets.

  • EN
    Price revision
    DE
    Preisgleitklausel
    FR
    Révision des prix
    ES
    Revisión de precios
    IT
    Revisione dei prezzi
    PL
    Waloryzacja wynagrodzenia

    A clause that adjusts the price when costs move, by a formula or an index.

  • EN
    Contractual penalties
    DE
    Vertragsstrafe
    FR
    Pénalités de retard
    ES
    Penalidades
    IT
    Penali
    PL
    Kary umowne

    Fixed sums deducted when you are late or do not deliver what was agreed.

  • EN
    Advance payment
    DE
    Vorauszahlung
    FR
    Avance
    ES
    Pago anticipado (anticipo)
    IT
    Anticipazione del prezzo
    PL
    Zaliczka

    Part of the price paid before the work starts.

  • EN
    Interim payments
    DE
    Abschlagszahlungen
    FR
    Acomptes
    ES
    Abonos a cuenta (certificaciones)
    IT
    Stati di avanzamento lavori (SAL)
    PL
    Płatności częściowe

    Payments made in steps as the work progresses.

  • EN
    Acceptance
    DE
    Abnahme
    FR
    Réception
    ES
    Recepción
    IT
    Collaudo (verifica di conformità)
    PL
    Odbiór

    The buyer's formal confirmation that the work is finished and conforms.

  • EN
    Termination of the contract
    DE
    Kündigung
    FR
    Résiliation
    ES
    Resolución del contrato
    IT
    Risoluzione del contratto
    PL
    Odstąpienie od umowy

    Ending the contract before its term, for a breach or for a reason the law names.

  • EN
    Renewal (extension option)
    DE
    Verlängerungsoption
    FR
    Reconduction
    ES
    Prórroga
    IT
    Rinnovo (opzione di proroga)
    PL
    Prawo opcji (przedłużenie umowy)

    A right written into the contract to prolong it without a new tender.

  • EN
    Call-off (order under a framework)
    DE
    Einzelabruf
    FR
    Bon de commande (marché subséquent)
    ES
    Contrato basado en un acuerdo marco
    IT
    Appalto specifico (contratto attuativo)
    PL
    Zamówienie wykonawcze

    One actual order placed under a framework agreement.

  • EN
    Electronic invoice
    DE
    E-Rechnung (XRechnung)
    FR
    Facture électronique (Chorus Pro)
    ES
    Factura electrónica (FACe)
    IT
    Fattura elettronica (FatturaPA)
    PL
    Faktura ustrukturyzowana (KSeF, PEF)

    The structured invoice a public buyer requires, sent through its official platform.

The terms are the ones used in Germany, France, Spain, Italy and Poland. Other countries that share a language (Austria, Belgium, Switzerland, Ireland) sometimes use another word.

For the longer explanation behind these words, see the glossary: Procurement glossary

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