Wycena oferty w zamówieniu publicznym: jak ustawić cenę, która wygrywa i jeszcze zarabia

W sprzedaży prywatnej cena jest rozmową. W zamówieniach publicznych jest liczbą, którą wpisuje się raz, w zapieczętowanej kopercie, bez drugiej rundy. Jeśli ustawi się ją dobrze, wygrywa się zlecenie przy marży, z którą można żyć. Jeśli w jedną stronę - przegrywa się z konkurentem; w drugą - wygrywa się kontrakt, który przez trzy lata przynosi stratę.

Ten poradnik dotyczy robienia tego dobrze: zrozumienia, jak cena będzie oceniana, ile rynek płacił wcześniej i co musi zawierać własna liczba.

Krok pierwszy: przeczytajcie wzór oceny, zanim wycenicie cokolwiek

Każde postępowanie określa, jak cena będzie oceniana, zwykle w dokumentach zamówienia, a nie w ogłoszeniu. Trzy modele obejmują niemal wszystkie przypadki:

• Wygrywa najniższa cena. Liczy się tylko najtańsza zgodna z wymaganiami oferta. Jakość jest bramką spełnia/nie spełnia, a nie oceną. Typowe dla dostaw i prostych usług.
• Cena jako kryterium ważone. Kryteria oceny ofert nadają cenie wagę, powiedzmy 40 procent, a jakości resztę. W ramach części cenowej wzór przelicza cenę każdego wykonawcy na punkty.
• Cena stała, konkurencja jakością. Zamawiający ustala budżet, a wykonawcy konkurują tym, co dostarczą za tę kwotę. Rzadkie, ale wyraźnie dopuszczone przez artykuł 67 dyrektywy 2014/24/UE.

Wzór w drugim modelu ma większe znaczenie niż waga. Dwa częste warianty zachowują się zupełnie inaczej:

1. Proporcjonalny do najniższej. Punkty to najniższa cena podzielona przez cenę oferenta, razy maksimum. Każde euro rabatu daje punkty, ale z malejącym efektem: przejście z 10 do 20 procent poniżej lidera daje mniej niż pierwsze 10 procent.
2. Liniowy między granicami. Pełne punkty przy najniższej cenie, zero przy pewnym suficie (szacunku lub procentu powyżej najniższej). Tu euro jest warte tyle samo w każdym punkcie przedziału, a cena powyżej sufitu może nie dać żadnych punktów.

Zanim zdecydujecie o rabacie, policzcie, ile punktów kupuje, a potem porównajcie to z tym, co ten sam wysiłek kupiłby w ocenie jakościowej. Wykonawca, który odkryje, że 5 procent ceny to 2 punkty, a lepszy plan wdrożenia to 8 punktów, właśnie dowiedział się, gdzie spędzić weekend.

Krok drugi: ustalcie, ile rynek płacił

Publiczny rejestr jest waszym punktem odniesienia. Dla swoich kodów CPV i docelowych krajów pobierzcie ostatnie dwa lata ogłoszeń o udzieleniu zamówienia i zanotujcie dla każdego: szacunek zamawiającego, wartość zwycięskiej oferty i liczbę wykonawców.

Wynikają z tego trzy liczby:

• Typowy rabat względem szacunku. W wielu rynkach usługowych zwycięska oferta ląduje 10 do 25 procent poniżej szacunku. W robotach budowlanych może to być więcej w słabym roku i nic w ruchliwym.
• Rozrzut. Jeśli zwycięzcy skupiają się blisko siebie, rynek znalazł swoją cenę i trzeba ją dorównać. Jeśli rozchodzą się szeroko, decydują różnice jakościowe lub w specyfikacji, a cena jest mniej rozstrzygająca, niż się wydaje.
• Własna historia zamawiającego. Ta sama instytucja zamawiająca zwykle kupuje w ten sam sposób. Strony postępowań Aperlena pokazują, ile zamawiający płacił wcześniej w tym samym sektorze: dolny kwartyl, medianę i górny kwartyl przeszłych rozstrzygnięć oraz gdzie obecny szacunek się mieści.

Sam szacunek traktujcie z szacunkiem. Zamawiający mają obowiązek szacować uczciwie, a szacunek często powstaje z ceny ostatniego kontraktu plus inflacja. Postępowanie, którego szacunek jest znacznie powyżej niedawnych rozstrzygnięć, zwykle oznacza, że zakres urósł; znacznie poniżej - że zamawiający testuje rynek albo ma mniej pieniędzy, niż praca wymaga.

Krok trzeci: zbudujcie koszt, który da się obronić

Cena publiczna nie jest liczbą sprzedażową; to obietnica, którą trzeba będzie wyjaśnić, jeśli zostanie zakwestionowana. Budujcie ją od dołu:

• Praca bezpośrednia po realnych pełnych stawkach, dla godzin, które specyfikacja faktycznie implikuje. Przeczytajcie projekt umowy pod kątem poziomów usług, czasów reakcji i obowiązków raportowania; każdy z nich to godziny.
• Materiały i podwykonawcy po cenach z ofert, z zobowiązaniem podwykonawcy na piśmie, jeśli jego udział jest istotny. Przepisy o podwykonawstwie mogą wymagać ich wskazania.
• Warunki kontraktowe, które kosztują. Poziomy ubezpieczeń, gwarancje należytego wykonania, kary, obowiązki przejęcia pracowników, szkolenia, poświadczenia bezpieczeństwa, klauzule środowiskowe lub społeczne. One żyją w projekcie umowy, a każdy z nich ma swoją cenę.
• Czas trwania i indeksacja. Czteroletni kontrakt po cenie stałej to zakład o inflację. Sprawdźcie, czy umowa ma klauzulę waloryzacji ceny; jeśli nie, wycenić trzeba ryzyko.
• Odzyskanie kosztu przygotowania oferty. Poważna oferta to dni pracy. Rozłóżcie ten koszt na kontrakty, które spodziewacie się wygrać, a nie na te, o które się ubiegacie.

Wynik to wasze dno. Wszystko poniżej to strata, którą wybieracie świadomie, co czasem jest strategią, a nigdy wypadkiem.

Krok czwarty: wybierzcie pozycję

Mając wzór, punkt odniesienia i dno, decyzja staje się konkretna. Trzy pozycje są częste:

• Dorównać rynkowi. Cena przy typowym rabacie zwycięzców, wygrana jakością lub referencjami. Domyślny wybór dla ugruntowanego wykonawcy.
• Kupić referencję. Cena blisko dna, by wygrać pierwszy kontrakt z danym zamawiającym lub w nowym kraju, akceptując cienką marżę za dorobek. Zróbcie to świadomie, raz, i upewnijcie się, że kontrakt nie może rozrosnąć się w stratę.
• Cena za wartość. Cena powyżej rynku tam, gdzie waga jakości jest wysoka, a wasza oferta jest rzeczywiście lepsza. To działa tylko wtedy, gdy ocena naprawdę nagradza jakość; przeczytajcie wzór jeszcze raz, zanim na to postawicie.

Przykład obliczeniowy dla obu wzorów

Trzech wykonawców, cena ważona 60 punktami. A oferuje 100 000 euro, B 110 000, a C 125 000.

Wzór proporcjonalny: punkty to 60 razy najniższa cena podzielona przez cenę oferenta. A dostaje 60, B 54,5, C 48. Bycie o 10 procent droższym od lidera kosztowało B 5,5 punktu; bycie o 25 procent droższym kosztowało C 12 punktów. Skala jest łagodna: wykonawca z mocniejszą ofertą jakościową może pozwolić sobie na drugie miejsce w cenie.

Wzór liniowy, który daje 60 punktów przy najniższej cenie i zero przy 30 procentach powyżej niej: A dostaje 60, B 40, C 10. Ta sama luka 10 procent kosztuje teraz B 20 punktów, a cena C praktycznie go eliminuje. Przy tym wzorze dyscyplina cenowa nie jest opcją.

Dodajcie teraz ocenę jakościową. Jeśli jakość niesie 40 punktów, a oferta B jest rzeczywiście lepsza, B musi pokonać A o 5,5 punktu jakościowego przy pierwszym wzorze i o 20 przy drugim. Pierwsze zdarza się często; drugie prawie nigdy. Te same trzy ceny, ten sam zamawiający, dwóch różnych zwycięzców, rozstrzygnięte jednym zdaniem w dokumentach zamówienia, którego wielu wykonawców nigdy nie czyta. Przeczytajcie je i policzcie te liczby z własną ceną, zanim zdecydujecie.

Dwa klasyczne błędy

Cena poniżej progu rażąco niskiej oferty. Każdy zamawiający musi zbadać ofertę, której cena wygląda na zbyt niską, i może ją odrzucić, jeśli wyjaśnienie nie się broni. Cena, której nie da się uzasadnić realnymi kosztami, nie jest śmiałą ofertą; to dyskwalifikacja z dodatkowymi krokami. Poradnik o rażąco niskich ofertach wyjaśnia, co uruchamia pytanie i jak na nie odpowiedzieć.

Wycena ogłoszenia zamiast kontraktu. Ogłoszenie podaje wartość i czas trwania; projekt umowy podaje obowiązki. Wykonawcy, którzy wyceniają na podstawie ogłoszenia, odkrywają obowiązki po podpisaniu. Najpierw przeczytajcie umowę, potem wyceniajcie.

Po rozstrzygnięciu

Niezależnie od tego, czy wygracie, czy przegrajcie, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia poda zwycięską cenę. Zapiszcie ją obok swojej. Po dziesięciu postępowaniach będziecie wiedzieć, w liczbach, czy jesteście systematycznie za drogo, za tanio, czy przegrywacie jakością, a to jest warte więcej niż jakikolwiek wzór wyceny.