Prezzare una gara pubblica: come fissare un prezzo che vinca e che paghi ancora

Nelle vendite private il prezzo è una conversazione. Negli appalti pubblici è un numero che si scrive una sola volta, in una busta sigillata, senza una seconda tornata. Se lo si calcola bene si vince un lavoro con un margine sostenibile. Se lo si calcola male in una direzione si perde contro un concorrente; nell'altra si vince un contratto che fa perdere denaro per tre anni.

Questa guida riguarda il calcolarlo bene: capire come il proprio prezzo sarà valutato, quanto il mercato ha pagato in passato e cosa deve contenere il proprio numero.

Primo passo: leggere la formula di valutazione prima di prezzare qualsiasi cosa

Ogni gara indica come il prezzo sarà valutato, di solito nei documenti di gara piuttosto che nel bando. Tre modelli coprono quasi tutti i casi:

• Vince il prezzo più basso. Conta solo l'offerta conforme più economica. La qualità è una soglia di ammissione, non un punteggio. Comune per forniture e servizi semplici.
• Il prezzo come criterio ponderato. I criteri di aggiudicazione assegnano al prezzo un peso, ad esempio il 40 percento, e alla qualità il resto. All'interno della parte prezzo, una formula trasforma il prezzo di ciascun offerente in punti.
• Prezzo fisso, competizione sulla qualità. La stazione appaltante fissa il budget e gli offerenti competono su ciò che consegnano per quel budget. Raro, ma espressamente ammesso dall'articolo 67 della direttiva 2014/24/UE.

La formula all'interno del secondo modello conta più del peso. Due versioni comuni si comportano in modo molto diverso:

1. Proporzionale al più basso. I punti sono pari al prezzo più basso diviso per il proprio prezzo, moltiplicato per il massimo. Ogni euro di sconto guadagna punti, ma con rendimenti decrescenti: passare dal 10 al 20 percento sotto il leader frutta meno del primo 10 percento.
2. Lineare tra limiti. Punti massimi al prezzo più basso, zero a una certa soglia massima (la stima, o una percentuale sopra il più basso). Qui un euro vale lo stesso in ogni punto dell'intervallo, e un prezzo sopra la soglia può non valere alcun punto.

Prima di decidere uno sconto, calcolare quanti punti acquista, poi confrontare quanto la stessa fatica acquisterebbe nel punteggio di qualità. Un offerente che scopre che il 5 percento di prezzo vale 2 punti mentre un piano di attuazione migliore vale 8 punti ha appena capito dove passare il fine settimana.

Secondo passo: scoprire quanto il mercato ha pagato

Il registro pubblico è il proprio punto di riferimento. Per i propri codici CPV e i paesi target, estrarre gli ultimi due anni di avvisi di aggiudicazione e annotare, per ciascuno, la stima della stazione appaltante, il valore aggiudicato e il numero di offerenti.

Tre numeri ne emergono:

• Lo sconto tipico rispetto alla stima. In molti mercati di servizi l'offerta vincente si colloca dal 10 al 25 percento sotto la stima. Nei lavori può essere di più in un anno lento e nulla in un anno pieno.
• La dispersione. Se i vincitori si raggruppano strettamente, il mercato ha trovato il suo prezzo e bisogna allinearsi. Se variano ampiamente, sono le differenze di qualità o di specifiche a decidere, e il prezzo è meno determinante di quanto sembri.
• La storia della stazione appaltante stessa. La stessa amministrazione tende ad acquistare sempre allo stesso modo. Le pagine delle gare di Aperlena mostrano quanto la stazione appaltante ha pagato in passato nello stesso settore: il quartile inferiore, la mediana e il quartile superiore dei suoi aggiudicamenti passati, e dove la stima attuale si colloca rispetto ad essi.

Trattare la stima stessa con rispetto. Le stazioni appaltanti sono tenute a stimare in modo onesto, e una stima è spesso costruita a partire dal prezzo dell'ultimo contratto più l'inflazione. Una gara la cui stima è molto sopra gli aggiudicamenti recenti di solito significa che l'ambito è cresciuto; una molto sotto di solito significa che la stazione appaltante sta sondando il mercato o ha meno denaro di quanto il lavoro richieda.

Terzo passo: costruire un costo difendibile

Un prezzo pubblico non è una cifra commerciale; è una promessa che si dovrà spiegare se viene messa in discussione. Costruirlo dal basso:

• Manodopera diretta a tassi reali comprensivi di oneri, per le ore che la specifica implica effettivamente. Leggere la bozza di contratto per livelli di servizio, tempi di risposta e obblighi di rendicontazione; ognuno di essi sono ore.
• Materiali e subappaltatori a prezzi quotati, con l'impegno del subappaltatore per iscritto se la sua quota è significativa. Le regole sulla subappalto possono richiedere di indicarli.
• Condizioni contrattuali che costano denaro. Livelli assicurativi, garanzie di buona fine, penali, obblighi di trasferimento del personale, formazione, autorizzazioni di sicurezza, clausole verdi o sociali. Queste vivono nella bozza di contratto, e ognuna di esse ha un prezzo.
• Durata e indicizzazione. Un contratto quadriennale a prezzo fisso è una scommessa sull'inflazione. Verificare se il contratto contiene una clausola di revisione dei prezzi; in caso contrario, prezzare il rischio.
• Recupero del costo di presentazione dell'offerta. Un'offerta seria costa giorni di lavoro. Ammortizzarla sui contratti che si prevede di vincere, non su quelli a cui si partecipa.

Il risultato è il proprio pavimento. Tutto ciò che sta sotto è una perdita che si sceglie di accettare, il che a volte è una strategia e mai un caso.

Quarto passo: scegliere la propria posizione

Con la formula, il punto di riferimento e il pavimento in mano, la decisione diventa concreta. Tre posizioni sono comuni:

• Allinearsi al mercato. Prezzare allo sconto tipico del vincitore, vincere sulla qualità o sui riferimenti. L'opzione predefinita per un offerente affermato.
• Acquistare il riferimento. Prezzare vicino al pavimento per vincere un primo contratto con una stazione appaltante o in un nuovo paese, accettando un margine sottile in cambio del track record. Farlo consapevolmente, una volta sola, e assicurarsi che il contratto non possa espandersi fino a diventare una perdita.
• Prezzare per valore. Prezzare sopra il mercato quando il peso della qualità è elevato e la propria offerta è genuinamente migliore. Funziona solo quando la valutazione premia davvero la qualità; rileggere la formula prima di puntarci.

Un esempio svolto delle due formule

Tre offerenti, prezzo ponderato a 60 punti. A offre 100.000 euro, B 110.000 e C 125.000.

Con la formula proporzionale, i punti sono pari a 60 volte il prezzo più basso diviso per il prezzo dell'offerente. A totalizza 60, B totalizza 54,5, C totalizza 48. Essere il 10 percento più caro del leader è costato a B 5,5 punti; essere il 25 percento più caro è costato a C 12 punti. La scala è delicata: un offerente con un'offerta di qualità più forte può permettersi di essere secondo sul prezzo.

Con una formula lineare che assegna 60 punti al prezzo più basso e zero al 30 percento sopra di esso, A totalizza 60, B totalizza 40, C totalizza 10. Lo stesso scarto del 10 percento ora costa a B 20 punti, e il prezzo di C lo ha quasi azzerato. Con questa formula, la disciplina sui prezzi non è facoltativa.

Ora si aggiunga il punteggio di qualità. Se la qualità vale 40 punti e l'offerta di B è genuinamente migliore, B deve superare A di 5,5 punti di qualità con la prima formula e di 20 con la seconda. La prima è comune; la seconda quasi mai accade. Stessi tre prezzi, stessa stazione appaltante, due vincitori diversi, decisi da una riga nei documenti di gara che molti offerenti non leggono mai. Leggerla, e fare questi conti con il proprio prezzo prima di decidere.

I due classici errori

Prezzare sotto la soglia dell'anomalia. Ogni stazione appaltante deve esaminare un'offerta il cui prezzo appare troppo basso, e può respingerla se la spiegazione non regge. Un prezzo che non può essere giustificato con costi reali non è un'offerta audace; è una esclusione con passaggi aggiuntivi. La guida sulle offerte anormalmente basse spiega cosa suscita la domanda e come rispondervi.

Prezzare il bando invece del contratto. Il bando indica un valore e una durata; la bozza di contratto indica gli obblighi. Gli offerenti che prezzano dal bando scoprono gli obblighi dopo la firma. Prima leggere il contratto, poi prezzare.

Dopo l'aggiudicazione

Che si vinca o si perda, l'avviso di aggiudicazione indicherà il prezzo del vincitore. Annotarlo accanto al proprio. Dopo dieci gare si saprà, in numeri, se si è sistematicamente troppo alti, troppo bassi, o se si perde sulla qualità, e questo vale più di qualsiasi formula di pricing.