Offerte anormalmente basse: quando un prezzo basso ti fa escludere e come difenderlo

L'offerta più economica non vince sempre. Se il vostro prezzo appare troppo basso per essere realistico, la stazione appaltante è tenuta a chiedervi di spiegarlo ed è legittimata a respingere la vostra offerta se la spiegazione non convince. Gli offerenti incontrano questa regola due volte: quando il proprio prezzo aggressivo viene contestato, e quando un concorrente si aggiudica la gara con un prezzo che non può in alcun modo coprire il lavoro.

Questa guida affronta entrambi i profili.

La regola

L'articolo 69 della Direttiva 2014/24/UE stabilisce che quando un'offerta appare anormalmente bassa rispetto ai lavori, alle forniture o ai servizi, la stazione appaltante deve richiedere all'offerente di spiegare il prezzo. La stazione appaltante valuta quindi la spiegazione e può respingere l'offerta soltanto qualora gli elementi probatori non rendano conto in modo soddisfacente del livello basso. Due casi sono più stringenti:

• Se il prezzo è basso perché l'offerente viola obblighi in materia ambientale, sociale o di diritto del lavoro (articolo 18, paragrafo 2), la stazione appaltante deve respingerlo.
• Se il prezzo è basso a causa di aiuti di Stato, la stazione appaltante può respingere l'offerta solo dopo aver consultato l'offerente e solo se l'aiuto non può essere dimostrato come lecito. Nella pratica questo caso è raro al di fuori di pochi settori.

La parola "appare" è rilevante. La direttiva non definisce una soglia. Il diritto nazionale e le stazioni appaltanti lo fanno, in diversi modi.

Cosa attiva la richiesta

Tre meccanismi sono comuni in tutta l'UE:

1. Una formula nel diritto nazionale. Spagna e Italia, tra gli altri, ne fissano una nella legge: un'offerta è considerata anomala quando scende di una percentuale stabilita sotto la media delle altre offerte, o sotto la stima, con regole che cambiano quando gli offerenti sono pochi. La formula è nei documenti di gara o nel diritto nazionale che i documenti richiamano.
2. Una soglia fissata dalla stazione appaltante. Alcuni documenti di gara indicano un proprio criterio, ad esempio "qualsiasi prezzo inferiore del 20 percento alla stima".
3. Giudizio. Dove nulla è scritto, la commissione di valutazione decide ciò che appare non plausibile. Un prezzo ben al di sotto di ogni concorrente e della stima verrà messo in discussione; un prezzo che è semplicemente il più basso no.

Conoscete il criterio prima di formulare il prezzo. Se una presunzione nazionale scatta al 20 percento sotto la media, uno sconto del 22 percento vi espone a un esercizio di giustificazione scritta e a un rischio di respingimento; uno sconto del 19 percento no. La guida ai prezzi spiega come posizionarsi in modo consapevole.

Cosa chiederà la stazione appaltante e cosa vale come risposta

La richiesta è di solito una lettera con un termine di pochi giorni. Può chiedere in generale una giustificazione, oppure indicare parti specifiche del prezzo. La direttiva elenca i tipi di spiegazione che la stazione appaltante deve considerare:

• L'economia del vostro metodo. Un processo produttivo, un modello di erogazione del servizio o un metodo costruttivo genuinamente più economico di quello usato dai concorrenti.
• Soluzioni tecniche o condizioni eccezionalmente favorevoli a vostra disposizione: una base locale esistente, attrezzature già ammortizzate, materiali acquistati con un contratto di lungo periodo.
• L'originalità di quanto proposto.
• Il rispetto degli obblighi di cui all'articolo 18, paragrafo 2: diritto ambientale, sociale e del lavoro, compresi i contratti collettivi. È quello che la stazione appaltante deve verificare.
• Il rispetto degli stessi obblighi da parte dei vostri subappaltatori.
• Gli aiuti di Stato, se presenti.

Cosa non vale: "vogliamo il riferimento", "accettiamo un margine basso", "i nostri concorrenti sono sovraprezzati". Tutto ciò può essere vero e nessuna di queste affermazioni spiega come il lavoro verrà svolto con quel denaro.

Redigere una giustificazione che regga

Una buona giustificazione è un'analisi dei costi con prove a supporto, non una lettera di intenti. Strutturatela come la leggerà la stazione appaltante:

1. Riformulate l'oggetto così come l'avete compreso dai documenti, così che la stazione appaltante possa verificare che non state prezzando un incarico più piccolo.
2. Scomponete il prezzo nelle sue componenti: manodopera per ruolo e ore, materiali, subappaltatori, attrezzature, costi generali, margine. Riconciliate il totale con il prezzo dell'offerta in modo esatto.
3. Provate le tariffe. Buste paga o tabelle dei contratti collettivi per la manodopera, preventivi dei fornitori per i materiali, documenti di proprietà per le attrezzature. Se la vostra tariffa di manodopera è inferiore al contratto collettivo di settore, aspettatevi il respingimento; se è conforme al contratto e le vostre ore sono inferiori grazie al metodo, spiegate il metodo.
4. Indicate la condizione favorevole e provatela: il deposito a 3 km dal cantiere, il prezzo quadro con il vostro fornitore, il software già realizzato per altro cliente.
5. Mostrate il margine. Un piccolo margine positivo è credibile. Un margine zero o negativo richiede una ragione imprenditoriale che la stazione appaltante possa accettare, e molte commissioni di valutazione non ne accettano nessuna.
6. Rispondete a ogni punto specifico sollevato dalla stazione appaltante, nel suo ordine, con un titolo per ciascuno.

Mantenete un tono fattuale. La commissione cerca un motivo per tenervi in gara, perché respingere un'offerta bassa significa anche pagare di più; datene uno.

Un esempio applicato di presunzione

La regola spagnola di default per le procedure valutate sul solo prezzo, che molti documenti di gara riprendono e adattano, funziona in base al numero di offerenti. Con una sola offerta, si presume anormale se è inferiore al 25 percento rispetto alla stima. Con due, se una è inferiore a più del 20 percento rispetto all'altra. Con tre o più, se è inferiore a più del 10 percento rispetto alla media aritmetica di tutte le offerte, dopo aver prima messo da parte ogni offerta che sia essa stessa superiore a più del 10 percento rispetto a quella media (con esattamente tre offerte, solo la più alta).

Cinque offerenti propongono 940, 900, 880, 860 e 700 mila euro. La media è 856. Nulla supera tale media di più del 10 percento, quindi nulla viene messo da parte. Il 10 percento sotto 856 è 770: l'offerta da 700 si presume anormale e il suo offerente riceverà la lettera. L'offerta da 860, inferiore di appena il 12 percento alla stima di 980, non viene affatto messa in discussione.

Due insegnamenti. Il criterio è di solito relativo alle altre offerte, non alla stima, quindi non potete calcolarlo in anticipo con certezza; potete solo stimare dove si collocherà il campo di offerte dalla storia degli aggiudicamenti e restare sopra la linea probabile. E un solo concorrente molto basso trascina giù la media per tutti, motivo per cui gli offerenti aggressivi trascinano occasionalmente con sé nella procedura di giustificazione un secondo offerente, altrimenti al sicuro.

Quando il prezzo di un concorrente è impossibile

La regola vale in entrambe le direzioni. Se venite battuti da un prezzo che non può coprire il salario minimo legale per le ore richieste dal contratto, avete motivo di agire:

• Prima dell'aggiudicazione, scrivete alla stazione appaltante indicando, con numeri, perché il prezzo non può essere conforme, e chiedete che l'articolo 69 sia applicato. Le stazioni appaltanti sono tenute a indagare; una richiesta motivata rende difficile non farlo.
• Dopo l'aggiudicazione, il periodo di standstill esiste proprio per questo. La guida impugnare una decisione spiega i termini. Un organo di ricorso chiederà se la stazione appaltante abbia effettivamente esaminato il prezzo basso; una stazione appaltante che lo ha fatto passare senza chiedere nulla è esposta.

Costruite il vostro caso a partire dai dati pubblici. La stima della stazione appaltante, il numero di ore implicato dal capitolato e le tabelle salariali applicabili sono tutti pubblici; l'avviso di aggiudicazione vi dà il prezzo aggiudicatario. Se i conti non tornano, ditelo per iscritto.

Tre abitudini che vi tengono fuori dai guai

• Conoscete la presunzione nazionale di ogni paese in cui presentate offerte, e mantenete il prezzo appena sopra di essa, salvo che abbiate una giustificazione pronta prima dell'invio.
• Preparate l'analisi prima che arrivi la richiesta. Se potete costruire la giustificazione in un pomeriggio a partire da documenti che già possedete, un prezzo basso è una scelta. Se dovreste inventarla, il prezzo era sbagliato.
• Non scendete mai sotto il contratto collettivo. È l'unica linea che la stazione appaltante non può attraversare con voi, qualunque sia la spiegazione.

Un prezzo basso è un'arma legittima negli appalti pubblici. La regola contro le offerte anormalmente basse non lo vieta; vi chiede di provarlo. Gli offerenti che sanno provarlo si aggiudicano il lavoro. Gli offerenti che non sanno lo perdono due volte: alla valutazione e poi nella memoria del mercato.