Request for offers no. 39/A/IW/PCE for comprehensive organisation of an individual trade fair trip to World Health Expo Dubai 2027

ZAPYTANIE OFERTOWE w ramach postępowania nr 39/A/IW/PCE na usługę kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, Dubaj, Zjednoczone Emiraty Arabskie w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP - Podlaskie Centrum Eksportera” FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027 Priorytetu I. Badania i innowacje Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Numer ogłoszenia: 2026-64484-291904 Projekt: FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 - Promocja gospodarcza MŚP - Podlaskie Centrum Eksportera Część 1: Kompleksowa organizacja indywidualnego wyjazdu targowego Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP - Podlaskie Centrum Eksportera”. III . Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji indywidualnego wyjazdu targowego, w tym: transport eksponatów oraz zakup usług hotelarskich i transportu osób na targi World Health Expo Dubai 2027, które odbędą się w dniach 25-28 stycznia 2027 r. w Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. Zamówienie dotyczy uczestnictwa Wnioskodawcy - Prolab Sp. z o.o., NIP 5423428386. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP - Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Transport eksponatów • transport eksponatów w obie strony w obsłudze door-to-door na trasie: Białystok siedziba firmy - targi World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE - Białystok siedziba firmy; • rodzaj, wielkość i waga eksponatów: podgrzewacze komorowe w ilości 3 szt., 1 paleta o wymiarach: 120 × 80 × 160 cm, waga rzeczywista: 200 kg, waga przeliczeniowa: 260 kg, przelicznik wagowy w transporcie lotniczym: 1 cbm = 167 kg; • szacunkowa wartość eksponatów: 10 000,00 EUR; • dostawa eksponatów na targi powinna nastąpić na dzień przez rozpoczęciem targów do godz. 9:00. Załadunek i odbiór eksponatów - do uzgodnienia, zgodnie z Harmonogramem realizacji usługi stanowiącym załącznik nr 1 do Wzoru umowy warunkowej; • usługa obejmuje załadunek i wyładunek eksponatów w miejscu nadania i przeznaczenia, w tym transport eksponatów wózkiem widłowym do wskazanego stoiska targowego oraz składowanie opakowań podczas targów; • usługa powinna obejmować wszelkie opłaty celno-podatkowe, związane z wysyłką eksponatów do/z Dubaju, Zjednoczone Emiraty Arabskie. B Zakup usług transportu osób: • zakup biletów lotniczych dla 3 osób na trasie Warszawa (WAW) - Dubaj (DXB) - Warszawa (WAW); lot bezpośredni, wylot z Warszawy w dn. 23 stycznia 2027 r.; wylot z Dubaju w dn. 29 stycznia 2027r.; • ceny biletów powinny uwzględniać koszt bagażu rejestrowanego min. 25 kg (+bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących oraz wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe, itp.; • wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. C Zakup usług hotelarskich • rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 3 osób w dniach 23 -29 stycznia 2027r. (6 noclegów), • 3 pokoje 1-osobowe z łazienką; • hotel powinien spełniać standard min. 4-gwiazdek lub posiadać co najmniej 4,1 gwiazdki w ocenie gości Google; • cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; • hotel powinien mieć restaurację; • hotel powinien mieć dogodne położenie komunikacyjne względem miejsca organizacji targów World Health Expo Dubai 2027, Expo City Dubai, Dubai South, UAE: a) położenie hotelu przy przystanku linii komunikacji publicznej bezpośrednio prowadzącej do targów (lub z 1 przesiadką) i b) dojazd z hotelu do miejsca targów max. do 30 minut - wskazanie dla samochodu osobowego - zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; • hotel powinien mieć położenie w lokalizacji powszechnie uznawanej za bezpieczną; • koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Zjednoczonych Emiratów Arabskich (kwota limitu na nocleg za osobę wynosi 220 EUR - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowan Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-17; dane przetworzone.