Zapytanie ofertowe nr 5/ULPH/2026 na zapewnienie usługi obejmującej nocleg oraz wyżywienie podczas realizacji zadania nr 14 pn. Uniwersytet Ludowy Pogranicza - strategia, animacja, sieciowanie, w ramach projektu „Uniwersytet Ludowy Pogranicza” nr FEWM.06.05-IZ.00-0026/24 współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach programu Fundusze Europejskie dla Warmii i Mazur (FEWiM) 2021-2027

Numer ogłoszenia: 2026-115961-289165 Projekt: FEWM.06.05-IZ.00-0026/24 - Uniwersytet Ludowy Pogranicza Część 1: Świadczenie usługi hotelarskiej i restauracyjnej 1) Charakterystyka obiektu: a) obiekt, w którym świadczone będą usługi, musi być zlokalizowany w Olsztynie. b) obiekt powinien znajdować się w miejscu dogodnym w kontekście dojazdu komunikacją publiczną (w pobliżu obiektu musi znajdować się przystanek komunikacji publicznej, umożliwiający dojazd w godz. 8:00-10:30 rano i powrót ok. godz. 16:00-17:30), c) w pobliżu obiektu musi być zlokalizowany parking dla samochodów osobowych uwzględniających liczbę gości, d) obiekt dysponuje i udostępni bezpłatnie salę szkoleniową wraz z niezbędnym wyposażeniem dla 16 osób - uczestników wizyty studyjnej, podczas pierwszego dnia wydarzenia w terminie 21.września w godzinach 14:30-16:30. Wymagania dotyczące sali: • sala powinna mieścić się w obiekcie, gdzie będzie zapewniona usługa noclegowa i restauracyjna, • sala musi zapewniać uczestnikom warunki zgodne z zasadami BHP: powierzchnia, oświetlenie (sala z dostępem do światła dziennego), odpowiednia wentylacja, ogrzewanie, • sala musi być dostępna dla osób z niepełnosprawnościami, • sala musi być usytuowana w miejscu zapewniającym swobodne prowadzenie zajęć, m.in. znajdować się poza strefą jadalną, odizolowana od dostępu osób postronnych i przypadkowych, • sala powinna być wyposażona w: krzesła, ekran, flipchart z markerami, oświetlenie górne i boczne. 2) Opis usługi noclegowej: a) obiekt musi dysponować miejscami noclegowymi w pokojach jedno i dwuosobowych; b) szacowana liczba pokoi objętych usługą w ramach niniejszego zapytania to: 7 pokoi dwuosobowych oraz 2 pokoje jednoosobowe. Szacowana liczba może ulec zmianie. Pokoje jednoosobowe zapewnione będą również w przypadku noclegu nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami; c) każdy pokój musi być wyposażony w łazienkę (toaleta, umywalka, prysznic/wanna) oraz pojedyncze łóżka, d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu, e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 13:00, do ostatniego dnia pobytu do godziny 14:00. Ewentualna zmiana godzin doby hotelowej może nastąpić w porozumieniu i za zgodą Zamawiającego. f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, spotkania, eventy itp., h) podana powyżej ilość osób objętych usługą noclegową jest szacunkowa i może ulec zmianie. Nie stanowi ona zatem ostatecznego wymiaru zamówienia, w wyniku czego nie może być podstawą do zgłaszania roszczeń z tytułu realizacji zamówienia lub być podstawą odmowy zrealizowania zamówienia. i) Zamawiający zastrzega sobie prawo do: i. zmniejszenia liczby osób objętych usługą noclegową - w przypadku, kiedy część uczestników spotkania nie będzie potrzebowała noclegu, a co za tym idzie zmniejszenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych; ii. zwiększenia liczby osób objętych usługą noclegową, a co za tym idzie zwiększenia wskazanej wyżej liczby pokoi jedno i dwuosobowych - w przypadku konieczności przyjęcia większej ilości uczestników lub zapewnienia warunków odpowiadających na szczególne potrzeby uczestników. Ewentualna konieczność zwiększenia liczby uczestników zostanie skonsultowana z Wykonawcą. Liczba osób korzystających z usługi noclegowej wraz z informacją o ilości pokoi jednoosobowych i dwuosobowych zostanie podana Wykonawcy przez Zamawiającego najpóźniej na 2 dni przed realizacją usługi. Zapłata nastąpi za rzeczywiście zgłoszoną liczbę osób, zgodnie z cennikiem wskazanym w ofercie. 3) Opis usługi restauracyjnej: a) Usługa restauracyjna musi być zapewniona w obiekcie, w którym zapewniona będzie usługa noclegowa i będzie obejmować: i. śniadanie dla 16 osób (II dzień spotkania): min. 2 dania na ciepło (1 mięsne i 1 bezmięsne), pieczywo, masło, sery, warzywa, wędliny, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); ii. 2 obiady dla 16 osób (I i II dzień spotkania): 1 zupa bezmięsna lub 2 rodzaje zupy (mięsna i bezmięsna) - min. 400 ml/os.; 2 rodzaje dań głównych (1 mięsne i 1 bezmięsne); min. 2 dodatki w postaci surówki/warzyw; 2 rodzaje dodatków w postaci: ryż, kasza, ziemniaki, frytki, makaron; napoje: woda gazowana i niegazowana, 2 rodzaje soków; Gramatura zestawów obiadowych: w przypadku dania mięsnego (mięso) lub rybnego (ryba) - nie mniej niż 170 g, ziemniaki, kasza, ryż, makaron - nie mniej niż 170 g; surówka lub gotowane jarzyny - nie mniej niż 150 g; danie jarskie i półmięsne - gramatura nie mniej niż 4 Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-17; dane przetworzone.