Request for offers no. 2/MKH/2026 for accommodation, catering and training room services for the Youth School of Leaders and Animators under the 'Młodzi kreatywni' project

Numer ogłoszenia: 2026-46301-292355 Projekt: FEWM.06.03-IZ.00-0058/24 - Młodzi kreatywni Część 1: usługa noclegowa, wyżywienie, sala szkoleniowa Opis przedmiotu zamówienia 1) Przedmiotem niniejszego zamówienia jest świadczenie usług obejmujących: a) zapewnienie usługi noclegowej, b) zapewnienie usługi żywieniowej, c) zapewnienie sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem, podczas 12 trzydniowych zjazdów dla łącznie 112 osób - uczniów szkół podstawowych i ponadpodstawowych w okresie październik 2026 - kwiecień 2027 na terenie województwa warmińsko-mazurskiego. Liczebność grup szkoleniowych będzie różna, średnio 15-23 osoby/1 zjazd, łącznie 112 osób. Podczas każdego trzydniowego zjazdu na każdą osobę przypadają: 2 noclegi, 3 obiady, 2 kolacje, 2 śniadania. 2) Zjazdy będą organizowane w następujących terminach: Grupa 1 - 20 uczestników oraz 2 opiekunów - 8-10.10.2026 r. - 12-14.11.2026 r. Grupa 2 - 15 uczestników oraz 2 opiekunów - 17-19.12.2026 r., - 14-16.01.2027 r. Grupa 3 - 23 uczestników oraz 2 opiekunów - 7-9.01.2027 r., - 4-6.02.2027 r., Grupa 4 - 17 uczestników oraz 4 opiekunów - 14-16.01.2027 r., - 11-13.02.2027 r. Grupa 5 - 22 uczestników oraz 2 opiekunów - 11-13.02.2027 r., - 11-13.03.2027 r. Grupa 6 - 15 uczestników oraz 2 opiekunów - 18-20.02.2027 r., - 1-3.04.2027 r. W związku z tym, że zgodnie z ww. harmonogramem, terminy zjazdów poszczególnych warsztatów nakładają się na siebie, wykonawca zobowiązany jest do szczegółowej analizy powyższych terminów pod kątem dostępności obiektu w odniesieniu do jednorazowej liczby osób, biorącej udział w zjazdach oraz dostępności sal dla każdej grupy. Zamawiający zastrzega sobie możliwość organizacji szkoleń w inne dni niż wskazane powyżej, jeśli wyniknie taka konieczność, po wcześniejszym ustaleniu z wykonawcą. 3) Opis usługi restauracyjnej: a) obiekt musi posiadać oddzielne pomieszczenie do spożywania posiłków, b) posiłki powinny być podane w sposób estetyczny, spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia i obejmować: - 2 x śniadanie w formie stołu szwedzkiego - min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); - 3 x obiad, składający się z: zupy, dania głównego, min. 2 dodatków np. surówek, warzyw, ryżu, ziemniaków, kaszy oraz napojów/soki, woda; - 2 x kolacja w formie stołu szwedzkiego, w tym min. 2 dania na ciepło, pieczywo, masło, sery, warzywa, świeże owoce, napoje (herbata, kawa, śmietanka/mleko do kawy, cukier, cytryna, 2 rodzaje soków, woda mineralna gazowana i niegazowana); c) posiłki muszą być dopasowane do specjalnych potrzeb żywieniowych uczniów, np. diety wegetariańskiej, wegańskiej, bezglutenowej i in. Wykonawca zostanie poinformowany o specjalnych potrzebach żywieniowych na co najmniej 5 dni przed każdym zjazdem, d) w ramach usługi żywieniowej musi być zapewniony ciągły dostęp do pomieszczenia z czajnikiem, wodą, kawą, herbatą, mlekiem/śmietanką, cukrem i cytryną, w celu zrobienia ciepłego napoju podczas przerw. 4) Opis usługi noclegowej: Podczas pobytu w ośrodku wszyscy uczestnicy muszą mieć zapewnione wyżywienie oraz nocleg. Wykonawca w ramach realizacji zamówienia zobowiązany będzie zapewnić na każdy zjazd usługę zgodną z poniższymi wymaganiami: a) usługa noclegowa musi być zrealizowana na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, b) obiekt musi zagwarantować miejsce noclegowe dla średnio 15-23 uczniów/ zjazd oraz ich opiekunów, c) obiekt musi dysponować pokojami 3 - 4 -osobowymi oraz 2-osobowymi (w przypadku noclegu opiekunów lub nieparzystej liczby osób lub osób różnej płci lub osób ze specjalnymi potrzebami), każdy pokój wyposażony w łazienkę z prysznicem oraz pojedyncze łóżka - ilość pokoi zapewniona będzie przez Wykonawcę zgodnie z liczebnością poszczególnych grup wskazanych powyżej, d) nie dopuszcza się zakwaterowania części uczestników w innym (współpracującym) ośrodku/hotelu, e) pokoje hotelowe zostaną udostępnione w pierwszym dniu pobytu od godz. 8:30 i w ostatnim dniu pobytu do godziny 15:00 bez względu na obowiązującą w danym obiekcie „dobę hotelową”, f) obiekt musi dysponować pokojami oraz infrastrukturą dostosowaną do potrzeb osób z niepełnosprawnościami, g) w godzinach nocnych od godz. 22.00 do godz. 6.00 zapewniony zostanie wypoczynek dla uczestników szkoleń, niezakłócony hałasami i odbywającymi się imprezami, spotkaniami towarzyskimi np. wesela, meeting’i itp., h) obiekt musi być wyposażony w bazę restauracyjną (sala restauracyjna), i) ze względu na region, z którego pochodzić będą uczestnicy szkoleń, preferowane będą obiekty położone bliżej miasta Węgorzewo (szczegółowy opis preferencji znajduje się w części dotyczącej kryteriów oceny), j) zmiana obiektu będzie musiała każdorazowo podlegać akceptacji Zamawiającego. Zmien Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-21; dane przetworzone.