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Germany - Software package for time recording and personnel administration - Introduction of a cloud-based workforce management system for University Medicine Halle (Saale)

Original Deutschland - Softwarepaket für Zeiterfassung und Personalverwaltung - Einführung eines cloudbasierten Workforce-Management-Systems (Dienstplanung) für die Universitätsmedizin Halle (Saale)

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University Medicine Halle (Saale), Germany, intends to replace its current personnel scheduling system Polypoint PEP with a modern cloud-based workforce management system for around 6,700 employees. The system must cover shift, monthly, daily and workplace planning, leave and absence planning, staffing needs, qualification management, employee self-services, digital workflows, time recording and reporting, and fully reflect applicable collective agreements including supplements and working time models. Estimated value, submission deadline and procedure details are not stated in the notice.

Description

Die Universitätsmedizin Halle (Saale) beabsichtigt das derzeit eingesetzte Personaleinsatzplanungssystem Polypoint PEP durch ein modernes, cloudbasiertes Workforce-Management-System (WFM) für rund 6.700 Beschäftigte zu ersetzen. Mit den steigenden organisatorischen und digitalen Anforderungen eines Universitätsklinikums, insbesondere im Hinblick auf durchgängige Workflows, ein erweitertes Ausfall- und Vertretungsmanagement, intelligente Dienstplanung sowie umfassende Analyse- und Steuerungsfunktionen, stößt die aktuelle Lösung jedoch zunehmend an ihre funktionalen Grenzen. Ziel der Vergabe ist daher die Einführung eines zukunftsfähigen, integrierten WFM-Systems, das sämtliche Prozesse der Dienstplanung, Zeitwirtschaft und administrativen Personalsteuerung effizient, transparent und revisionssicher abbildet. Dazu gehören unter anderem Funktionen für Schicht-, Monats-, Tages- und Arbeitsplatzplanung, Urlaubs- und Abwesenheitsplanung, Personalbedarfsplanung, Qualifikationsmanagement, Self-Services für Mitarbeitende, digitale Workflows, Zeiterfassung sowie ein leistungsfähiges Reporting (z. B. PPR 2.0, PPuGV). Ein weiterer zentraler Bestandteil ist die vollständige und regelkonforme Abbildung der einschlägigen Tarifverträge, inklusive komplexer Regelwerke, Zuschläge, Arbeitszeitmodelle und Ausnahmeregelungen. Die neue Lösung soll flexibel integrierbar sein, die spezifischen Anforderungen eines Universitätsklinikums optimal erfüllen und das bestehende System vollständig ablösen.

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

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Company Wins Total awarded Last win
Bietergemeinschaft Fidus ARGE 1 €707,902 Jan 2026
Axon Ivy AG, Zweigniederlassung München 1 €594,968 Jul 2026
Thieme Compliance GmbH 1 €338,287 Dec 2025

Based on 3 awards with a linked company profile over the last 5 years.

What this buyer has paid before

Based on 3 comparable contracts this buyer awarded in this sector over the last 4 years.

€466,628
Lower quartile
€594,968
Median award
€651,435
Upper quartile

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