Germany - IT services: consulting, software development, internet and support - Introduction of central contract management as SaaS at group level - Cloud solution

Die Messe Berlin UG plant die Beschaffung einer Softwarelösung (SaaS) für ein digitales Vertragsmanagement/ Contract Lifecycle Management. Ziel ist die Einführung einer standardnahen, webbasierten Lösung zur zentralen Verwaltung, Steuerung, Auswertung, Kontrolle und Archivierung von Verträgen für die gesetzlich vorgegebenen Aufbewahrungsfristen bzw. manuell festgelegten Fristen mit einer noch zu definierenden Schnittstelle zu SAP S4/HANA via Enterprise Service Bus. Die Ansteuerung für die Beschaffungsvorgänge erfolgt über SAP S4/HANA. Die neue Softwarelösung soll den kompletten Vertragslebenszyklus für sämtliche im Zusammenhang mit den Beschaffungsvorgängen erstellten Dokumente (Hauptverträge, Nachträge, Schriftverkehr zu Leistungsstörungen, etc.) der Messe Berlin UG abbilden und verwalten. Die Software soll sowohl die Beschaffungsseite für die Konzernstruktur als auch die juristischen Verträge außerhalb der Beschaffung mit zwei technischen und organisatorisch getrennten Bereichen zum Start abbilden können. Erweiterungen für weitere Vertragsarten müssen grundsätzlich im technischen Standard möglich sein. Die Software soll in den Beschaffungsprozess von der Erstellung der Vergabeunterlagen über die Vertragsausführung bis hin zur Verwaltung der Vergabeunterlagen eingebunden werden und über die notwendigen Schnittstellen zu bestehende Systeme (bspw. SAP, Vergabeportal) und Anwendungen (Signingtool) verfügen. Darüber hinaus sind sämtliche für den Beschaffungsprozess und Vergabe von Aufträgen erforderlichen Dokumentationsvorgaben zu erfüllen. Für den juristischen Bereich soll die zu beschaffende Softwarelösung zum Projektstart über eine Vertragsdatenbank verfügen, in der sämtliche Verträge (auch außerhalb des Beschaffungswesens) erfasst, registriert und archiviert werden. Die Software muss sowohl über ein umfassendes Berechtigungskonzept als auch über die Möglichkeit des Einlesens und Erfassens von sämtlichen Verträgen (auch außerhalb des Beschaffungsprozesses erstellte) Vertragsdokumente verfügen. Die Mitarbeitenden des Messe Berlin Konzerns (einschließlich ihrer Tochtergesellschaften) sollen in die Lage versetzt werden, eigenständig sämtliche Verträge gemäß den internen Unternehmensrichtlinien in die Vertragsdatenbank hochzuladen und damit revisionssicher zu dokumentieren, dies gilt nicht für Beschaffungsverträge. Für Beschaffungsverträge werden die Grunddaten aus SAP S4/HANA zugrunde gelegt, SAP ist das führende System für Beschaffungsverträge. Es sollte sich daher um eine übersichtliche und leicht bedienbare Plattform zur Verwaltung und Kontrolle von Verträgen, außerhalb der Beschaffungsverträge, handeln. Nachfolgende Anforderungen sollten von der Lösung grundsätzlich erfüllt werden: • Fristen- und Terminüberwachung mit automatisierten Erinnerungen • Workflowabbildung für interne Genehmigungsprozesse • Kommentarfunktion in Vertragsakte • Einheitlicher Eingangskanal von Dokumenten (Automatisierte Migration) • Zugriff über mobile Endgeräte • Dokumentenvorschau für PDFs, Emails, etc. innerhalb der Vertragsakte • Revisionssichere Archivierung und Versionierung • Volltextsuche und Filterfunktionen • Benutzer- und Rollenmanagement, Single Sign-On (SSO) • Schnittstellen zu definierenden bestehenden Systemen (z. B. ERP, Vergabeplattform, JIRA, Signingtool) • Dashboard- und Reporting-Funktionen • Administrative Steuerung weitestgehend Inhouse • DSGVO-konformes Hosting in der EU/EWR, ISO 27001-zertifiziert • GoBD-konforme Langzeitspeicherung • Anzeige in Deutsch und Englisch, Spanisch wünschenswert Die Lösung soll mandantenfähig, skalierbar und über Standardbrowser(Edge) nutzbar sein.