Offen, nicht offen, Verhandlungsverfahren: EU-Vergabeverfahren erklärt

Jede Auftragsbekanntmachung nennt eine Verfahrensart - offenes Verfahren, nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren, wettbewerblicher Dialog. Sie gehört zu den ersten Feldern, die man lesen sollte, denn das Verfahren entscheidet drei praktische Dinge: wer bieten darf, in wie vielen Stufen und ob überhaupt etwas verhandelt werden kann.

Hier ist, was jedes Verfahren bedeutet, wenn Sie derjenige sind, der bietet.

Offenes Verfahren - alle bieten gleichzeitig

Der Standard in ganz Europa und mit Abstand am häufigsten. Jeder darf bis zur Frist ein vollständiges Angebot einreichen: Eignungsnachweise und das Angebot selbst werden gemeinsam in einer einzigen Stufe gewertet.

• Gut für Sie, wenn der Bedarf standardisiert ist und Sie in den ~30-35 Tagen der Bekanntmachung ein vollständiges Angebot erstellen können.
• Vorsicht: offene Verfahren ziehen die meisten Bieter an. Lesen Sie die Zuschlagskriterien, bevor Sie investieren - in einem reinen Preiswettbewerb mit fünfzehn Bietern ist Ihr Aufwand ein Lotterielos; bei Qualitätsgewichtung kann Expertise gewinnen.
• Keine Verhandlung. Ihr Angebot ist Ihr letztes Wort. Kalkulieren Sie entsprechend.

Nicht offenes Verfahren - erst qualifizieren, dann bieten

Ein zweistufiger Wettbewerb. Zuerst darf jedes Unternehmen einen Teilnahmeantrag stellen und Eignungsinformationen einreichen (oft nur die EEE). Der Auftraggeber wählt dann eine engere Liste aus - typischerweise fünf oder mehr Bewerber - und nur diese erhalten die Aufforderung zur Angebotsabgabe.

• Gut für Sie, wenn Sie starke Referenzen haben: die erste Stufe filtert nach Leistungsfähigkeit, sodass weniger Wettbewerber die zweite erreichen.
• Vorsicht: die Auswahlkriterien ("objektive und nichtdiskriminierende Regeln") stehen in der Bekanntmachung. Bewertet der Auftraggeber Referenzprojekte und Sie haben zwei statt zehn, entscheiden Sie früh, ob die erste Stufe gewinnbar ist.
• Zeitplan: zwei Stufen bedeuten ein längeres Gesamtverfahren - oft drei bis fünf Monate von der Bekanntmachung bis zum Zuschlag.

Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb - Angebote, dann Gespräche

Auftraggeber dürfen es nutzen, wenn die Beschaffung nicht von der Stange ist: Gestaltungselemente, Anpassung, Innovation. Sie reichen ein Erstangebot ein, dann verhandelt der Auftraggeber mit den Bietern, um die Angebote zu verbessern, und am Ende reichen alle ein finales Angebot ein.

• Gut für Sie, wenn Ihr Wert darin liegt, wie Sie das Problem lösen würden - Verhandlungsrunden belohnen Unternehmen, die zuhören und sich anpassen.
• Vorsicht: Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien stehen fest und sind nicht verhandelbar; nur die Angebote bewegen sich. Behalten Sie etwas für die Schlussrunde in Reserve.

Wettbewerblicher Dialog - die Lösung gemeinsam definieren

Für wirklich komplexe Bedarfe, bei denen der Auftraggeber die Lösung nicht vorab spezifizieren kann (große IT-Systeme, komplexe Infrastruktur, neuartige ÖPP). Der Auftraggeber führt mit ausgewählten Bewerbern einen Dialog, um mögliche Lösungen zu entwickeln, und bittet dann um finale Angebote auf Basis der entstandenen Lösung(en).

• Gut für Sie, wenn Sie mitgestalten können: die Dialogphase ist konsultativ, und Ihre Ideen prägen die endgültige Spezifikation.
• Vorsicht: Dialoge sind lang und teuer in der Teilnahme. Klären Sie intern, ob Sie Monate von Workshops finanzieren können, bevor Sie einsteigen.

Innovationspartnerschaft - F&E plus Kauf in einem

Ein selteneres Verfahren für den Kauf von etwas, das noch nicht existiert. Der Auftraggeber geht eine Partnerschaft mit einem oder mehreren Unternehmen ein, um das Produkt oder die Dienstleistung zu entwickeln - mit dem Kauf des Ergebnisses im selben Vertrag, in Phasen mit Zielen und Ausstiegspunkten.

Verhandlungsverfahren ohne Teilnahmewettbewerb - die Ausnahme

Das ist die "Direktvergabe" der EU-Welt: keine Bekanntmachung, der Auftraggeber spricht Lieferanten direkt an. Die Richtlinien erlauben es nur in engen Fällen - echte äußerste Dringlichkeit, ein einziger möglicher Anbieter (einzigartiges Kunstwerk, Exklusivrechte) oder nach einem gescheiterten offenen/nicht offenen Verfahren. Wenn Sie davon erfahren, dann meist über die Vergabebekanntmachung oder eine freiwillige Ex-ante-Transparenzbekanntmachung - in Ihrer Nische beobachtenswert, denn ein Muster von Direktvergaben verrät, welche Auftraggeber Bedarfe haben, um die der Markt sichtbar nicht konkurriert.

Zwei Strukturen, die obendrauf sitzen

Zwei Begriffe aus Bekanntmachungen sind keine Verfahren, sondern Beschaffungsstrukturen:

• Rahmenvereinbarungen - ein Schirmvertrag, der Lieferanten für künftige "Abrufe" auswählt. Die Rahmenvereinbarung selbst wird über eines der obigen Verfahren ausgeschrieben.
• Dynamische Beschaffungssysteme (DBS) - eine stets offene elektronische Liste für Standardkäufe. Anders als bei einer Rahmenvereinbarung können Sie einem DBS jederzeit während seiner Laufzeit beitreten, indem Sie sich qualifizieren - einer der freundlichsten Einstiegspunkte für Neulinge.

Lesestrategie nach Verfahren

Die Verfahrensart ist der Auftraggeber, der Ihnen in einem Wort sagt, wie er auswählen will. Hören Sie hin, und setzen Sie Ihren Aufwand dort ein, wo Ihre Stärken zur Auswahlmechanik passen.