Purchase of a digitisation system, implementation and training, under the project 'Implementation of specialist digital solutions at SOYMAX Sp. z o.o.'

Numer ogłoszenia: 2026-14427-293782 Projekt: FELU.02.04-IP.01-0093/26 - Wdrożenie specjalistycznych rozwiązań cyfrowych w przedsiębiorstwie SOYMAX Sp. z o.o. Część 1: Zakup Systemu do digitalizacji, wdrożenie i szkolenie 1. System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów System do digitalizacji i zarządzania obiegiem dokumentów jest jednym z elementów koncepcji Przemysłu 4.0, planowanej do wdrożenia w przedsiębiorstwie Zamawiającego. System ma umożliwiać pełną cyfryzację dokumentacji przedsiębiorstwa oraz automatyzację procesów administracyjnych, finansowych i operacyjnych. Rozwiązanie musi być dostarczone jako kompletne środowisko obejmujące: • licencje systemowe, • wdrożenie, • konfigurację, • integracje, • migrację danych. 1.1. Digitalizacja dokumentów System musi umożliwiać: • skanowanie dokumentów papierowych • import dokumentów z pliku PDF/JPG/PNG/TIFF/XML • masowy import dokumentów • automatyczne rozpoznawanie danych z dokumentów (OCR) - szacowany wolumen dokumentów wymagających OCR wynosi około 600 dokumentów miesięcznie, wartość ta ma charakter orientacyjny i może ulegać zmianom w trakcie eksploatacji systemu. Dokumenty przeznaczone do OCR będą występowały w szczególności w formatach PDF, skany dokumentów, JPG, PNG i TIFF. OCR musi być możliwy nie tylko dla faktur zagranicznych, ale również dla innych dokumentów, w szczególności handlowych, logistycznych, jakościowych i organizacyjnych, automatyczne odczytywanie danych z faktur. W przypadku faktur OCR powinien umożliwiać co najmniej rozpoznanie: numeru faktury, daty wystawienia, daty sprzedaży, terminu płatności, danych sprzedawcy i nabywcy, NIP, waluty, kwoty netto, kwoty VAT, kwoty brutto, formy płatności, informacji o zapłacie, numeru rachunku bankowego, nazwy towaru/usługi, stawki VAT, ceny jednostkowej netto, jednostki miary oraz ilości. Mile widziane jest automatyczne rozpoznawanie pozycji faktury, stawek VAT, numeru zamówienia oraz innych danych umożliwiających automatyzację procesu dekretacji. • indeksowanie dokumentów • nadawanie metadanych dokumentom • archiwizację dokumentów • wersjonowanie dokumentów • wyszukiwanie pełnotekstowe 1.2. Obieg dokumentów workflow System musi umożliwiać: • tworzenie wieloetapowych ścieżek akceptacyjnych • równoległą akceptację dokumentów przez wielu użytkowników • automatyczne przekazywanie dokumentów pomiędzy etapami • definiowanie reguł biznesowych • definiowanie warunków przejść pomiędzy etapami • cofanie dokumentów do wcześniejszych etapów • eskalację dokumentów • obsługę zastępstw • obsługę terminów realizacji zadań • historię zmian i audyt działań użytkowników Zakres procesów workflow przewidzianych do uruchomienia obejmuje w szczególności: • obieg faktur zakupowych, w tym faktur krajowych, zagranicznych oraz faktur z KSeF, • akceptację kosztów i wydatków, • obieg umów, • korespondencję przychodzącą i wychodzącą, • dokumenty organizacyjne, • dokumenty kadrowe w zakresie dopuszczonym przepisami, • inne procesy administracyjne uzgodnione podczas analizy przedwdrożeniowej. 1.3. Konfigurator procesów System musi posiadać: • graficzny konfigurator workflow typu low-code/no-code • możliwość samodzielnego modelowania procesów przez administratora • definiowanie formularzy elektronicznych • tworzenie własnych typów dokumentów • definiowanie reguł walidacyjnych • definiowanie obowiązkowych pól 1.4. Integracje System musi posiadać możliwość integracji z: • systemem ERP używanym przez Zamawiającego • systemem księgowym • pocztą e-mail • podpisem elektronicznym • usługami katalogowymi Active Directory / LDAP • API REST/SOAP 1.5. Obsługa KSeF System powinien umożliwiać: • pobieranie faktur z KSeF • wizualizację dokumentów XML • konwersję XML do PDF • przypisywanie reguł dokumentom • filtrowanie dokumentów • automatyczne klasyfikowanie dokumentów • automatyczne przypisywanie użytkowników • obsługę faktur zagranicznych oraz innych dokumentów, które nie pochodzą z KSeF 1.6. Dostęp użytkowników System musi zapewniać: • aplikację webową • aplikację desktopową • aplikację mobilną Android • aplikację mobilną iOS • wielopoziomowe uprawnienia • role użytkowników • logowanie SSO 1.7. Raportowanie System musi umożliwiać: • raportowanie czasu realizacji procesów • raportowanie opóźnień • raportowanie statusów dokumentów • raportowanie efektywności procesów • eksport raportów do Excel/PDF 1.8. Bezpieczeństwo System musi zapewniać: • zgodność z RODO • szyfrowanie danych • backup • logi audytowe • historię operacji • kontrolę wersji dokumentów • mechanizmy odzyskiwania danych 1.9. System powinien obejmować minimum: • min. 8 użytkowników nazwanych lub równoważnych • brak limitu liczby dokumentów • brak limitu liczby workflow • możliwość dalszej rozbudowy Uszczegółowienie wymagań dotyczących migracji danych: • Migracja obejmie uzgodnione z wybranym Wykonawcą dokumenty elektroniczne wraz Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-10-05; dane przetworzone.