Poland - Hotel and conference services: hotel and catering services with training, meeting and accommodation support for ARiMR staff in training centres

1. Przedmiotem zamówienia jest zakup przez Agencję Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa z siedzibą w Warszawie (zwaną dalej „Zamawiającym” lub „ARiMR”) usługi hotelarsko-gastronomicznej wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych na którą składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: (1) zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, (2) zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, zapewnienie serwisu kawowego oraz sali eventowej, (3) zapewnienie transportu. Szczegółowy opis wymagań został zawarty w załączniku nr 1 do projektowanych postanowień umowy (dalej: „p.p.u.”) stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ. 2. Zamawiający wymaga, aby wykonanie przedmiotu zamówienia nastąpiło na warunkach i zasadach określonych w p.p.u., stanowiącymi Załącznik nr 8 do SWZ. 1.1.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem i serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr I, położonego w granicach administracyjnych powiatu Pruszkowskiego lub Piaseczyńskiego. 1.1.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej). 1.1.3. W ramach usług świadczonych w OŚRODKU nr I składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.1.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.1.3.2. zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, 1.1.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne). 1.1.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr I. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego. 1.1.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na następujących trasach: • Trasa 1: Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia. • Trasa 2 (do wyboru przez Zamawiającego): Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki - Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia lub Warszawa, ul. Poleczki 33 - Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki - miejsce organizacji szkolenia. Wyżej wymienione trasy mogą być realizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego w kierunku odwrotnym. Natomiast zapłata za posiłki i serwisy kawowe będzie zgodna z zamówieniem lub zmianą do zamówienia, o ile taka zmiana została przesłana do Wykonawcy. 1.1.6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień, których łączna wartość brutto wyniesie nie mniej niż 200 000,00 zł brutto. 1.1.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący części nr 1 zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do p.p.u., stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.; 1.2. Część nr 2 zamówienia - Ośrodek nr II 1.2.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr II, położonego w granicach administracyjnych powiatu Grodziskiego, Nowodworskiego, Węgrowskiego, Żyrardowskiego, Sochaczewskiego, Garwolińskiego, Otwockiego, Mińskiego). 1.2.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej). 1.2.3. Na obsługę szkoleń w OŚRODKU nr II składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.2.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.2.3.2. zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, 1.2.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne). 1.2.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr II. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego. 1.2.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na następujących trasach : • Trasa 1: Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia. • Trasa 2 (do wyboru przez Zamawiającego): Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki - Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia lub Warszawa, ul. Poleczki 33 - Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki - miejsce organizacji szkolenia. Wyżej wymienione trasy mogą być realizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego w kierunku odwrotnym. Natomiast zapłata za posiłki i serwisy kawowe będzie zgodna z zamówieniem lub zmianą do zamówienia, o ile taka zmiana została przesłana do Wykonawcy. 1.2.6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień, których łączna wartość brutto wyniesie nie mniej niż 200 000,00 zł brutto. 1.2.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący części nr 2 zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do p.p.u., stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.; 1.3. Część nr 3 zamówienia - Ośrodek nr III 1.3.1. Przedmiotem zamówienia jest zakup usług hotelarsko-gastronomicznych wraz z obsługą szkoleń, narad lub spotkań oraz pobytem pracowników ARiMR w ośrodkach szkoleniowych, na który składać się mogą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem, serwisu kawowego oraz sali eventowej, a także transportu, realizowany poprzez sukcesywny wynajem ośrodka - OŚRODEK nr III, położonego w odległości do 100 km od miejsca wskazanego w umowie jako adres do korespondencji Zamawiającego (licząc odległość w linii prostej od kancelarii Zamawiającego znajdującej się w Warszawie przy ul. Poleczki 33 do wejścia do budynku ośrodka według informacji zawartych w Google Maps) z wyłączeniem ośrodków położonych w granicach administracyjnych powiatów Pruszkowskiego, Piaseczyńskiego, Grodziskiego, Nowodworskiego, Węgrowskiego, Żyrardowskiego, Sochaczewskiego, Garwolińskiego, Otwockiego, Mińskiego oraz ośrodków położonych w granicach administracyjnych Warszawy. 1.3.2. Ze względu na konieczność zapewnienia uczestnikom szkoleń ciszy, spokoju i możliwości skupienia się podczas zajęć, ośrodek powinien być położony w odległości nie mniejszej niż 400 m od drogi krajowej lub drogi wojewódzkiej (licząc odległość w linii prostej). 1.3.3. Na obsługę szkoleń w OŚRODKU nr III składać się będą w szczególności następujące rodzaje świadczeń: 1.3.3.1. zapewnienie zakwaterowania z wyżywieniem uczestnikom szkoleń, 1.3.3.2. techniczna obsługa szkoleń, w tym zapewnienie sal konferencyjnych z wyposażeniem i serwisu kawowego oraz Sali eventowej, 1.3.3.3. transport dla uczestników szkoleń trasą wskazaną przez Zamawiającego (w tym drogi płatne). 1.3.4. Zamawiający wymaga osobistego wykonania zamówienia w zakresie usług hotelarskich z zastrzeżeniem § 2 ust. 4 p.p.u., tj. w przypadku, gdy realizacja zamówienia w pełnym zakresie we wskazanym przez Zamawiającego terminie jest niemożliwa, Wykonawca poinformuje Zamawiającego o tym fakcie drogą elektroniczną najpóźniej w ciągu 2 dni roboczych po złożeniu zamówienia. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest wskazać inny ośrodek. Ośrodek ten musi spełniać wymogi lokalizacji i standardu określonych w opisie przedmiotu zamówienia dla OŚRODKA nr III. Wybór ośrodka musi uzyskać akceptację Zamawiającego. 1.3.5. Zamawiający zapłaci jedynie za faktycznie zrealizowaną przez Wykonawcę usługę, bezpośrednio związaną z organizacją szkolenia, tj.: za faktycznie wykorzystaną przez uczestników liczbę pokoi noclegowych, faktycznie wykorzystaną liczbę sal konferencyjnych i eventowych oraz liczbę przejazdów autokarem lub busem na następujących trasach • Trasa 1: Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia. • Trasa 2 (do wyboru przez Zamawiającego): Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki - Warszawa, ul. Poleczki 33 - miejsce organizacji szkolenia lub Warszawa, ul. Poleczki 33 - Warszawa, parking przed Pałacem Kultury i Nauki - miejsce organizacji szkolenia. Wyżej wymienione trasy mogą być realizowane w zależności od potrzeb Zamawiającego w kierunku odwrotnym. Natomiast zapłata za posiłki i serwisy kawowe będzie zgodna z zamówieniem lub zmianą do zamówienia, o ile taka zmiana została przesłana do Wykonawcy. 1.3.6. W okresie obowiązywania umowy Zamawiający zobowiązuje się do zrealizowania zamówień, których łączna wartość brutto wyniesie nie mniej niż 200 000,00 zł brutto. 1.3.7. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dotyczący części nr 3 zamówienia został zawarty w Załączniku nr 1 do p.p.u., stanowiących Załącznik nr 8 do SWZ.