Two-day conference services: conference room, catering and accommodation with breakfasts, Krakow, 26-27 November 2026

Numer ogłoszenia: 2026-2915-292897 Projekt: FERS.04.12-IP.04-0036/25 - Rozwój dla wspólnego dobra Część 1: Sala konferencyjno-szkoleniowa, wyżywienie i noclegi Związek Centralny Dzieła Kolpinga w Polsce, NIP 676-10-51-184, REGON 350783070, KRS 0000065046 z siedzibą w Krakowie, adres: ul. Żułowska 51, 31-436 Kraków, zwany dalej „Zamawiającym” zaprasza do składania ofert w postępowaniu na wyłonienie Wykonawcy kompleksowej obsługi dwudniowej konferencji dla ok. 26 osób (+/- 6 osób) polegającej na zapewnieniu sali konferencyjno-szkoleniowej wraz z wyposażeniem technicznym i multimedialnym, spełniającej wymogi osób o szczególnych potrzebach oraz zapewnieniu wyżywienia w trakcie konferencji i noclegów ze śniadaniami dla osób biorących udział w wydarzeniu. Postępowanie prowadzone jest w ramach projektu „Rozwój dla wspólnego dobra” nr FERS.04.12-IP.04-0036/25, w ramach programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027 współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego Plus. I. Przedmiotem zamówienia jest wyłonienie Wykonawcy usługi polegającej na kompleksowej obsłudze w terminie 26-27.11.2026 r. dwudniowego wydarzenia o charakterze konferencyjno-szkoleniowym dla przedstawicieli/-lek organizacji pozarządowych. Usługa polega na zapewnieniu: • sali konferencyjno-szkoleniowej na realizację programu wydarzenia o zróżnicowanym charakterze (wykłady, debata, elementy warsztatowe) w planowanym terminie: od 26.11.2026 r. od godz. 16:00 do 27.11.2026 r. do godz. 17:00; • wyżywienia każdego dnia wydarzenia zgodnie ze schematem: I dzień (26 listopada): przerwa kawowa ciągła, kolacja; II dzień (27 listopada): przerwa kawowa ciągła, obiad, (Zamawiający doprecyzuje dokładny harmonogram posiłków oraz liczbę osób korzystających z usług najpóźniej 3 dni przed realizacją usługi); • noclegów ze śniadaniem w pokojach dwuosobowych dla osób uczestniczących w wydarzeniu - Zamawiający przewiduje zapotrzebowanie na ok.12-13 pokoi dwuosobowych oraz 1-2 pokoje jednoosobowe. (Zamawiający doprecyzuje liczbę osób, które będą korzystać z odpowiednim wyprzedzeniem). Wykonawca zapewni w ramach usługi: 1. Salę konferencyjno-szkoleniową w planowanym terminie i godzinach realizacji programu wydarzenia z ewentualnym dodatkowym czasem potrzebnym na przygotowanie (program merytoryczny wydarzenia to 16 godzin dydaktycznych, 1 godz. = 45 minut): I dzień 26 listopada: godz. 14:30.00-21:30 II dzień 27 listopada: godz. 8:00-18:00 Powyższe, planowane ramy czasowe uwzględniają dodatkowy czas na przygotowanie sali przed zajęciami i po zajęciach oraz czas planowanych przerw - maks. ok. 1/1,5 godz. - Zamawiający zastrzega sobie prawo doprecyzowania godzin zajęć najpóźniej 3 dni przed wydarzeniem. Wymagania dotyczące sali: a) spełnia wszystkie wymagania (przepisy BHP i ppoż.) bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są konferencje/szkolenia; b) jest zlokalizowana na kondygnacji nadziemnej budynku - sale usytuowane w kondygnacjach podziemnych, w tym w piwnicach lub przyziemiach, nie będą akceptowane; c) ma powierzchnię nie mniejszą niż 60 m²; d) jest wyposażona w odpowiedni sprzęt (rzutnik, tablica, flipchart, papier flipchartowy), krzesła i stoliki oraz dostęp do bezprzewodowego Internetu; e) posiada dostęp do naturalnego światła poprzez okna, z możliwością ich zaciemnienia w razie potrzeby; f) posiada miejsce do serwowania przerwy kawowej ciągłej; g) spełniała wymogi związane z dostępnością ujęte w standardzie architektonicznym, szkoleniowym (zgodnie z dokumentem Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027), w szczególności: • wejście do budynku na poziomie terenu wokół budynku, a jeśli w budynku (lub przed wejściem do budynku) zastosowano schody, to windę, dostępny podjazd lub sprawną platformę przyschodową, o ile to możliwe, zainstalowaną przy wejściu głównym/schodach głównych; • toalety przystosowane dla osób z niepełnosprawnością; • o ile to możliwe, brak na korytarzach wystających gablot, reklam, elementów dekoracji, które mogłyby być przeszkodą dla osób z niepełnosprawnościami; h) posiada właściwie oznakowane wejście do sali plakatem informacyjnym (wg. wzoru dostarczonego przez Zamawiającego) oraz oznakowanie przy wejściu do budynku i na trasie dojścia do sali, wskazujące sposób dotarcia do miejsca konferencji. Dodatkowym atutem będzie wyposażenie sali w podwyższenie, podest lub inną wydzieloną, wyniesioną przestrzeń, przeznaczoną do wystąpień panelistów, prelegentów lub uczestników debaty, zapewniającą ich dobrą widoczność dla pozostałych uczestników wydarzenia. 2. Wyżywienie obejmujące: a) ciągłą przerwę kawową każdego dnia wydarzenia, zawierającą co najmniej kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąsk Źródło: Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej, Baza Konkurencyjności Funduszy Europejskich; pobrano 2026-09-24; dane przetworzone.