Hungary - Event organisation services - Event organisation - DIMOP PLUSZ-4.2.7. and 4.2.8.

Rendezvényszervezési feladatok ellátása a Digitális Kormányzati Fejlesztés és Projektmenedzsment Kft. részére a DIMOP Plusz-4.2.7-23-2024-00001 és DIMOP Plusz-4.2.8-23-2024-00001 projektek kapcsán I. rész: Rendezvényszervezési feladatok a DIMOP Plusz-4.2.7-23-2024-00001 projekt kapcsán II. rész: Rendezvényszervezési feladatok a DIMOP Plusz-4.2.8-23-2024-00001 projekt kapcsán Nyertes Ajánlattevő feladata rendezvényszervezési feladatok ellátása a DIMOP Plusz-4.2.7-23-2024-00001 projekt kapcsán Nyertes AT-nek a Megrendelővel történő szükséges egyeztetéseket követően Megrendelő briefje és az egyedi megrendelőben foglaltak alapján az alábbi rendezvényszervezési feladatokat szükséges teljesítenie: 1. Bevonást segítő, képzéseket előkészítő, utánkövető tájékoztató rendezvények A rendezvények szervezése kapcsán nyertes AT-nek szükséges a Megrendelő Mentortevékenységet biztosító Partnerével szorosan együttműködni a Rendezvények létszámának meghatározása és lebonyolítása (a rendezvényidőpontok és azok ütemezése) kapcsán. 1.1. A rendezvények főbb paraméterei tervezetten • Létszám: 3 féle rendezvénykategóriát különböztetünk meg: 5-50 fős („Kis csomag”), 51-100 fős („Közepes csomag”), 101-200 fős („Nagy csomag”). Ezen különböző méretű rendezvények műszaki tartalma közel azonosra tervezhető, azonban a tényleges igényeket (létszám szerint) Megrendelő a rendezvényt megelőzően pontosítja. • Időtartam: tervezetten 3-4 óra/alkalom • Alkalmak száma: a Projekt teljes időtartama alatt és összességében tervezetten 897 alkalommal vidéki településeken, a későbbiek során egyeztetett módon. • Időzítés: tervezetten o szerződés hatálybalépése - 2025.12.31. között 54 db rendezvény o 2026.01.01 - 2026.12.31 között 594 db rendezvény o 2027.01.01 - 2027.09.30. között 249 db rendezvény • Rendezvénykategóriák tervezett aránya összességében: Esemény létszáma: 5-50 fő 51-100 fő 101-200 fő Rendezvénykategória: Kis csomag Közepes csomag Nagy csomag Tervezett arányszám: 65,11% 29,99% 4,90% 1.2. Rendezvényszervezési, rendezvénykoordinációs feladatok • Forgatókönyv összeállítása, programterv elkészítése. • Helyszín felkutatása, biztosítása: javaslattétel a lehetséges vidéki helyszínekre és időpontokra vonatkozóan. Helyszín jellege: kultúrház, faluház, művelődési ház, esetleg helyi polgármesteri hivatal • Személyzet, helyszíni jelenlét és koordináció: o Technikai személyzet: kis és közepes rendezvénycsomag esetén 2 fő, nagy rendezvénycsomag esetén 4 fő a szükséges szállítási, rakodási feladatok ellátására, helyszín előkészítésére, technikai eszközök üzemeltetésére stb. o Ruhatár biztosítása és üzemeltetése. o Moderátor/műsorvezető: 1 fő o Hostess: a rendezvénykategóriától függő létszámban: kis csomag 2-4 fő, közepes csomag 4-6 fő, nagy csomag 8-10 fő. • Helyszíni berendezés, alaptechnika biztosítása (bútorzat, technikai eszközök, színpad stb.) • Fotódokumentáció készítése 1.3. Kiegészítő programelemek biztosítása Nyertes AT feladata a rendezvények helyszínéül szolgáló településen, illetve térségében megszólítható, térítésmentes kiegészítő programelem felkutatása és biztosítása a közepes és nagy rendezvénykategória esetén. A kiegészítő programelem hossza tervezetten alkalmanként 20-40 perc. 1.4. Catering szolgáltatás, valamint kapcsolódó személyi és tárgyi feltételek biztosítása Nyertes AT feladata a catering-szolgáltatás, valamint a tálaláshoz szükséges bútorzat, eszközök és személyzet biztosítása. 2. Kitelepülés belföldi rendezvényeken Nyertes AT feladata a Projektet népszerűsítő kitelepülések teljes körű szervezése és lebonyolítása más által szervezett belföldi, nem budapesti rendezvényeken (fesztiválokon, városi rendezvényeken) saját standdal történő megjelenés formájában. Alkalmak száma a teljes projekt-időszak alatt 20 alkalommal. Helyszín: a Projekt fejlesztési területén található legnagyobb népességű települések legvonzóbb lakossági eseményeihez kapcsolódóan, országosan bárhol (Budapest kivételével), Megrendelővel történt előzetes egyeztetés szerint. A kitelepülés időtartama: alkalmanként tervezetten 6-8 óra. Megrendelő a rendezvények tekintetében több kategóriát különböztet meg. Szakmai rendezvény: Nagyszámú hazai részvétellel zajló, kiemelt látogatottságú rendezvény, szakmai kiállítás, expo: pl. Networkshop workshopok, (oktatásmódszertani) konferenciák vagy ezekkel egyenértékű rendezvény. Lakossági rendezvény: Nagyszámú, hazai részvétellel zajló - adott esetben országos látogatottságú lakossági rendezvény: pl. szüreti mulatság, gasztrofesztivál helyi családi nap, falunap, helyi búcsú vagy ezekkel egyenértékű rendezvény. Tematikus rendezvény: Nagyszámú, országos látogatottságú rendezvény, ahol a szabadidő eltöltése szórakozás, szórakoztató művelődés élményén kívül a kapcsolt programok, a kiállítók, a nappali aktivitások folyamatos és tartalmas kikapcsolódást biztosítanak: pl. idősödő lakosság számára szervezett rendezvények, állásbörzék vagy ezekkel egyenértékű rendezvény. A kitelepülés volumenével kapcsolatos elvárás átlagosan 170 fő elérése alkalmanként. 2.1. Rendezvényszervezési feladatok - általános • Programok/kitelepülés teljeskörű lebonyolítása, szervezése • Forgatókönyv/programterv kialakítása • A Projekt népszerűsítésére alkalmas és lehetséges rendezvények és az azokhoz való kapcsolódási lehetőségek felkutatása, kitelepülési ütemterv elkészítése. • Kitelepülési helyszínek biztosítása • Kiállítói stand/sátor installálása, biztosítása, berendezése (adott esetben kiegészítő bútorzat/ technika biztosítása) • Helyszíni jelenlét és koordináció (technikai stáb biztosítása, ideértve a hostesseket, illetve igény esetén animátorok biztosítása) • Helyszíni regisztráció biztosítása • Dekorációs- és marketingeszközök (roll-up) kihelyezése • Fotódokumentáció készítése • Szükséges szállítási, rakodási feladatok ellátása. Nyertes AT a teljesítésigazolás részeként a rendezvényekre vonatkozóan szakmai beszámolót köteles készíteni. Folytatás II.2.8) További információk pontban.