Germany - Video conferencing software package - Central on-premises video communication solution
Buyer: Dataport AöR
Country: Germany
Procedure: Negotiated procedure
Sector (CPV): Software & IT systems (48515000)
Aperlena: https://aperlena.com/en/t/deutschland-videokonferenzsoftwarepaket-zentrale-on-premises-videokommunikationslosung-9e5d49a69c
Official notice: https://ted.europa.eu/en/notice/-/detail/777565-2025
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The Aperlena Verdict
Open race
No supplier dominates: 17 different companies have won the last 20 comparable contracts from this buyer over 5 years. This is a genuinely open race.
Based on 20 comparable awards by this buyer in this sector over 5 years. Every verdict is recorded before the outcome and graded against the award notice.
How we score ourselves.
01
Summary
Machine-generated summary
Dataport seeks a framework contract for the supply of software licences under EVB-IT Transfer Type B and, where necessary, hardware under EVB-IT Purchase, together with related services, to implement a scalable, multi-tenant video conferencing solution. The solution must support at least 400 simultaneous participants, 40 active parallel conferences and connection of around 360 existing room systems, and must integrate with existing Cisco room systems via SIP/H.323. It must be installable and operable on premises in Dataport's own data centre in line with BSI baseline protection recommendations for increased protection requirements, include an Application Layer Gateway or equivalent BSI-compliant alternative for each network zone change, support internet communication and WebRTC dial-in for internal and external participants, allow sub-licensing to customers, and be accessible to people with disabilities in accordance with the BGG and BITV 2.
02
Description
Gegenstand der Beschaffung ist ein Rahmenvertrag über die Lieferung der nachfolgend beschriebenen Hard- und/oder Software sowie damit verbundene Dienstleistungen: 1. Lieferung von Softwarelizenzen gem. EVB-IT Überlassung Typ B, sowie (sofern notwendig) Hardware gem. EVB-IT-Kauf zur Realisierung einer skalierbaren und mandantenfähigen Videokonferenzlösung für mindestens 400 parallele Teilnehmer, 40 aktive parallele Konferenzen und der Möglichkeit zur Anbindung von ca. 360 vorhandenen Raumsystemen. ▪ Die gelieferte Lösung muss von Dataport im eigenen Rechenzentrum mandantenfähig unter Beachtung der Empfehlungen des BSI-Grundschutzes für erhöhten Schutzbedarf im Rechenzentrum des AG installier- und betreibbar sein (On Premises). ▪ Da die angebotene Lösung in einer komplexen Netzzonen Architektur betrieben werden soll, muss für jeden Netzzonenwechsel ein Application-Layer-Gateway (ALG) oder eine gleichwertige, BSI-konforme Alternative mit nachgewiesenem Schutzprofil geliefert werden. ▪ Die Softwarelizenzen müssen gemäß „EVB-IT Überlassung Typ B“ gegen regelmäßiges Entgelt (Miete) überlassen werden. ▪ Sofern Hardware Teil der angebotenen Lösung ist, wird sie gemäß „EVB-IT-Kauf“ gegen einmaliges Entgelt (Kauf) geliefert. Falls die Angebotene Lösung keine Hardware beinhaltet ist der „EVB-IT-Kauf“-Vertrag nicht relevant. ▪ Dataport erhält das Recht, ihrerseits Nutzungsrechte an der Lösung, insbesondere an Lizenzen, gegen Entgelt an ihre Kunden zu vergeben (erweitertes Nutzungsrecht, Unterlizenzierung). ▪ Die Lösung muss mit den vorhandenen Cisco-Raumsystemen nutzbar sein (SIP/H.323). ▪ Die Lösung muss die Kommunikation mit internen und externen Teilnehmern über das Internet und Einwahl mittels Web-RTC unterstützen. ▪ Die gelieferte Lösung muss entsprechend § 4 BGG für Menschen mit Behinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und nutzbar sein. Dies erfordert entsprechend § 3 Abs. 1 BITV 2.0 (2019), dass sie wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust ist. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig. Die Umsetzung der Nutzbarkeit orientiert sich hinsichtlich der Aspekte Wahrnehmbarkeit, Bedienbarkeit, Verständlichkeit und Robustheit an den Maßgaben der DIN EN ISO 9241. 2. Lieferung von mit der gelieferten Hard- und/oder Software verbundenen Dienstleistungen für ▪ Beratung bei und Lieferung von Informationen zur Herbeiführung der Betriebsbereitschaft, einschließlich Konfiguration und Customizing in Form eines Implementierungsprojekts gem. „EVB-IT Dienstleistungen“ ▪ Schulung von Administratoren gem. „EVB-IT Dienstleistungen“. ▪ Support (Hotline) und Störungsbehebung gem. „EVB-IT Pflege S - Langfassung“ für gelieferte Software, sowie EVB-IT-Kauf für gelieferte Hardware. ▪ Pflege der Software und Bereitstellung von Updates gem. „EVB-IT Pflege S - Langfassung“ ▪ Beratungsleistungen während der Laufzeit des Vertrages in Form eines Kontingents ohne Abnahmeverpflichtung gem. „EVB-IT Dienstleistungen“. Hinsichtlich der Einzelheiten wird auf die als Entwurf beigefügten Unterlagen Teil B - Leistungsbeschreibung sowie Kriterienkatalog verwiesen. Die detaillierte Leistungsbeschreibung sowie der finale Katalog der fachlichen und technischen Anforderungen an die Lösung werden nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs geeigneten Bietern zur Verfügung gestellt.
Official source
Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)
The buyer has too few awards of its own in this sector, so this is the range of the last 584 awards for Software & IT systems in Germany.
€2€317.8M
Median award
€413,549
Middle half of past awards
€242,771 to €925,878
TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) publishes no value for this notice, so it has no mark on the scale. The official documents may state one.
Award values as published by the official sources. Use them as a guide, not a rule: scope, lots and duration differ between contracts.
TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) publishes no value for this notice, so it cannot be placed among the open notices of its sector. The official documents may state one.