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Germany - Scanning - Framework contract for file scanning services

Original Deutschland - Scanning - Rahmenvertrag für Scan-Dienstleistungen von Akten

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Stadtwerke Bonn GmbH, together with its group companies, intends to award a framework contract for scanning and digitisation of physical file records. The scope includes collection, packaging and secure transport of files in the Bonn area, document preparation, digitisation of standard and complex files and large formats up to at least DIN A0, colour scanning with OCR and searchable PDF/A delivery, secure archiving or optional GDPR-compliant destruction of originals, scan-on-demand services, and quality control with audit-proof documentation. The volume is around 40,000 files, an estimated 16 million pages, ordered in batches over several years.

Description

Die Stadtwerke Bonn GmbH beabsichtigt, gemeinsam mit ihren Konzerngesellschaften einen Rahmenvertrag über Scan- und Digitalisierungsleistungen von physischen Aktenbeständen abzuschließen. Ziel der Ausschreibung ist die Auswahl eines leistungsfähigen und sicherheitszertifizierten Dienstleisters, der analoge Archivbestände strukturiert, revisionssicher und datenschutzkonform digitalisiert. Gegenstand der Leistungen - Abholung, Verpackung und sicherer Transport der Aktenbestände im Raum Bonn - Dokumentenvorbereitung einschließlich Entklammerung, Sortierung und Aufbereitung unterschiedlichster Dokumentenarten - Digitalisierung von Standardakten, komplexen Akten sowie Großformaten bis mindestens DIN A0 - Farbiges Scannen mit OCR-Volltexterkennung und Bereitstellung durchsuchbarer PDF/A-Dateien - Sichere Archivierung der Originalakten sowie optional datenschutzkonforme Vernichtung - Scan-on-Demand-Leistungen mit kurzfristiger Bereitstellung einzelner Akten - Dokumentation, Qualitätskontrolle und revisionssichere Nachvollziehbarkeit sämtlicher Prozessschritte Umfang und Struktur der Aktenbestände Der Rahmenvertrag umfasst konzernweit voraussichtlich rund 40.000 Akten mit einem geschätzten Gesamtvolumen von ca. 16 Millionen Seiten. Die Akten weisen unterschiedliche Komplexitätsgrade auf und enthalten neben klassischen DIN-A4-Unterlagen auch Sonderformate, Kleinbelege, technische Zeichnungen sowie Großformate. Die Beauftragung erfolgt chargenweise über mehrere Jahre hinweg.

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Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

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EICS Group GmbH Engineering Solutions 15 €852 Sep 2026
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Allgeier IT GmbH 12 €632 Sep 2026
Sicherheit Nord 10 n/a Aug 2026

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