Germany - Canteen and catering services - Catering services tender for the new IHK Pfalz building in Ludwigshafen

Die Industrie- und Handelskammer (IHK) Pfalz beabsichtigt, am Standort Ludwigshafen ein modernes Büro- und Veranstaltungsgebäude mit Bistro und Tiefgarage zu errichten. Im Zuge dessen soll für den Gastronomiebereich ein leistungsfähiger Catering-Dienstleister beauftragt werden, der eine qualitativ hochwertige, wirtschaftliche und von den Mitarbeitenden gerne angenommene Verpflegung anbietet. Der Betriebsstart erfolgt phasenweise: Das Gebäude wird ab Juni 2025 sukzessive bezogen, und der Seminar- und Veranstaltungsbetrieb wird schrittweise aufgebaut. Bis Ende des dritten Quartals 2025 wird der Vollbetrieb voraussichtlich erreicht, sodass die volle Essensmenge von rund 120 Portionen pro Tag abgerufen wird. Der Auftragnehmer (AN) ist für den vollständigen Betrieb und die Organisation des gastronomischen Angebots verantwortlich. Dies umfasst die Frühstücks- und Mittagsverpflegung, die Zwischenverpflegung über einen Kioskbereich sowie den Konferenz- und Veranstaltungsservice. Darüber hinaus sind zu Beginn und am Ende der Vertragslaufzeit definierte Einmalleistungen zu erbringen - insbesondere organisatorische und vorbereitende Tätigkeiten während der Start-Up-Phase sowie eine geordnete Übergabe des Betriebs zum Vertragsende. Im Mittelpunkt steht die tägliche Versorgung der Beschäftigten und Gäste der IHK Pfalz mit frischen, ausgewogenen und abwechslungsreichen Speisen und Getränken. Die Speisenproduktion erfolgt überwiegend nach dem Cook-&-Hold- bzw. Cook-&-Chill-Prinzip. Der AN stellt sicher, dass die Mittagsverpflegung mit rund 120 Essen pro Tag in gleichbleibender Qualität, sensorisch einwandfrei und hygienisch sicher bereitgestellt wird. Neben zwei Tagesmenüs (ein ovo-lacto-vegetarisches und ein fleischhaltiges Gericht, freitags mit Fischangebot) umfasst das Angebot Suppe, Beilagen, Salatbar, Desserts sowie eine kleine Eis- und Obsttheke. Ergänzend hierzu ist ein vollwertiges Frühstücksangebot mit Brot- und Backwaren, Müsli, Obst und Heißgetränken bereitzustellen. Die Zwischenverpflegung wird über einen Kioskbereich in der Kantine abgedeckt, der den Mitarbeitenden den ganzen Tag über Snacks, Getränke, belegte Brötchen und frische Produkte bietet. Dabei legt der Auftraggeber besonderen Wert auf eine verantwortungsbewusste Produktauswahl, einen hohen Anteil an regionalen Erzeugnissen (mindestens 80 % aus einem Umkreis von 150 km) sowie - wo möglich - den Einsatz von Bioprodukten. Die Preisgestaltung orientiert sich an marktüblichen, sozialverträglichen Werten; für das Kioskangebot gelten entsprechende Preisobergrenzen. Weiterhin ist samstags ein Kioskbetrieb für den Seminarbetrieb am Wochenende vorzuhalten. Hierbei werden an durchschnittlich 42 Samstagen pro Jahr Teilnehmende vor Ort erwartet, die über den Kiosk mit Getränken und kleinen Speisen versorgt werden. Der AN betreibt darüber hinaus den Konferenz- und Veranstaltungsservice, der die Bewirtung von Besprechungen, Seminaren und internen Veranstaltungen der IHK sicherstellt. Bestellungen werden über ein digitales Tool abgewickelt. Zum Leistungsumfang gehören Lieferung, Anrichten, Abholung sowie das Reinigen der Tische und die Wiederherstellung eines ordentlichen Erscheinungsbilds der Räume nach Veranstaltungsende. Die Leistungserbringung erfolgt im laufenden Betrieb der IHK Pfalz und erfordert eine enge Abstimmung mit den Nutzern. Der AN ist für sämtliche logistischen Abläufe in seinem Verantwortungsbereich zuständig. Dazu gehören die Annahme und der Transport sämtlicher Waren in die vorgesehenen Lagerbereiche, die innerbetriebliche Speisentransportlogistik sowie die Reinigung und Pflege der durch ihn genutzten Flächen, Geräte und Anlagen. Die gesamte Leistung ist nach den Grundsätzen der Lebensmittelhygiene zu erbringen und auf Basis eines durch den AN zu erstellenden und fortzuschreibenden HACCP-Konzepts abzusichern. Die Speisenplanung erfolgt nach den Vorgaben des DGE-Qualitätsstandards für Betriebsverpflegung. Für alle angebotenen Speisen sind die Nährwerte, Allergene und Zusatzstoffe auszuweisen. Der AN hat die Hygiene-, Sicherheits- und Arbeitsschutzvorschriften einzuhalten und trägt die Verantwortung für das von ihm eingesetzte Personal, das ausschließlich am Standort Ludwigshafen tätig ist. Zur Förderung einer transparenten und steuerbaren Zusammenarbeit wird vom AN ein regelmäßiges Berichtswesen erwartet. Dieses umfasst quartalsweise Berichte mit Kennzahlen, Reklamationsauswertungen, Vorschlägen zur Angebotsoptimierung und Budgetstatistiken sowie einen jährlichen Gesamtbericht. Die IHK Pfalz stellt dem AN die benötigten Räume, Küchenflächen und Grundausstattung zur Verfügung. Alle weiteren zur Leistungserbringung notwendigen Betriebsmittel wie Geschirr, Besteck, Automaten, Transportmittel oder Arbeitsgeräte sind vom AN selbst zu stellen. Eine Pacht oder Umsatzbeteiligung wird nicht erhoben. Der künftige Catering-Dienstleister wird damit mit der ganzheitlichen Organisation und Durchführung der gastronomischen Versorgung der IHK Pfalz am Standort Ludwigshafen betraut. Er trägt die Verantwortung für einen effizienten, nachhaltigen und nutzerorientierten Betrieb, der höchsten Ansprüchen an Qualität, Hygiene und Wirtschaftlichkeit genügt.