Germany - Event organisation - Event, logistics and promotion services

LOTTO Hamburg beabsichtigt, sowohl sämtliche Logistik-Dienstleistungen als auch die Durchführung von Events, Veranstaltungen und Promotionsaktionen (nachfolgend zusammen „Aktionen“ bzw. einzeln „Aktion“ genannt), die von LOTTO Hamburg geplant werden, bei Bedarf durch eine Agentur (nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt) zu betreuen und durchführen zu lassen. Dies beinhaltet aber auch vereinzelt die Entwicklung von kreativen und ganzheitlichen Konzepten und die Umsetzung von neuen Aktionsformaten sowie die operative Unterstützung vor Ort. Des Weiteren ist die Beschaffung von Eventmaterialien, Werbemitteln und Promotionutensilien (nachfolgend zusammen „Materialien“ genannt) sowie bei Bedarf auch die Durchführung von Markterkundungen in Vorbereitung auf eine Beschaffung vom Auftragnehmer zu übernehmen. Außerdem soll der Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit die Arbeit der Eventmanager und Produktmanager von LOTTO Hamburg durch die zeitnahe Übernahme von operativen Aufgaben im Rahmen der Vorbereitung, Durchführung, Begleitung und Nachbereitung von Aktionen unterstützen bzw. durchführen. Die Menge der zu beauftragenden Leistungen innerhalb der Vertragslaufzeit kann nicht prognostiziert werden. Pro Jahr sind ca. 50 bis 70 Aktionen bzw. sonstige Leistungsbeauftragungen geplant, bei denen vordergründig Logistik-Dienstleistungen abgewickelt werden sollen. Des Weiteren sind vom Auftragnehmer bei Bedarf Promotoren zur Verfügung zu stellen, die bei Aktionen in Hamburger LOTTO-Annahmestellen und/oder Veranstaltungsstätten eingesetzt werden. Aktionen von LOTTO Hamburg finden immer im Hamburger Stadtgebiet und je nach Ausrichtung beispielsweise vor bzw. in den LOTTO-Annahmestellen von LOTTO Hamburg oder in Hamburger Veranstaltungshallen bzw. Eventlocations statt. Eine Mindestanzahl an durchzuführenden Aktionen wird durch LOTTO Hamburg nicht gewährleistet. Eine Abnahmeverpflichtung besteht daher für LOTTO Hamburg nicht. Außerdem ist davon auszugehen, dass sich die Anzahl der Stunden pro Funktion und der Aktionen verändern kann. LOTTO Hamburg behält sich vor, die angegebenen Stunden dem tatsächlichen Bedarf anzupassen. In der Regel erstellt LOTTO Hamburg am Anfang eines jeden Jahres eine Jahresplanung für das kommende Geschäftsjahr und gibt diese dem Auftragnehmer bekannt. Die konkrete Umsetzung einer jeden Aktion stimmt LOTTO Hamburg jeweils mit einer Vorlaufzeit von in der Regel 2 bis 4 Wochen vor jeder Aktion mit dem Auftragnehmer ab (je nach Art der Veranstaltung). Die Jahresplanung dient lediglich als Orientierung und wird stetig in Abstimmung mit dem Auftragnehmer angepasst. Die Jahresplanung enthält nur große (geplante) Aktionen, deren Terminierungen LOTTO Hamburg bekannt sind. Kleine (meistens spontane) Aktionen sind nicht in der Jahresplanung enthalten. Diese werden direkt nach dem Bekanntwerden der Aktion gegenüber LOTTO Hamburg mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Die sich aus dem jeweils gültigen Glückspielstaatsvertrag, dem Hamburger Ausführungsgesetz zum Glückspielstaatsvertrag und den internen Responsible-Gaming-Richtlinien von LOTTO Hamburg ergebenden Grundsätze werden, wie bei allen Informationsmaßnahmen, vom Auftragnehmer und LOTTO Hamburg berücksichtigt. Es werden daher u.a. ausschließlich geschulte Supervisoren und Promotoren eingesetzt, die ein umfassendes Briefing von LOTTO Hamburg erhalten haben. siehe oben