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Aperlena

TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) verified 1 day ago Contract notice

Germany - Development of internet or intranet client applications - Provision of operating services for content management systems and portals in three lots

Original Deutschland - Entwicklung von Internet- oder Intranet-Kundenanwendungen - Beschaffung von Betriebsdienstleistungen für Content Management Systeme Portale in drei Losen

Open Germany Darmstadt IT services

Buyer Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

22 days left

Key facts

Closes
10:00 (UTC+1)
Estimated value
€11.9M
€11,897,600
Competition
Open race
  1. Published
  2. Today
  3. Deadline open for 30 days
  4. Awarded pending

Bidding window

30 days from publication to deadline

Usual length

Notices of this kind (Germany, open procedure, above the EU threshold) give a median of 31 days, half of them between 28 and 34 days, based on 84,120 notices of the last two years.

This buyer usually gives 29 days (median of its last 102 calls for tender).

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The Aperlena Verdict

Open race

No supplier dominates: 38 different companies have won the last 49 comparable contracts from this buyer over 5 years. This is a genuinely open race.

Based on 49 comparable awards by this buyer in this sector over 5 years. Every verdict is recorded before the outcome and graded against the award notice. How we score ourselves.

Summary

Machine-generated summary

The contracting authority is procuring operating services for content management systems and portals, divided into three lots. Lot 1 covers team leadership for the CMS operating teams 'Web Site Management' by OpenText and 'Drupal'. Two persons are required: a team leader who manages operations, defines CMS architecture, optimises infrastructure and processes, plans new portal roles, integrations, migrations and cloud-based services such as DAM, provides technical advice and editor support, handles monitoring with Grafana, second and third level support, DevOps steering, capacity planning as well as concepts, plans and documentation.

Description

Die Ausschreibung wird in drei Lose aufgeteilt. Dienstleistungen für die Teamleitungen (Los 1), die technische Administration (Los 2) sowie erweiterter Betrieb und fachliche Administration (Los 3). Für das Los 1 "Teamleitungen des CMS Betriebsteams "Web Site Management" by OpenText (MAP) und des CMS Betriebsteams "Drupal" (Infoportal und VWP)" werden insgesamt zwei Personen benötigt. Der Leiter dieses Betriebsteams übernimmt neben der Steuerung des Teams auch die Aufgaben rund um die CMS-Architektur. Es sind im Wesentlichen folgende Tätigkeiten auszuführen: 1. Leitung des Betriebsteams CMS "Web Site Management" by OpenText 2. Steuerung und Übernahme des operativen Betriebes der CMS Komponenten: Web Site Manager (mit Portal-Komponente "Portal Site Manager") und zugehörige Oracle-Datenbanken 3. Planung und Aufbau der CMS Architektur 4. Schnittstelle zum Management 5. Laufende Optimierung der technischen Infrastruktur (Netzwerkanalysen und Betriebssystemkonfigurationen, Hochverfügbarkeitsarchitekturen, Problem Management) 6. Laufende Optimierung von Betriebsprozessen 7. Planung und Steuerung von Inbetriebnahmen neuer Portalrollen 8. Planung und Steuerung interner Projekte, z.B. für Aufbau und Inbetriebnahme neuer bzw. zusätzlicher Infrastrukturen 9. Evaluation, Planung und Integration neuer Technologien wie cloudbasierte Services (z.B. DAM), Design und Einrichtung neuer Schnittstellen 10. Planung, Steuerung und Umsetzung von Migrationen (Releasewechsel, neue Infrastrukturen etc.) 11. Technische Beratung von Kunden bei der Einrichtung neuer Portalrollen 12. Unterstützung und Beratung von Redakteuren, z.B. für Problemlösungen 13. System- und Performanceüberwachung mit u.a. Grafana 14. Fehlerbehebung (2nd und 3rd Level Support) und dessen Steuerung 15. Steuerung Dev Ops 16. Kapazitätsplanung 17. Erstellung und Weiterführung von Konzepten, Analysen, Projekt- und Architekturplänen für Content Management Systeme 18. Erstellung und Weiterführung von Dokumentationen, Verfahrensverzeichnissen, Betriebshandbüchern und Betriebsberichten 19. Steuerung beim Ausbau der Apache Solr Suche 20. Kenntnisse semantische Suche 21. Steuerung Anbindung eines DAM (Digital Asset Management in der Cloud) 22. gute Kenntnisse im Bereich IT-Sicherheit gemäß BSI 23. Kenntnisse zur Barrierefreiheit BFSG Der Leiter dieses Betriebsteams übernimmt neben der Steuerung des Teams auch die Aufgaben rund um die CMS-Architektur. Es sind im Wesentlichen folgende Tätigkeiten auszuführen: 1. Leitung des Betriebsteams CMS "Drupal" 2. Steuerung und Übernahme des operativen Betriebes der CMS Drupal Infrastruktur und zugehörige (derzeit MySQL und MariaDB-) Datenbanken mit mehr als 120 Einzelauftritten 3. Planung und Aufbau der CMS Architektur 4. Schnittstelle zum Management 5. Laufende Optimierung der technischen Infrastruktur (Netzwerkanalysen und Betriebssystemkonfigurationen, Hochverfügbarkeitsarchitekturen, Problem Management) 6. Laufende Optimierung von Betriebsprozessen 7. Planung und Steuerung von Inbetriebnahmen neuer Portalauftritte 8. Planung und Steuerung interner Projekte z.B. für Aufbau und Inbetriebnahme neuer bzw. zusätzlicher Infrastrukturen 9.E valuation, Planung und Integration neuer Technologien wie Cloudbasierte Services (z.B. DAM), Design und Einrichtung neuer Schnittstellen 10. Planung, Steuerung und Umsetzung von Migrationen (Releasewechsel, neue Infrastrukturen etc.) 11.Technische Beratung von Kunden bei der Einrichtung neuer Portalauftritte 12. Unterstützung und Beratung von Redakteuren, z.B. für Problemlösungen 13. System- und Performanceüberwachung mit u.a. Grafana 14. Fehlerbehebung (2nd und 3rd Level Support) und dessen Steuerung 15. Steuerung Dev Ops 16. Kapazitätsplanung 17. Erstellung und Weiterführung von Konzepten, Analysen, Projekt- und Architekturplänen für Content Management Systeme 18. Erstellung und Weiterführung von Dokumentationen, Verfahrensverzeichnis-sen, Betriebshandbüchern und Betriebsberichten. 19. Steuerung beim Ausbau der Apache Solr Suche 20. Kenntnisse semantische Suche 21. Steuerung Anbindung eines DAM (Digital Asset Management in der Cloud) 22. Steuerung der Ablösung einer Eigenentwicklung eines DAM 23. Erfahrung im Bereich IT-Sicherheit gemäß BSI 24. Kenntnisse zur Barrierefreiheit BFSG Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.; Für das Los 2 "Technische Administration des CMS Betriebs "Web Site Management" by OpenText (MAP) und des CMS Betriebsteams "Drupal" (Infoportal und VWP)" werden zunächst fünf Personen gesucht. Eine Person wird für die Technische Administration CMS "Web Site Management" by OpenText (MAP) und vier Personen werden für den CMS Betrieb "Drupal" (Infoportal und VWP)" benötigt. Als Administrator des CMS "Web Site Management" by OpenText des MAP sind im Wesentlichen die folgenden Tätigkeiten auszuführen: 1. Administration der WSM Management Server 2. Administration der WSM Delivery Server 3. Administration des Portal Site Manager 4. Mitwirkung bei der Optimierung der technischen Infrastruktur (Netzwerkanalysen und Betriebssystemkonfigurationen, Hochverfügbarkeitsarchitekturen, Problem Management) 5. Inbetriebnahme neuer Portalrollen 6. Unterstützung bei der Durchführung interner Projekte, z.B. für Aufbau und Inbetriebnahme neuer bzw. zusätzlicher Infrastrukturen 7. Integration neuer Technologien wie Cloudbasierte Services (z.B. DAM), Design und Einrichtung neuer Schnittstellen 8. Technische Beratung von Kunden bei der Einrichtung neuer Portalrollen 9. Unterstützung und Beratung von Redakteuren, z.B. für Problemlösungen 10. System- und Performanceüberwachung mit u.a. Grafana 11. Fehlerbehebung (2nd Level Support) 12. Mitarbeit im Dev Ops Team 13. Unterstützung bei der Kapazitätsplanung 14. Mitarbeit bei Konzepten, Analysen, Projekt- und Architekturplänen für Content Management Systeme 15. Mitarbeit bei Dokumentationen, Verfahrensverzeichnissen, Betriebshandbüchern und Betriebsberichten. 16. Unterstützung bei der Anbindung und Betrieb von Cloud-Diensten mit aktuellen und zukünftigen Schnittstellen zum CMS "Web Site Management" by OpenText 17. Unterstützung des Drupal Administrationsteams 18. Mitarbeit bei Releasewechseln (Datenbank, Betriebssystem, WSM inklusive Datenmigration) 19. Kenntnisse im Bereich IT-Sicherheit gemäß BSI 20. Mitarbeit bei Last- und Performancetests 21. Mitarbeit bei Pentests 22. Erfahrung im Bereich IT-Sicherheit gemäß BSI 23. Know-how-Transfer zu Mitarbeitern des Auftraggebers Als CMS Drupal Administrator sind im Wesentlichen die folgenden Tätigkeiten auszuführen: 1. Administration und Konfiguration des CMS Drupal und zugehöriger (derzeit MySQL und MariaDB-) Datenbanken, Web Site Manager und zugehöriger Oracle-Datenbanken 2. Mitwirkung bei der Optimierung der technischen Infrastruktur (Netzwerkanalysen und Betriebssystemkonfigurationen, Hochverfügbarkeitsarchitekturen, Problem Management) 3. Inbetriebnahme neuer Portalauftritte 4. Durchführung interner Projekte z.B. für Aufbau und Inbetriebnahme neuer bzw. zusätzlicher Infrastrukturen 5. Unterstützung und Beratung von Redakteuren, z.B. für Problemlösungen 6. Benutzerverwaltung unter Verwendung von OpenLDAP 7. Einrichtung und Verwaltung von Multimedia-Streams mit Windows Media Services 8. Einrichtung und Verwaltung der Portalseiten in einer Security-as-a-Service Plattform 9. Unterstützung bei der Anbindung und Betrieb von Cloud-Diensten mit aktuellen und zukünftigen Schnittstellen zu den Drupal- Portalen 10. Changemanagement: Erstellung und Bearbeitung von Changes zur Sicherstel-lung des Betriebes 11. Incidentmanagement: Erstellung und Bearbeitung von Fehlertickets mit unterschiedlichen Priortäten und Reaktionszeiten 12. Monitoring: Überprüfung des täglichen und regelmäßigen Monitorings der eingesetzten Systeme 13. Wartung des CMS Drupal selbst sowie der für den Betrieb benötigten Infrastruktur 14. Unterstützung des CMS Teams "Web Site Management" by OpenText 15. Kenntnisse im Bereich IT-Sicherheit gemäß BSI 16. Erstellung und Weiterführung von Dokumentationen, Verfahrensverzeichnissen, Betriebshandbüchern und Betriebsberichten 17. Mitarbeit bei Releasewechseln (Datenbank, Betriebssystem, Drupal inklusive Datenmigration) Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.; Beide CMS Systeme unterliegen einer Vielzahl neuer, oft politisch gesteuerter, Anforderungen und müssen technisch und fachlich fortlaufend angepasst werden. Neben den rein technischen administrativen Arbeiten fallen hier zahlreiche darüber hinaus gehende Aufgaben an. Sie bilden den sogenannten erweiterten Betrieb und die fachlichen Administration. Für beide CMS Systeme bestehen besonders hohe Anforderungen an die Erfahrung mit dem Umgang von Kunden, auf die ein hoher politischer Fokus gerichtet ist (Portalauftritte der Ministerien) und Kunden, die aufgrund der Sicherheitsanforderungen sehr sensibel sind (z.B. Justiz, Polizei). Darunter fallen auch Anforderungen des Online Zugangsgesetzes für Bürgerservices, die entwickelt und angeboten werden müssen. Die Umsetzung der Digitalisierungsanforderungen wie z.B. die Umsetzung des Online Zugangsgesetzes für Bürgerservices stehen ebenfalls im politischen Fokus. Für alle Personen, die hier zum Einsatz kommen, sind langjährige Erfahrung in einer Landes- oder Bundesverwaltung aus diesen Gründen nötig. Es ist vorgesehen, die hier benötigten Personen in beiden CMS-Teams einzusetzen. Der erweiterte Betrieb und die fachliche Administration umfassen aktuell nachfolgende Tätigkeiten: Folgende Aufgaben gehören zu diesem Gebiet: 1. Beratung der Administration und Redaktion beider CMS Teams auf Basis von Analysen der politischen Vorgaben aus der Landesverwaltung, insbesondere der auftraggebenden Stellen Staatskanzlei und Digitalministerium und deren Integration in die Releaseplanung der Portalbetriebe 2. Entwicklung eines übergreifenden Design-Guides 3. Entwicklung und Pflege dynamischer Templates im OpenText Web Site Management und Delivery Server a. Erstellung neuer Inhaltselemente und Container b. Anlegen von Content Klassen c. Überführung der statischen HTML Templates ins Redaktionssystem inklusive ASP Ergänzungen 4. Weiterentwicklung und Pflege der DialogEngine a. Erstellung und Pflege neuer und bestehender Templates b. Dynamisierung mit JavaScript 5. Pflege und Weiterentwicklung von Plugins für das Redaktionssystem mit RQL 6. Analyse und Beheben von Problemen im Gesamtkontext WebSite Management System 7. Erstellung von HTML Templates inklusive CSS und JavaScript mit Bootstrap 5 a. Umsetzung von Design Vorgaben b. Umsetzung von BITV und Usability Anforderungen c. Dynamisierung mit JavaScript 8.Versionsverwaltung mit Git 9.Ticketverwaltung und Betreuung mit Jira 10. Erstellen von Releases und Installationsanleitungen 11. Unterstützung bei der Digitalisierung öffentlicher Dienste (FIM, SDG, BundID, NFK) 12. Unterstützung der Kunden bei der Migration von Altsystemen in die Portale 13. Analyse des Anforderungsmanagement unter Nutzung von Jira zur Aufbereitung ans Management 14. Schnittstelle zwischen Redaktion und Betriebsteam 15. Fehleranalyse (2nd Level Support) beim Kunden und Aufbereitung für Incident- und Changemanagement 16. Unterstützung bei der Durchführung von Drupal- und "Web Site Management" -Migrationen 17. Betrieb von Medienservern oder Digital Asset Management Systemen Weitere Informationen sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen.

Bid or no-bid?

Six questions before you commit a team. Under each one, what the register holds on it. The answers are yours.

  1. In your favour:

    Do we meet every eligibility criterion?

    Open procedure: any interested supplier may submit a bid.

    Above the EU threshold: open to companies from any EU country.

  2. Your call:

    Can we deliver this with the team we have?

    Estimated at €11.9M.

  3. Your call:

    Do we have two comparable references?

    Comparable work is in IT services.

  4. In your favour:

    Is the deadline realistic for a proper offer?

    22 days left, 17 of them working days.

  5. Check this first:

    Is there a margin at the likely winning price?

    This buyer usually awards this kind of contract for between €325,895 and €7.8M.

    Contracts here close a median of 11.3% below their estimate.

  6. In your favour:

    Do we know this buyer?

    38 different companies won the last 49 comparable contracts.

Can I bid?

  • Open procedure: any interested supplier may submit a bid. Above the EU threshold: open to companies from any EU country.
  • The notice is written in German.
  • Certificates from another EU country? Check the equivalents on eCertis

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

Always verify details on the official notice.

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Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 day ago

Expected award price

likely award for this notice, from its published estimate of €11,897,600
€11.1M to €12.7M

Comparable awards in this country and sector came in at a median of 100% of their published estimate, half of them between 93% and 107%, based on 78 awards of the last 3 years.

Each award is compared with the estimate of the same lots, framework agreements excluded. A published estimate may include options and renewals, so an award under it is not always a discount.

What this buyer has paid before

Based on 12 comparable contracts this buyer awarded in this sector over the last 4 years.

This notice
€11.9M
Median award
€565,200
Middle half of past awards
€325,895 to €7.8M

The estimate is larger than three in four past awards.

Most recent awards

Award values as published by the official sources. Use them as a guide, not a rule: scope, lots and duration differ between contracts.

Land Hessen, vertreten durch die Hessische Zentrale für Datenverarbeitung

Germany

notices in the register
198
awards
91
awarded in total
€72.8M

Who wins its contracts

Many suppliers
different companies won its awards
54
of the awards went to the three most frequent winners
21%
of its calls state an estimated value
100%

Based on 71 awards with a named winner over the last 3 years. Counted by award, not by value, because lot and framework amounts are not comparable. Concentrated means the three most frequent winners took 65% or more of the awards; many suppliers, under 35% with at least ten different winners.

Competition

tenders per lot on average (open and restricted procedures)
3.6
of those lots received a single tender
30%
of the awards went to companies based in another country
3%

As the official award notices state them, over the last 3 years. Tenders per lot count open and restricted procedures only: in a negotiated procedure or a direct award a single tender is the procedure itself. The country is the one the notice gives for the winner.

One dot per award, on the day it was signed, sized by its value. A ring is an award with no published value.

Who usually wins this buyer's contracts in this sector

Company Wins Total awarded Last win
SINC GmbH 5 Apr 2026
SITS Deutschland GmbH 5 Jul 2026
indibit GmbH 3 Jan 2026
wetransform GmbH 2 €283,000 May 2026
Damovo Deutschland GmbH & Co. KG 1 €33.3M Aug 2026

Based on 49 awards with a linked company profile over the last 5 years.

10 open tenders right now

Market context

Larger than 84% of the open notices in IT services across Europe.

open now in IT services
7,106
median open notice
€899,530

Who wins in this market

Many suppliers

Germany · IT services

different companies won awards here
1,661
of the awards went to the three most frequent winners
4%
buyers awarded contracts here
1,057

Based on 2,557 awards with a named winner over the last 3 years. Counted by award, not by value, because lot and framework amounts are not comparable. Concentrated means the three most frequent winners took 65% or more of the awards; many suppliers, under 35% with at least ten different winners.

Competition

tenders per lot on average (open and restricted procedures)
8.6
of those lots received a single tender
18%
of the awards went to companies based in another country
5%
of the tenders came from another country
3%

As the official award notices state them, over the last 3 years. Tenders per lot count open and restricted procedures only: in a negotiated procedure or a direct award a single tender is the procedure itself. The country is the one the notice gives for the winner.

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