Deutschland - Dienstleistungen im Bereich Druck und Lieferung - Druckdienstleistungen

Bei den im Rahmen dieses Vergabeverfahrens angefragten Leistungen handelt es sich zum einen um die Produktion und Weiterverarbeitung der vom Beitragsservice jährlich auszubringenden personalisierten Briefe sowie die Produktion von sonstigen Papieren. Darüber hinaus sollen im Rahmen dieses Vergabeverfahrens die für den Briefversand benötigten Aussende- und Antwortbriefhüllen beschafft werden. Ziel der Vergabemaßnahme ist der Abschluss eines Rahmenvertrags mit dem wirtschaftlichsten Bieter. Der Rahmenvertrag soll für eine vierjährige Festlaufzeit abgeschlossen werden. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.10.2026. Auftraggeber (AG) sind die Landesrundfunkanstalten der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD), das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio, vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "AG" genannt). Um einen reibungslosen Geschäftsbetrieb gewährleisten zu können, beabsichtigt der Beitragsservice im Rahmen dieses Vergabeverfahrens einen Rahmenvertrag über die nachfolgend geforderten Leistungen mit einer Festlaufzeit von 4 Jahren abzuschließen. Der Auftragnehmer (AN) wird nach erfolgreichem Abschluss einer Testphase sowohl die Produktion und Weiterverarbeitung der vom AG jährlich auszubringenden personalisierten Briefe (Simplex- bzw. Duplexdruck, teilweise TwoUp) als auch und die Produktion von sonstigen Papieren auf Farbdigitaldruckern übernehmen. Die Druckdienstleistungen sind ausschließlich an einem Standort des AN zu erbringen. Eine Standortverlagerung ist nur ausnahmsweise und mit vorheriger Zustimmung des AG möglich. Der AN muss über die erforderliche technische Ausstattung, insbesondere über IT-Technik, Hard- und Software sowie ausreichend dimensionierte Druck- und Kuvertiermaschinen für den Transaktionsdruck verfügen. Der AG beabsichtigt, seine Textverarbeitung sukzessive auf die Software Inspire der Fa. Quadient umzustellen und im Rahmen der Vertragslaufzeit Druckdaten bspw. im Inspire Native Format inkl. TNO an den AN zu liefern. Der AG sucht mit diesem Vergabeverfahren einen Druckdienstleister, der sowohl die fach- und fristgerechte Materialbeschaffung (Papiere und Briefhüllen etc.) als auch die Produktion und Weiterverarbeitung seiner personalisierten Briefe im Farb-Transaktionsdruck sowie die Produktion von sonstigen Papieren sicherstellt. Ziel ist es, dass der AN für eine ausreichende und rechtzeitige Materialbeschaffung sorgt (Papiere, Briefhüllen, Briefbehälter etc.), die personalisierten Briefe arbeitstäglich nach Vorgabe des AG produziert und die Briefe zur Abholung um 14:00 Uhr durch den vom AG eingesetzten PDL bereitstellt. Zusätzlich hat der AN "sonstige Papiere" die vom AG verwendet werden, in jährlich zwei Abrufen zu produzieren bzw. zu beschaffen und kostenfrei an den Standort des AG zu liefern. Zur Erfüllung seiner Aufgabenstellung benötigt der AG folgende Leistungen: - Lagerung und Produktion auf Endlos-Blankopapier Für die vierjährige Festlaufzeit des Rahmenvertrags ergeben sich folgende Planmengen: Für das Regelverfahren werden 157,6 Mio. Nutzen des Endlos-Blankopapiers für Test und Produktion von 164,8 Mio. Briefen benötigt. Für das Mailingverfahren werden voraussichtlich 23,6 Mio. Nutzen des Endlos-Blankopapiers für Test und Produktion von 22,3 Mio. Briefen im Rahmen der Marktbearbeitung benötigt. Für den MDA 2026 werden im Jahr 2027 zusätzlich voraussichtlich 3,8 Mio. Nutzen des Endlos-Blankopapiers für Test und Produktion von 3,7 Mio. Briefen benötigt. In Summe werden über die Festlaufzeit voraussichtlich 185,0 Mio. Nutzen des Endlos-Blankopapiers für Test und Produktion benötigt. - Lagerung und Produktion sowie Lieferung von sonstigen Papieren an den AG Für die vierjährige Festlaufzeit des Rahmenvertrags ergeben sich folgende Planmengen: voraussichtlich 1,048 Mio. Formbriefe 0330 für den Einzelblattdruck. voraussichtlich 6,0 Mio. Anträge auf Befreiung/Ermäßigung (7420) für den Einzelblattdruck voraussichtlich 4,4 Mio. Trennblätter (4006) für den Scanbetrieb. In Summe werden über die Festlaufzeit voraussichtlich 11,4 Mio. sonstige Papiere benötigt. - Beschaffung und Lagerung von Briefhüllen für die personalisierten Briefe Für die vierjährige Festlaufzeit des Rahmenvertrags ergeben sich folgende Planmengen: Für das Regel- und Mailingverfahren werden voraussichtlich 187,1 Mio. Aussendebriefhüllen (0030) für Test und Produktion während der Vertragslaufzeit (4 Jahre) benötigt. ­ Für den MDA 2026 werden im Jahr 2026/2027 zusätzlich voraussichtlich 3,7 Mio. Aussendebriefhüllen (0030) für Test und Produktion benötigt. In Summe werden über die Festlaufzeit voraussichtlich 190,8 Mio. Aussendebriefhüllen (0030) benötigt. ­ Für das Regelverfahren werden ca. 600 Versandtaschen (0028) für Test und Produktion der geplanten Großbriefe benötigt. ­ Für den Brief 9692 werden voraussichtlich 2,5 Mio. Antwortbriefhüllen (0006) für Test und Produktion benötigt. Die vorstehenden Planmengen dienen ausschließlich der Kalkulation. Der Beitragsservice muss berechtigt sein, von den genannten Planmengen abzuweichen sowie größere und auch geringere Mengen abzurufen. Die vom Beitragsservice prognostizierten Planmengen stellen keine garantierte Mindestabnahmemenge dar. Die Planmengen können somit nicht für die Vertragslaufzeit garantiert werden und unterliegen Schwankungen. Fortsetzung der ausgeschriebenen Leistungen unter Ziffer 2.1 dieser Bekanntmachung: - Druckdienstleistungen ­ Entgegennahme der arbeitstäglichen Druckdateien und Einbindung in das Auftragsmanagement des AN für das Regel- und Mailingverfahren. ­ Abstimmung des Farbmanagements mit dem AG für alle Druckdateien im Farb-Transaktionsdruck. ­ Arbeitstägliche Einholung der Druckfreigabe beim AG für die übergebenen Druckdateien. ­ Portooptimierung zur Produktion von automationsfähigen Briefen. ­ Elektronische Frankierung nach den Vorgaben des vom AG eingesetzten PDL. Bspw. muss aktuell die DV-Freimachung mit PremiumAdress gemäß Teilleistung BZA/BZE eingesetzt und im Geschäftskundenportal der DP AG angekündigt werden. ­ Personalisierte Aufbereitung und Druck (Simplex bzw. Duplex, TwoUp, Perforation) der Druckdateien im Schwarzdruck mit ggf. farbigen Anteilen für alle Briefe. ­ Weiterverarbeitung (bspw. Kuvertierung) der Briefe nach verschiedenen Briefarten mit feststehender oder individueller Seitenzahl. ­ Bereitstellung der fertigen Briefe zur arbeitstäglichen Abholung (14 Uhr) nach den Vorgaben des vom AG eingesetzten PDL. ­ Der AN hat die mit dem AG abgestimmten Termine zwingen einzuhalten (Termintreue). ­ Zusätzlich zum Regelverfahren sind Einmalmaßnahmen durchzuführen. Bspw. sind im Rahmen des EMA-Meldedatenabgleichs 2026 im Zeitraum von ca. Dezember 2026 bis ca. November 2027 ca. 3,7 Mio. personalisierte Briefe zu produzieren und zur Abholung bereitzustellen. ­ Die maximale Höchstmenge einer Tagesproduktion liegt bei 500.000 Briefen. - Erfassungsleistungen ­ Erfassung und Lieferung von jährlich ca. 20,0 Mio. Versanddaten von bestimmten Briefen im CSV-Format an den AG. - Testphase ­ Bei einem Wechsel des AN schließt sich nach der Zuschlagserteilung eine Testphase zur Übernahme der Produktion an. Die Testphase muss innerhalb eines Monats - Testphase vor Produktionsaufnahme am Hauptstandort ­ Der AN wird sein System auf die Produktion der geforderten Leistung des AG anpassen. ­ AG und AN werden vor der Produktionsaufnahme eine einmonatige Testphase durchführen. ­ Der AG wird Funktionstests am Hauptstandort des AN durchführen und die Betriebsbereitschaft des Systems überprüfen. - Testphase vor Produktionsaufnahme am BackUp-Standort ­ Der AN ist verpflichtet, während der gesamten Vertragslaufzeit für den Fall, dass der Produktionsstandort (Hauptstandort) ganz bzw. teilweise ausfällt, einen BackUp-Standort für die Produktion und Weiterverarbeitung vorzuhalten. Als BackUp-Standort ist entweder ein eigener Standort des AN oder ein Standort eines anderen Druckdienstleisters zulässig. Im Notfall muss der BackUp-Standort spätestens innerhalb von zwölf Stunden die Produktion und Weiterverarbeitung übernehmen. ­ Der AN wird vor Produktionsaufnahme am Hauptstandort auch Funktionstests am BackUp-Standort durchführen und dort die Betriebsbereitschaft des Systems überprüfen. - Verfahrenstests ­ Der AG wird vom AN jeweils ca. 10 Verfahrenstests der Entwicklung als auch zur Abnahme im Rahmen des Änderungsdienstes fordern. - Garantierte Mindestmenge und Höchstmengen Der Beitragsservice garantiert dem zukünftigen AN für die vierjährige Festlaufzeit eine Mindestabnahmemenge von insgesamt 100,0 Mio. personalisierten Briefen. Insgesamt ist der AG berechtigt, als Höchstmenge maximal 224,0 Mio. personalisierte Briefe sowie maximal 15,0 Mio. sonstige Papiere abzurufen. Die Höchstmenge stellt die maximal vom AN zu produzierende Menge dar. Mit Erreichen der als Gesamtvolumen angegebenen Höchstmenge an personalisierten Briefen und sonstigen Papieren für die Festlaufzeit endet der ausgeschriebene Rahmenvertrag automatisch.