Bulgaria - Event organisation services: technical and logistical support for events, community building, campaigns and social media

Предметът на настоящата обществена поръчка включва избор на изпълнител за осигуряване на техническа и логистична подкрепа при организиране и провеждане на специализирани и публични събития, развитие на професионални общности, провеждане на информационни и рекламни кампании, управление на профили в социалните мрежи, медийно планиране, осигуряване на рекламни материали и консумативи за събитията, създаване на онлайн общност и други свързани дейности с цел популяризиране на проект № 101250707 BRAIN++, изпълняван по Програма „Хоризонт Европа“. В рамките на поръчката се предвижда организиране и провеждане на два типа събития, условно наречени събития Тип А и събития Тип Б: - Големи събития Тип А (конференции, форуми, хакатони) - ориентировъчно 11 броя, с минимум 100 участници на събитие, като до 30.11.2026 г. целта е да се проведат събития за 600 участници, а за целия период до 30.11.2028 г. - за не по-малко от 5 000 участници. Събитията Тип А се организират и провеждат изцяло от Изпълнителя, след предварително съгласуване с Възложителя, в т.ч. комуникация, медийно отразяване, рекламни материали, кетъринг, осигуряване на лектори и водещи, изготвяне на списък с подходящи гости, заснемане, осигуряване на техническо оборудване, логистика и монтаж на оборудване, осигуряване на сцена, озвучаване и други подобни дейности. - Малки събития Тип Б (конференции, форуми, състезания, уебинари, нетуъркинг, семинари, дискусии и др.) - минимум 42 броя, с между 20 и 100 участници на събитие и минимум 3 000 участници общо за срока на поръчката. За събитията Тип Б Изпълнителят е доставчик на определени услуги, необходими на Възложителя за организиране и провеждане на съответното мероприятие, в т.ч. комуникация, медийно отразяване, рекламни материали, кетъринг, осигуряване на лектори и водещи, изготвяне на списък с подходящи гости, заснемане, осигуряване на техническо оборудване, логистика и монтаж на оборудване, осигуряване на сцена, озвучаване и други подобни дейности. За Възложителя приоритет е броят на участниците спрямо броя на проведените събития, като договорът ще се счита за изпълнен при постигане на минимум 8 000 участници общо в двата типа събития. Изпълнението на поръчката включва по-конкретно: планиране, организация и координация на събитията, включително комуникация с участници, лектори, водещи, партньори и други заинтересовани страни; регистрация и управление на участниците, включително чрез електронна платформа за регистрация; техническо обезпечаване и логистика на събитията, включително осигуряване на необходимото аудио-визуално, презентационно, осветително и друго техническо оборудване съобразно конкретното събитие; осигуряване на лектори и водещи, заснемане и други организационни и технически услуги, необходими за провеждането на събитията; медийно планиране и отразяване на събитията, включително подготовка и разпространение на информационно и рекламно съдържание; управление и поддържане на профили в социалните мрежи и провеждане на рекламни кампании; изработване и осигуряване на рекламни и информационни материали и консумативи за събитията; създаване и поддържане на онлайн общност във връзка с дейностите по проекта; осигуряване на кетъринг, когато е приложимо за конкретното събитие; осигуряване на друга организационна, техническа и логистична подкрепа съобразно конкретните заявки на Възложителя и изискванията на Техническата спецификация. Събитията ще се провеждат на територията на Република България, като над 80% от тях се предвижда да бъдат проведени в гр. София. Услугата по наемане на помещения/зали не е включена в предмета на обществената поръчка. Осигуряването на помещения/зали се заплаща от Възложителя съобразно окончателния избор на мястото за провеждане на съответното събитие и броя на участниците, като Изпълнителят може да съдейства с предложения за подходящи зали/помещения.