Bulgaria - Event organisation services - Organisation and running of events for projects of Burgas Municipality funded by the municipality and external sources

Настоящата обществена поръчка има за цел сключване на рамково споразумение с трима изпълнители за срок до 3 години, с цел осигуряване на условията за организиране и провеждане на различни по вид и формат събития в изпълнение на проекти на Община Бургас, финансирани със средства на общината и/или от външни финансови инструменти. Рамковото споразумение с предмет „Организиране и провеждане на събития по проекти на Община Бургас, които се финансират със средства на Община Бургас и от външни финансови инструменти“ регламентира основните компоненти и ценови параметри, при които ще се възлагат конкретните услуги по реда на чл. 82 от ЗОП. По време на изпълнението на проекти, финансирани както от различни програми, така и със средства на Община Бургас, се организират разнообразни по формат и обхват събития. Тъй като не е възможно предварително да бъдат определени точният им вид, брой и време на провеждане, както и проектите, които предстоят да бъдат одобрени и стартирани, настоящата поръчка има за цел да определи условията за възлагане на договорите на база на отделните компоненти съгласно типа събитие. Поръчката включва, но не се ограничава до: • подготовка и организиране на пресконференции и конференции; • организиране на форуми, работилници, кръгли маси и срещи със заинтересовани страни; • провеждане на информационни събития и кампании; • организиране на партньорски срещи по проекти; • организиране на събития при стартиране или приключване на строително-монтажни дейности по проекти; • осигуряване на кетъринг, обеди и вечери; • осигуряване на транспорт на участници; • техническо обезпечаване на събития; • фото и/или видео заснемане; • изработване на покани, визуални и презентационни материали; • подготовка на публикации в социални медии; • отчетност, включително снимков материал и присъствени списъци. Услугите се предоставят както за малки групи (до 10 участници), така и за събития с над 100 участници. Най-често организираните събития са от типа конференции, форуми, партньорски срещи, в които броят на участниците обикновено е над 30. Всяко от събитията трябва да бъде публично оповестено. Под публично оповестяване следва да се разбира: подготовка на съгласувано с Възложителя рекламно каре/покана/ банер за разпространение в информационни и социални медии, както и изработване на презентационни материали. За всяко отделно събитие ще бъде провеждан вътрешен конкурентен избор, като до потенциалните изпълнители ще бъде изпращана покана за допълване на офертата съгласно спецификата на събитието, за което ще се предоставя срок от минимум 5 календарни дни. В поканата Възложителят определя параметрите на всяко събитие и изискванията за провеждането му, съгласно компонентите, включени в ценовото предложение на избрания изпълнител. Изпълнителите трябва да имат предвид, че в поканата може да не са включени всички елементи от техническата спецификация, а само част от тях. Договорът ще се сключва на база поканата и на основание чл.82, ал.3 от ЗОП. С оглед естеството на поръчката, Възложителят предвижда възможност за провеждане на повече от едно събитие в кратък период или в различни локации. Изпълнението може да се осигури от участника самостоятелно или чрез подизпълнители и/или трети лица, при спазване на изискванията на ЗОП. Публичното събитие може да бъде проведено както в закрити помещения, така и в открити пространства, присъствено, онлайн или хибридно. Помещенията и откритите пространства трябва да бъдат съобразени с нуждите на хора с увреждания. При необходимост или непредвидени обстоятелства Възложителят си запазва правото да изиска от избраните изпълнители по рамковото споразумение да допълнят офертите си и с други видове дейности/компоненти, извън описаните по-горе, в зависимост от конкретния случай. Мястото на провеждане на събитията е град Бургас, като при необходимост и ако това е предвидено в съответния проект, ще се организират събития и извън границите на населеното място.