Belgium - Bailiff services: debt collection services in Belgium and abroad

1. Middels huidige opdracht wenst de Aanbesteder over te gaan tot het afsluiten van een overeenkomst voor het leveren van diensten met betrekking tot het innen van schuldvorderingen van de Aanbesteder en dit zowel in België als in het buitenland. Het gaat hier om ongeveer 33.000 facturen (waarvan 2.000 met afbetalingsplan) voor België en 1050 facturen voor het buitenland - anno 2024) Met betrekking tot de inningen in het buitenland in opdracht van UZ Leuven situeert ongeveer 35 % van de invorderingen zich in Nederland. De overige landen zijn momenteel (niet limitatieve opsomming) Australië, Bulgarije, Canada, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Georgië, Griekenland, Ierland, Italië, Kroatië, Litouwen, Luxemburg, Marokko, Nederland, Nieuw Zeeland, Noorwegen, Oostenrijk, Portugal, Polen, Roemenië, Slowakije, Spanje, Tsjechië, Turkije, Verenigd Koninkrijk, Verenigde Staten, Zwitserland, Zweden. Het betreft in hoofdzaak patiëntfacturen maar is niet noodzakelijk hiertoe beperkt. Met betrekking tot invorderingen in opdracht van de Universiteit en LRD situeert het merendeel van de invorderingen zich in het binnenland, al zijn er ook buitenlandse schuldenaars in het kader van onbetaalde huur. Het betreft huurschulden, en occasioneel uitdrijvingen, onbetaalde facturen in het kader van permanente vorming, kinderopvang en verkopen, alsook terugvordering van te veel betaald loon, maar is hier niet toe beperkt. o De Ondernemer zal de preferentiële partner zijn van de Aanbesteder die in principe exclusief de opdracht zal uitvoeren. Deze exclusiviteit is evenwel geen garantie, noch recht. De vermelde hoeveelheden aan dossiers zijn geen minima die worden gegarandeerd en er kan dan ook geen schadevergoeding worden gevraagd in geval deze niet worden toebedeeld. o Bij de uitvoering van de opdracht zal de Ondernemer rekening houden met alle terzake geldende regelgeving (zie onder andere de Wet van 15 mei 2024 houdende maatregelen tegen de overmatige schuldenlast en ter bescherming van ondernemingen in moeilijkheden, ...). o De Aanbesteder zal in een eerste fase zelf een intern traject afleggen waarbij de schuldenaar eenmaal wordt herinnerd. In een volgende fase zal de Ondernemer dienen over te gaan tot het organiseren van een minnelijke fase (= ‘de buitengerechtelijke opdracht’), waarbij maximaal zal worden getracht om de openstaande vorderingen zonder dagvaarding te innen. Gelet op de sociale finaliteit van de Aanbesteder rust op de Ondernemer de verplichting om de inningen maximaal op een minnelijke wijze te laten verlopen (zie verder gunningscriteria) en wenst deze onnodige procedures te vermijden (zie sociaal karakter & zie gunningscriterium plan van aanpak en bijlage 2) en verlangt deze van de Ondernemer een proactief beleid naar verhaalbaarheid van de vorderingen (zie verder sociale aanpak). In zoverre de schuldvordering na deze minnelijke fase niet werd vereffend, zal de Ondernemer - na (desgevallend impliciet) akkoord van de Aanbesteder - over dienen te gaan tot de gerechtelijke fase en dit via - onder andere - het stellen van de nodige ambtelijke verrichtingen (niet limitatieve oplijsting): - dagvaarding indien noodzakelijk - het leggen van bewarende maatregelen - het ten uitvoerleggen (al dan niet gedwongen) van het vonnis/arrest - … In deze fase zullen aldus alle noodzakelijke stappen dienen te worden genomen om de Aanbesteder toe te laten haar openstaande schuldvorderingen effectief te recupereren. De Ondernemer zal dienen samen te werken met de raadsman/advocaat naar keuze van de Aanbesteder teneinde de openstaande vorderingen maximaal in te vorderen. o Voor de ambtelijke verrichtingen van de gerechtsdeurwaarder - in het kader van de gerechtelijke fase - gelden de wettelijke regels en tarieven zoals onder andere bepaald in het KB van 30 november 1976 tot vaststelling van het tarief voor akten van gerechtsdeurwaarders in burgerlijke en handelszaken en van het tarief van sommige toelagen. De Ondernemer dient bij de prijszetting per dossier rekening te houden met het feit dat deze kosten door hem worden voorgeschoten tot regeling of afsluit van het dossier. Indien naderhand blijkt dat deze niet te recupereren vallen bij de schuldenaar dan worden deze door UZ Leuven ten laste genomen. Voor alle andere prestaties die worden geleverd tijdens de buitengerechtelijke en gerechtelijke fase zal aan de inschrijver onder het gunningscriterium ‘prijs’ een absoluut forfaitaire prijs per ‘dossier’ worden gevraagd. De Aanbesteder verstaat onder een ‘dossier’ in principe een openstaande vordering bij één schuldenaar, welke dus kan bestaan uit meerdere facturen. Alle correcties, her-facturaties, betalingen komen door via de gelinkte documenten en maken deel uit van hetzelfde dossier. Deze prijs kan gedurende de looptijd van de overeenkomst 1 maal per jaar worden herzien (zie verder onder algemene uitvoeringsvoorwaarden). Van de inschrijver wordt verwacht de kosten in hoofde van de patiënt zo veel als mogelijk te beperken en facturen te groeperen (zie verder sociale aanpak). In deze absoluut forfaitaire prijs per dossier dienen alle kosten/prestaties vervat te zijn om een opdracht tot inning van een dossier tot een goed einde te brengen volgens de inzichten van de inschrijver, zoals daar onder andere zijn (niet limitatieve opsomming):  alle uurlonen  alle werkingskosten  kosten voor contacten met advocaat naar keuze van UZ Leuven (of de andere 2 onderdelen binnen KU Leuven - zie onder andere doorgifte dagvaarding) en met Aanbesteder zelf  alle administratiekosten  de verplaatsingskosten  de kosten voor verzekering beroepsaansprakelijkheid  de transportkosten  opzoekingskosten in het kader van solvabiliteit  IT voorzieningen (ook software) onder andere ook voor maandelijkse rapportering  kosten voor het opleiden/informeren van personeel van de Aanbesteder teneinde de samenwerking op te starten  Telefonische contacten  ...