Open procedureAnyone may submit a bid, in one step, with no pre-selection.Full entryAbove the EU thresholdA contract large enough that EU-wide rules apply and it must be published on TED.Full entry
CPV codeThe EU's common vocabulary for what is being bought: an eight-digit code every notice carries.Full entry
Finland - Recreational, cultural and sports services - Electronic payment service for employee benefits
Buyer: Lohjan kaupunki
Country: Finland
Deadline: 21 Sep 2026, 12:00 (UTC+3)
Procedure: Open procedure
Sector (CPV): Culture, sport & recreation (92000000)
Aperlena: https://aperlena.com/en/t/suomi-virkistys-kulttuuri-ja-urheilupalvelut-henkilostoetujen-sahkoinen-maksuvalinepalvelu-8d3f861298
Official notice: https://ted.europa.eu/en/notice/-/detail/583327-2026
Bidding is closed. An award or a correction on this notice: an email when the register sees it.
Log in
Published
Deadlineopen for 28 days
Awardedpending
01
Summary
Machine-generated summary
The City of Lohja (Finland) is procuring an electronic payment service for employee benefits covering a sport and culture benefit and a lunch benefit for its approximately 2100 employees. Both benefits must be usable through one mobile application, without physical payment cards. The solution must automate granting, changing and ending benefits based on HR data, covering permanent, fixed-term and part-time employment, with daily verification of employment status. The sport and culture benefit must meet tax-free conditions under current law and Tax Administration guidance with no employee co-payment or fees. The lunch benefit must meet legal and Tax Administration requirements.
02
Description
Sopimuksen kohteena on Lohjan kaupungin (jäljempänä "Hankintayksikkö" tai "Tilaaja") työntekijöille henkilöstöetuna myönnettävän liikunta- ja kulttuuriedun sekä lounasedun sähköinen maksuvälinepalvelu, jolla työntekijät voivat valintansa mukaisesti hankkia liikunta- ja kulttuuripalveluita sekä hyödyntää lounasetua Palveluntuottajan palveluvalikoimaan kuuluvissa käyttöpaikoissa. Lohjan kaupungin palveluksessa työskentelee noin 2100 henkeä. Mobiilisovelluksella tarkoitetaan ohjelmistoa, joka on suunniteltu toimimaan mobiililaitteilla (vaatimuksena ei ole ns. älypuhelin). Ohjelmisto tarjoaa työntekijälle mahdollisuuden maksaa henkilöstöedun ilman sidonnaisuutta fyysisiin maksuvälineisiin. Molempien etujen on oltava käytettävissä samalla mobiilisovelluksella. Palveluntarjoajan tulee tarjota ratkaisu, jonka avulla työntekijäetuuksien myöntäminen, muuttaminen ja päättäminen voidaan automatisoida tilaajan henkilöstötietojen perusteella (ns. hr-integraatio tai vastaava). Ratkaisun tulee huomioida vakituiset, määräaikaiset ja osa-aikaiset palvelussuhteet sekä niiden kesto ja muutokset siten, että etuudet vastaavat kulloinkin voimassa olevaa palvelussuhdetta. Ratkaisun tulee tarkistaa palvelussuhteen voimassaolo kerran vuorokaudessa. Palvelun tulee mahdollistaa liikunta- ja kulttuuriedun hyödyntäminen siten, että etu täyttää kulloinkin voimassa olevan lainsäädännössä ja Verohallinnon ohjeistuksessa verovapaalle liikunta- ja kulttuuriedulle asetetut edellytykset. Liikunta- ja kulttuurietu myönnetään työntekijöille kustannuksitta, ts. henkilöstöllä ei ole edun käyttämisessä omavastuuosuutta. Palveluntuottaja ei voi periä henkilöstöltä mitään kuluja edun käyttämisestä tai siihen liittyvistä tukipalveluista. Palvelun tulee mahdollistaa lounasedun tarjoaminen siten, että etu täyttää kulloinkin voimassa olevassa lainsäädännössä ja Verohallinnon päätöksissä sekä ohjeistuksessa lounasedulle asetetut edellytykset, kuten edun arvostamista ja omavastuuta koskevat vaatimukset. Hankintayksikkö ei sitoudu mihinkään tiettyihin hankintamääriin. Henkilöstömäärät sekä myönnettävän edun suuruus voivat vaihdella sopimuskauden aikana. Hankittavien palveluiden yksityiskohtaisemmat kuvaukset ja vaatimukset on esitetty tarkemmin tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Hankintayksikkö valitsee yhden (1) toimittajan, jonka kanssa se tekee sopimuksen. Hankintasopimus on toistaiseksi voimassa oleva. Sopijapuoli voi irtisanoa sopimuksen sopimusmallin mukaisin irtisanomisajoin. Toimittajien valinta on kuvattu tarkemmin jäljempänä kohdassa 4. Tarjouksien vertailu sekä tarjouspyynnössä. Henkilöstöetuuksien tulee olla Tilaajan henkilöstön käytettävissä vuoden 2027 ensimmäisestä arkipäivästä lukien.
Official source
Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)