Finland - Property services - Competitive tendering of property maintenance and business transfer of service production

Kiinteistö Oy Kuusamon Vuokratalot (jäljempänä myös "tilaaja") pyytää tarjoustanne kiinteistönhoidosta ja palvelutuotannon liikkeenluovutuksesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. KOy Kuusamon Vuokratalot on Kuusamon kaupungin omistama tytäryhtiö, jolla on yhteensä noin 900 asuntoa. Kohteet sijaitsevat Kuusamon keskustan lisäksi Rukalla ja Käylässä. Kuusamon Vuokratalot toteuttaa kiinteistönhoidon tällä hetkellä omana työnä. Vakituisen henkilöstön lisäksi työssä on mukana opiskelijoita ja koululaisia kesätöissä, oppisopimuskoulutuksessa olevia sekä hyvinvointialueen kanssa yhteistyössä toteutettua tuettua ja liikkuvaa työtoimintaa. Omalla henkilöstöllä hoidetaan tavanomaisen kiinteistönhoidon ja -huollon lisäksi myös asuntojen pienempiä korjauksia ja maalaustöitä. Suuremmat huoneistoremontit toteutetaan muun muassa sopimusurakoitsijoiden avulla. Hankinta perustuu Kiinteistö Oy Kuusamon Vuokratalojen tekemään päätökseen siitä, että Kiinteistö Oy Kuusamon Vuokratalot omana työnä tekemä kiinteistöhoito kilpailutetaan ulkoisilta markkinoilta siten, että kiinteistöhoidon palvelutuotannon henkilöstö siirtyy liikkeenluovutuksella kilpailutuksen voittaneelle palveluntuottajalle. Tämän hankinnan tavoitteena on hankkia mahdollisimman laadukkaat ja kustannustehokkaat palvelut siten, että hankintayksikön suunnittelemat säästöt toteutuvat ja Tilaajalta liikkeenluovutuksena siirtyvä henkilöstö siirtyy yhden Palveluntuottajan palvelukseen. Kiinteistöhoidon tehtäviin sisältyvät ulkoalueiden käsin tehtävät hoitotyöt sekä käsin tehtävät talvityöt. Lisäksi optiona kilpailutetaan konelumityöt ja siivouspalvelut. Tilaaja sitoutuu tilaamaan Lisätöitä vähintään 1800 tuntia vuodessa pois lukien konelumityöt, ellei osapuolet kirjallisesti muuta sovi. Lisätöiden hinnat esitetään tarjouspyynnön liitteessä 5 Tarjouslomake. Tilaajalla on oikeus teettää lisätöitä myös muulla kuin valitulla palveluntuottajalla. Palveluntarjoajalta toivotaan erityisesti proaktiivista toimintatapaa ja arkea sujuvoittavaa toimintamallia, jotta voidaan taata rakennuksissa asuville toimiva ja turvallinen ympäristö. Hankinnan tavoitteena on edelleen ylläpitää kiinteistöä siten, että sen laadukkuus, turvallisuus, elinkaarikestävyys ja toiminnallinen arvo säilyvät. Tavoitteena on myös vahvistaa ja kehittää yhteistyötä kiinteistön käyttäjien sekä ylläpidon eri toimijoiden välillä. Palvelukokonaisuuksien tulee toimia saumattomasti keskenään sekä tilaajan muun toiminnan kanssa, muodostaen joustavan ja dynaamisen kokonaisuuden. Kohteiden luonteen ja toimintaympäristön muutosten vuoksi tavoitteena on valita palveluntuottaja, joka kykenee reagoimaan nopeasti muuttuviin tilanteisiin ja tuottamaan laadukkaita palveluja kaikilla sopimuksen osa-alueilla. Palveluntuottajan tulee näyttäytyä käyttäjille tunnistettavana, asiakasystävällisenä ja luotettavana toimijana. Tavoitteena on varmistaa oikea-aikainen ja tarpeenmukainen reagointi-, valvonta- ja vastuuketju, joiden avulla taataan turvalliset olosuhteet asukkaille ja kiinteistöissä toimiville. Kilpailutettavaan kokonaisuuteen kuuluu myös kiinteistöpäivystys sekä valvomopalvelut. Kiinteistöhoidon ja huollon päivystysvelvoite sisältyy sopimukseen siten, että toimittajalla on ympärivuorokautinen päivystys. Hälytyksiin ja kiireellisiin vikailmoituksiin tulee reagoida viipymättä. Kiireellisissä töissä palveluntuottajan tulee saapua kohteeseen 60 minuutin kuluessa vikailmoituksen saamisesta. Tarjouspyyntöön sisältyy siirtyvää henkilöstöä koskevaa luottamuksellista aineistoa, jota voidaan luovuttaa tarjoajille vasta asianmukaisen salassapitositoumuksen allekirjoittamisen jälkeen. Tarjoajan tulee allekirjoittaa tarjouspyynnön liitteen 8 mukainen salassapitositoumus, joka koskee siirtyvään henkilöstöön liittyvää luottamuksellista tietoa. Salassapitositoumus toimitetaan sähköpostitse osoitteisiin janne.haapala@kuusamonvuokratalot.fi ja raija.rautula@kuusamonvuokratalot.fi, minkä jälkeen tarjoajalle luovutetaan heti ne tarjouspyyntöön liittyvät tiedot, joita salassapitositoumus koskee. Salassapitositoumukset on toimitettava ma 3.8.2026 klo 12:00 mennessä. Tarjoaja sitoutuu käsittelemään kaikki siirtyvään henkilöstöön liittyvät tiedot ja asiakirjat ehdottoman luottamuksellisesti sovellettavien lakien sekä liitteen 8 mukaisen salassapitositoumuksen ehtojen mukaisesti. Arvioitu varsinainen sopimuskausi on kolme (3) vuotta, ajalla 1.12.2026-30.11.2029. Selvyyden vuoksi todetaan, että kiinteistöhoidon ulkotöiden osalta varsinainen sopimuskausi alkaa Rukan ja Käylän alueilla 1.1.2027, kun taas sisätöiden päivystys alkaa kaikissa kohteissa 1.12.2026. Varsinaisen sopimuskauden jälkeen Palvelusopimusta on mahdollista jatkaa kahdella (2) yhden (1) vuoden mittaisella optiokaudella. Mikäli haltuunotto viivästyy palveluntuottajasta johtuvista syistä siten, että Palveluiden käynnistäminen 1.12.2026 vaarantuu tai viivästyy yli neljä (4) viikkoa, Tilaajalla on oikeus purkaa Palvelusopimus välittömästi. Tarjousneuvottelujen yhteydessä sovitaan ennen sopimuksen mukaisten töiden aloittamista tehtävistä katselmuksista ja perehdyttämisestä. Tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan todellisesta ja perustellusta syystä (hankintalain 125 §). Hankinta voidaan keskeyttää mm. sillä perusteella, että hankintayksikön tavoite saada hankittua tällä kilpailutuksella mahdollisimman laadukkaita palveluita kustannustehokkaasti ja suunnitellut säästötavoitteet toteuttaen, ei toteudu. Ilmoitusta on korjattu/täsmennetty seuraavilta osin: - Uusi tarjouksen jättämisen määräaika on maanantai 31.8.2026 klo 9 - Lisätty Lisäkirje 1 - Lisätty päivitetty hintalomake Liite 5 - Lisätty lisäliite 1, johon on koottu kaikki kysymykset vastauksineen yhteen - Lisätty lisäliite 2, Mallihuoneistotarkastuslomake