Poland - Event organisation services - Comprehensive organisation of trips to trade fair and conference events under the Małopolska GO! project

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdów na wydarzenia targowo-konferencyjne dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz Pracowników MARR S.A. w ramach projektu „Małopolska GO!” - w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, realizowanego przez Małopolską Agencję Rozwoju Regionalnego S.A. 2. Zamówienie zostało podzielone na 3 (trzy) części: a) część I - kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Oslo Innovation Week 2026; data wydarzenia: 19.10.2026 r. - 23.10.2026 r., liczba uczestników: 12; b) część II - kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Smart City Expo Barcelona 2026, data wydarzenia: 03.11.2026 r. - 05.11.2026 r., liczba uczestników: 12; c) część III - kompleksowa organizacja wyjazdu na targi Web Summit Lizbona 2026, data wydarzenia: 09.11.2026 r. - 12.11.2026 r., liczba uczestników: 12. 3. Szczegółowe Opisy Przedmiotu Zamówienia znajdują się w: a) dla części I - zał.nr 1a do SWZ - OPZ cz. I - Oslo Innovation Week 2026, b) dla części II - zał. nr 1b do SWZ - OPZ cz. II - Smart City Expo Barcelona 2026, c) dla części III - zał. nr 1c do SWZ - OPZ cz. III - Web Summit Lizbona 2026 4. Termin wykonania każdej z części zamówienia związany jest z terminami poszczególnych wydarzeń: a) dla części I - targi Oslo Innovation Week 2026: 18.10.2026 r. (wylot) - 23.10.2026 r. (przylot), b) dla części II - targi Smart City Expo Barcelona 2026: 02.11.2026 r. (wylot) - 06.11.2026 (przylot), c) dla części III- targi Web Summit Lizbona 2026: 08.11.2026 r. (wylot) - 13.11.2026 r (przylot) 5. Zamawiający przewiduje zastosowanie tzw. procedury odwróconej, o której mowa w art. 139 ust. 1 ustawy PZP, tj. Zamawiający najpierw dokona badania i oceny ofert, a następnie dokona kwalifikacji podmiotowej Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, w zakresie braku podstaw wykluczenia oraz spełniania warunków udziału w postępowaniu. 6. Zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych. Ofertę można złożyć w odniesieniu do jednej jak i wszystkich części zamówienia. A. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdów na wydarzenia targowo-konferencyjne dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz Pracowników MARR S.A. w ramach projektu „Małopolska GO!” na targi Oslo Innovation Week 2026; data wydarzenia: 19.10.2026 r. - 23.10.2026 r., liczba uczestników: 12. B. Zakres zamówienia: 1) Organizacja transportu lotniczego na trasie Kraków - Oslo - Kraków: - bez przesiadek, w przypadku przelotu z koniecznością przesiadki maksymalny czas podróży: 6h, przesiadka gwarantowana (bez przesiadek na ryzyko pasażera) ; w przypadku konieczności lotu z przesiadką. Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na 1 lot; - lot do Oslo w dniu poprzedzającym wydarzenie: 18.10.2026 w godzinach przedpołudniowych (godziny wylotu: 7:00 - 12:00) - lot powrotny: 23.10.2026 w godzinach południowych (godziny wylotu: 12:00 - 16:00) - bilety: klasa ekonomiczna, z bagażem rejestrowanym 20 kg. - wycena powinna zawierać wszystkie opłaty związane z organizacją przelotu - jeśli takie występują. 2) Organizacja transferu w Oslo: lotnisko - hotel (18.10.2026); hotel - lotnisko (23.10.2026). 3) Organizacja transportu dla uczestników imprezy w Oslo: Oslo Innovation Week 2026 ma zdecentralizowaną strukturę, a wydarzenia odbywają się w ponad 50 lokalizacjach w centrum Oslo. Konieczna jest możliwość dojazdu na nie i transferu pomiędzy wydarzeniami w ciągu dnia, w każdym dniu pobytu. W związku z tym możliwość korzystania z transportu powinna mieć charakter ciągły, w limicie do 50 kilometrów, w każdy dzień pobytu (19 - 23.10). 4) Rezerwacja noclegu: 12 pokoi jednoosobowych w hotelu na okres: 18 - 23.10.2026 (5 dób hotelowych) - minimalny standard obiektu: 3 gwiazdki, maksymalny: - maksymalna odległość hotelu od centrum: 3 km - w cenie noclegu: śniadanie serwowane w formie bufetu lub porcjowane, potrawy na ciepło i na zimno, kawa, herbata, woda. - wycena powinna zawierać wszystkie podatki i opłaty związane z pobytem uczestników, w tym m. in. opłaty lokalne, miejscowe, środowiskowe itp. - jeśli takie występują.. 5) Zakup / rezerwacja 12 wejściówek na imprezę Oslo Innovation Week 2026 zawierających nielimitowany dostęp do: - Targów innowacji - Strefy start-upów i innowacji - wszystkich realizowanych w czasie imprezy konferencji i wykładów - Matchmakingu - Szybkiej rejestracji - udziału w spotkaniach networkingowych 6) Ubezpieczenie podróżne dla 12 uczestników - zakres minimalny dla każdego uczestnika: Koszty leczenia - suma ubezpieczenia: 1 000 000 zł NNW - suma ubezpieczenia: 100 000 zł OC w życiu prywatnym - suma ubezpieczenia: 1 000 000 zł Ubezpieczenie powinno obowiązywać od 18.10 do końca dnia w którym nastąpi fizyczny przylot do Polski. Wszystkie powyższe pozycje muszą spełniać Standardy dostępności dla osób ze specjalnymi potrzebami. C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w następujących terminach: 1) opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu planu realizacji Inicjatywy zagranicznej obejmującego co najmniej: opracowanie planu realizacji Inicjatywy zagranicznej, rezerwację transportu KR - miasto docelowe - KR oraz w samym mieście docelowym, a także transferu uczestników Inicjatywy zagranicznej, rezerwację miejsc hotelowych, wyżywienie, zakup wejściówek na targi oraz ubezpieczenie podróżne - w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej. 2) potwierdzenie realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, 3) dostarczenie Zamawiającemu pełnej dokumentacji realizacji Inicjatywy zagranicznej w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu Inicjatywy Zagranicznej. D. Informacje dodatkowe 1). Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy mimo dokonanej przez niego rezerwacji miejsca, dane wydarzenie nie odbędzie się z winy jego realizatora (np. odwołanie wydarzenia) lub z przyczyn od niego niezależnych (np. wystąpienie zdarzenia losowego uniemożliwiającego realizację wydarzenia, w tym pandemii), Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za dane niezrealizowane wydarzenie i nie zostaną naliczone kary umowne w tym zakresie. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, że dane wydarzenie nie może zostać zorganizowane np. w postaci informacji od bezpośredniego realizatora / organizatora danego wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest zaproponować Zamawiającemu alternatywnie inne wydarzenie o podobnej randze i tematyce, jak to które nie doszło do skutku i zrealizować podczas jego trwania, w uzgodnieniu z Zamawiającym tę część zamówienia, która nie została zrealizowana ze względu na opisaną wyżej sytuację. Ostateczną decyzję dotyczącą wybory alternatywnego wydarzenia podejmie Zamawiający, po zapoznaniu się z przekazanymi przez Wykonawcę dowodami. 2). Zamawiający zastrzega także, że w sytuacji, że pomimo wszelkich starań udział w wydarzeniu nie będzie możliwy, np. ze względu na krótki termin realizacji, wówczas Zamawiający z porozumieniu z Wykonawcą zaproponuje alternatywne wydarzenie w innym terminie, o podobnym charakterze i randze, podczas którego realizacja świadczeń będzie możliwa.; A. Przedmiot zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdu na Targi: Smart City Expo Barcelona 2026 dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz pracowników MARR w ramach projektu „Małopolska GO!” - w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, realizowanego przez Małopolską Agencję Rozwoju Regionalnego S.A Data wydarzenia: 3 - 5.11.2026 Liczba uczestników: 12 osób B. Zakres zamówienia: 1). Organizacja transportu lotniczego na trasie Kraków - Barcelona - Kraków: - bez przesiadek, w przypadku przelotu z koniecznością przesiadki maksymalny czas podróży: 6h. przesiadka gwarantowana (bez przesiadek na ryzyko pasażera); w przypadku konieczności lotu z przesiadką, Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na 1 lot; - lot do Barcelony w dniu poprzedzającym wydarzenie: 2.11.2026 w godzinach przedpołudniowych (godziny wylotu: 7:00 - 12:00) - lot powrotny po zakończeniu wydarzenia: 6.11.2026 w godzinach południowych (godziny wylotu: 12:00 - 16:00) - bilety: klasa ekonomiczna, z bagażem rejestrowanym 20 kg. - wycena powinna zawierać wszystkie opłaty związane z organizacją przelotu - jeśli takie występują. 2). Organizacja transferu w Barcelonie: lotnisko - hotel (2.11.2026), hotel - lotnisko (6.11.2026) 3). Organizacja transportu dla uczestników imprezy w Barcelonie na trasie: hotel - miejsce realizacji wydarzenia - hotel w każdy dzień pobytu (3 - 5.11.2026) 4). Rezerwację noclegów: 12 pokoi jednoosobowych w hotelu na okres: 2 - 6.11.2026 (4 doby hotelowe) - minimalny standard obiektu: 3 gwiazdki, - maksymalna odległość hotelu od centrum: 3 km - w cenie noclegu: śniadanie serwowane w formie bufetu lub porcjowane, potrawy na ciepło i na zimno, kawa, herbata, woda, - wycena powinna zawierać wszystkie podatki i opłaty związane z pobytem uczestników, w tym m. in. opłaty lokalne, miejscowe, środowiskowe itp. - jeśli takie występują. 5). Zakup 12 wejściówek na imprezę: Smart City Expo 2026 (3 dni) zawierających nieograniczony dostęp do: - programu Sceny Głównej z wykładami i dyskusjami - pełnego programu na wszystkich scenach - loży VIP z możliwością networkingu - ceremonii wręczenia nagród Word Smart City Awards - strefy wystawienniczej Smart City Expo Word Congress, Tomorrow Mobility i Tomorrow Blue Economy - otwartych wydarzeń towarzyszących. 6). Ubezpieczenie podróżne dla 12 uczestników - zakres minimalny dla każdego uczestnika: Koszty leczenia - suma ubezpieczenia: 1 000 000 zł NNW - suma ubezpieczenia: 100 000 zł OC w życiu prywatnym - suma ubezpieczenia: 1 000 000 zł Ubezpieczenie powinno obowiązywać od 2.11.2026 do końca dnia w którym nastąpi fizyczny przylot do Polski. C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w następujących terminach: 1) opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu planu realizacji Inicjatywy zagranicznej obejmującego co najmniej: opracowanie planu realizacji Inicjatywy zagranicznej, rezerwację transportu KR - miasto docelowe - KR oraz w samym mieście docelowym, a także transferu uczestników Inicjatywy zagranicznej, rezerwację miejsc hotelowych, wyżywienie, zakup wejściówek na targi oraz ubezpieczenie podróżne - w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej. 2) potwierdzenie realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, 3) dostarczenie Zamawiającemu pełnej dokumentacji realizacji Inicjatywy zagranicznej w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu Inicjatywy Zagranicznej. Wszystkie powyższe pozycje muszą spełniać Standardy dostępności dla osób ze specjalnymi potrzebami. D. Informacje dodatkowe 1). Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy mimo dokonanej przez niego rezerwacji miejsca, dane wydarzenie nie odbędzie się z winy jego realizatora (np. odwołanie wydarzenia) lub z przyczyn od niego niezależnych (np. wystąpienie zdarzenia losowego uniemożliwiającego realizację wydarzenia, w tym pandemii), Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za dane niezrealizowane wydarzenie i nie zostaną naliczone kary umowne w tym zakresie. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, że dane wydarzenie nie może zostać zorganizowane np. w postaci informacji od bezpośredniego realizatora / organizatora danego wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest zaproponować Zamawiającemu alternatywnie inne wydarzenie o podobnej randze i tematyce, jak to które nie doszło do skutku i zrealizować podczas jego trwania, w uzgodnieniu z Zamawiającym tę część zamówienia, która nie została zrealizowana ze względu na opisaną wyżej sytuację. Ostateczną decyzję dotyczącą wybory alternatywnego wydarzenia podejmie Zamawiający, po zapoznaniu się z przekazanymi przez Wykonawcę dowodami. 2). Zamawiający zastrzega także, że w sytuacji, że pomimo wszelkich starań udział w wydarzeniu nie będzie możliwy, np. ze względu na krótki termin realizacji, wówczas Zamawiający z porozumieniu z Wykonawcą zaproponuje alternatywne wydarzenie w innym terminie, o podobnym charakterze i randze, podczas którego realizacja świadczeń będzie możliwa.; A. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja wyjazdu na Targi: Web Summit Lizbona 2026 dla przedstawicieli małopolskich MŚP oraz pracowników MARR w ramach projektu „Małopolska GO!” - w ramach programu Fundusze Europejskie dla Małopolski 2021-2027, realizowanego przez Małopolską Agencję Rozwoju Regionalnego S.A Data wydarzenia: 9-12.11.2026 Liczba uczestników: 12 osób B. Zakres zamówienia: 1). Organizacja transportu lotniczego na trasie Kraków - Lizbona - Kraków: - bez przesiadek, w przypadku przelotu z koniecznością przesiadki maksymalny czas podróży: 8h, przesiadka gwarantowana (bez przesiadek na ryzyko pasażera); w przypadku konieczności lotu z przesiadką, Zamawiający dopuszcza maksymalnie 1 przesiadkę na 1 lot; - lot do Lizbony w dniu poprzedzającym wydarzenie: 8.11.2026 w godzinach przedpołudniowych (godziny wylotu: 7:00 - 11:00) - lot powrotny po zakończeniu wydarzenia: 13.11.2026 w godzinach południowych (godziny wylotu: 12:00 - 18:00) - bilety: klasa ekonomiczna, z bagażem rejestrowanym 20 kg. Wycena powinna zawierać wszystkie opłaty związane z organizacją przelotu - jeśli takie występują. 2). Organizacja transferu w Lizbonie: lotnisko - hotel w dniu 8.11.2026; hotel - lotnisko w dniu 13.11.2026 dla 12 uczestników 3). Organizacja transportu dla uczestników imprezy w Lizbonie na trasie: hotel - miejsce realizacji wydarzenia - hotel w każdy dzień pobytu, tj.: 9, 10,11,12. 11.2026 4). Rezerwacja noclegów: 12 pokoi jednoosobowych w hotelu na okres: 8 - 13.11.2026 (5 dób hotelowych) - minimalny standard obiektu: 3 gwiazdki, - lokalizacja obiektu: do 3 km od Praça do Comércio - w cenie noclegu: śniadanie serwowane w formie bufetu lub porcjowane, potrawy na ciepło i na zimno, kawa, herbata, woda, - wycena powinna zawierać wszystkie podatki i opłaty związane z pobytem uczestników, w tym m. in. opłaty lokalne, miejscowe, środowiskowe itp. - jeśli takie występują 5). Zakup wejściówek na imprezę: Websummit Lizbona 2026 zawierających dostęp do: - treści dla prelegentów z 32 branż - spersonalizowane rekomendacje sieciowe - zaproszenie na dobrane branżowo spotkania - dostęp do Night Summit - kursy mistrzowskie prowadzone przez ekspertów - pliki kontaktów do pobrania - spersonalizowany kreator harmonogramów - przeszukiwalnej listy uczestników - miejsca spotkań i wieczorny networking - jedzenie i napoje z cateringu - dostęp do wszystkich saloników spotkań i salonu VIP - szybką rejestrację oraz do pobieralnej listy kontaktów. 6). Ubezpieczenie podróżne dla 12 uczestników - zakres minimalny dla każdego uczestnika: Koszty leczenia - suma ubezpieczenia: 1 000 000 zł NNW - suma ubezpieczenia: 100 000 zł OC w życiu prywatnym - suma ubezpieczenia: 1 000 000 zł Ubezpieczenie powinno obowiązywać od 9.11.2026 do końca dnia w którym nastąpi fizyczny przylot do Polski. C. Wykonawca zobowiązuje się do wykonania przedmiotu zamówienia w następujących terminach: 1) opracowanie i przedstawienie Zamawiającemu planu realizacji Inicjatywy zagranicznej obejmującego co najmniej: opracowanie planu realizacji Inicjatywy zagranicznej, rezerwację transportu KR - miasto docelowe - KR oraz w samym mieście docelowym, a także transferu uczestników Inicjatywy zagranicznej, rezerwację miejsc hotelowych, wyżywienie, zakup wejściówek na targi oraz ubezpieczenie podróżne - w terminie nie później niż 10 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej. 2) potwierdzenie realizacji wszystkich prac przygotowawczych i organizacyjnych, co najmniej na 7 dni roboczych przed datą rozpoczęcia Inicjatywy zagranicznej, 3) dostarczenie Zamawiającemu pełnej dokumentacji realizacji Inicjatywy zagranicznej w terminie do 3 dni roboczych po zakończeniu Inicjatywy Zagranicznej. Wszystkie powyższe pozycje muszą spełniać Standardy dostępności dla osób ze specjalnymi potrzebami. D. Informacje dodatkowe 1). Zamawiający zastrzega, że w sytuacji, gdy mimo dokonanej przez niego rezerwacji miejsca, dane wydarzenie nie odbędzie się z winy jego realizatora (np. odwołanie wydarzenia) lub z przyczyn od niego niezależnych (np. wystąpienie zdarzenia losowego uniemożliwiającego realizację wydarzenia, w tym pandemii), Wykonawca nie otrzyma wynagrodzenia za dane niezrealizowane wydarzenie i nie zostaną naliczone kary umowne w tym zakresie. Wykonawca w takiej sytuacji zobowiązany jest do przedstawienia dowodów, że dane wydarzenie nie może zostać zorganizowane np. w postaci informacji od bezpośredniego realizatora / organizatora danego wydarzenia. Jednocześnie Wykonawca zobowiązany jest zaproponować Zamawiającemu alternatywnie inne wydarzenie o podobnej randze i tematyce, jak to które nie doszło do skutku i zrealizować podczas jego trwania, w uzgodnieniu z Zamawiającym tę część zamówienia, która nie została zrealizowana ze względu na opisaną wyżej sytuację. Ostateczną decyzję dotyczącą wybory alternatywnego wydarzenia podejmie Zamawiający, po zapoznaniu się z przekazanymi przez Wykonawcę dowodami. 2). Zamawiający zastrzega także, że w sytuacji, że pomimo wszelkich starań udział w wydarzeniu nie będzie możliwy, np. ze względu na krótki termin realizacji, wówczas Zamawiający z porozumieniu z Wykonawcą zaproponuje alternatywne wydarzenie w innym terminie, o podobnym charakterze i randze, podczas którego realizacja świadczeń będzie możliwa.