Palkkahallinnon palvelut

Palkkahallinnon palvelut Hankinnan kohteena nykyaikainen palkanlaskennan kumppani, jolta saadaan palkanlaskennan palvelut kokonaispalveluna, sisältäen modernit palkanlaskennan järjestelmät sekä sovellukset HR -käyttäjille, palkanlaskennan yhteyshenkilöille, esihenkilöille sekä työntekijöille. Tavoitteena on hankkia moderni palkkapalveluiden kumppani, joka pystyy tarjoamaan palkanlaskennan neuvonantoa, suosittelemaan parhaita käytäntöjä sekä käyttää teknologioita, automaatioita ja tekoälyä laadukkaan palkanlaskennan varmistamiseksi. Palkanlaskennasta saadaan myös analytiikkaa tiedolla johtamisen tueksi. Palkanlaskennan kokonaispalveluna tarkoitetaan, että palkanlaskennan kumppani tekee palkanlaskennan alusta loppuun sekä hoitaa viranomaisraportoinnit sekä muun palkanlaskentaan liittyvän kolmansien osapuolten raportoinnin ja toimenpiteet Sitran valtuutuksella. Mahdolllisuus palkkatositteiden arkistoimiseen katsotaan eduksi. Hankintojen tulee tukea henkilöstön johtamista, työnantajamielikuvaa ja esihenkilötyötä. Tärkeitä toiminnallisia ominaisuuksia ovat mm. SSO -kirjautuminen, SAAS -ympäristö, mobiilikäytettävyys, GDPR -mukainen käyttöjärjestelmä, aktiivinen järjestelmän kehittäminen sekä käyttäjäystävällisyys. Käyttäjien käyttöliittymän sekä palkkapalveluiden käyttökieli on suomi. Dokumenttien tallentamisen, tiedonhaun ja raporttitiedon tuottamisen tulee olla käyttäjälähtöistä, sujuvaa ja helppoa. Käytettävien järjestelmien ja sovellusten toimintojen tulee aktiivisesti tukea ja ohjata käyttäjiään. Järjestelmään kertyvien tietojen on oltava käyttäjilleen tehokkaasti saatavilla, käyttipä niitä toimistotiloissa, etätyöskentelyssä tai mobiilisti. Käyttöliittymät/työpöytänäkymät tulee voida muokata helposti eri käyttötarpeisiin sopiviksi: HR-käyttäjille, esihenkilöille sekä sopimusvastuuhenkilöille toteutetaan omat tehtävänhoitoa tukevat käyttöliittymänsä/työpöytänäkymänsä. Toimittajan tehtävä on ylläpitää järjestelmästä ajan tasalla olevaa dokumentaatiota sisältäen myös teknisen dokumentaation ja ohjeistusta. Toimittajalla tulee olla viestintäsuunnitelma, jossa on huomioitu myös häiriötilanteiden tiedottaminen. Viestintäsuunnitelma kuvataan alustavassa projektisuunnitelmassa, joka tulee toimittaa tarjouksen liitteenä. Dokumentaatiota on määritelty lisäksi liitteessä 1. Vaatimusmäärittely. Sitrassa on henkilöstöä 180, joista esihenkilöitä noin 15. Sopimuskaudella henkilöstömäärään voi tulla muutoksia ylös- ja/tai alaspäin. Palkkapalveluja tuotetaan tällä hetkellä noin 200 henkilölle sisältäen ulkopuoliset palkkionsaajat. Sopimukset allekirjoitetaan sähköisesti, allekirjoitettavia sopimuksia on keskimäärin 5 kpl kuukaudessa. Kuukausittaisia palkanmaksupäiviä on kaksi, varsinainen palkanmaksupäivä on kuun 10. päivä ja kuun viimeinen päivä on mahdollinen lisäajo sekä ulkopuolisten palkkionsaajien maksupäivä. Työntekijät ovat kaikki kuukausipalkkaisia ja tuntipalkkaisia työntekijöitä on keskimäärin noin 0-5 kpl kuukaudessa. Sitrassa ei noudateta mitään voimassa olevaa työehtosopimusta. Sitrassa noudatetaan sovittuja prosesseja ja vakiintuneita käytäntöjä, joita määritellään yhdessä käyttöönottoprojektin aikana. NYKYTILA Sitra on tällä hetkellä ottamassa käyttöön HR-järjestelmä Personiota. Palkanlaskenta tehdään tällä hetkellä valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus eli Palkeiden toimesta. Näiden lisäksi kokonaisuuteen kuuluvat lisäksi seuraavat tietojärjestelmät/toiminnallisuudet: Kirjanpitotiedot (valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Palkeet) Työajanseurantajärjestelmä (Linkity) Matkahallinta (M2) Työterveys (Suomen Terveystalo) Arkisto (Puhti) Jne. HANKINNAN KOHDE JA TAVOITETILA Sitra pyytää tarjousta palkkapalvelusta, joka sisältää palkanlaskennan palveluna ja palkanlaskijoiden käyttämän palkanlaskentajärjestelmän, palkanmaksujärjestelmän, mahdolliset käyttäjien arkea helpottavat sovellukset sekä mahdollisen palkanlaskennan materiaalien arkistoinnin. Palkkapalvelu Palkanlaskenta koostuu palkkakausittain tapahtuvasta palkanlaskennasta, kuukauden vaihteeseen ja/tai kvartaaliin ajoittuvista töistä sekä vuodenvaihteen ympärille ajoittuvista vuositöistä, kuten viranomais- raportoinneista. Palkanlaskennan keskeiset prosessit ja toiminnallisuudet Palkanlaskenta palveluiden odotetaan mahdollistavan seuraavat palkanlaskennan prosessit: - Tehtäväkohtainen palkka omalla palkkalajilla - Tehtävä- ja vaativuusrakenteet - Työkokemus-, henkilökohtaiset ja muut lisät - Ylityöt - Palkankorotukset - Henkilöstöedut (esim. lounasedun hallinnointi ja siirto palkkatapahtumille) - Toistuvat ja kertaluonteiset maksut (esim. kielilisä) - Kertapalkkiot - Kertapalkkiot myös ulkopuolisille palkkionsaajille - Hallitus- ja kokouspalkkioiden maksu - Palkkojen ja palkkioiden maksu myös ulkomaisille tileille - Verokorttitietojen hallinta - Palkkauksen ja palkitsemisen raportointi - Luottamustoimen palkkioiden hallinta - Palkkatieto