Germany - Business administration services - external payroll accounting and HR administration

1. Projektbeschreibung Die Werkstatt für angepasste Arbeit GmbH mit Sitz in der Marienburger Straße 24, 40599 Düsseldorf, ist eine Werkstatt für Menschen mit Behinderung. Im Unternehmen werden derzeit rund 414 Abrechnungsfälle betreut, darunter 21 geringfügig Beschäftigte, 2 Beschäftigte im sogenannten Midi-Job, 7 Auszubildende sowie 4 Teilnehmende im Rahmen eines Freiwilligen Ökologischen Jahrs (FÖJ). Zudem gibt es einen AT-Vertrag und 6 Mitarbeitende im Alterszeitmodell. 1.1 Projektgegenstand Im vorliegenden Verfahren wird die All-in-One-Softwarelösung für die Bereiche • Entgeltabrechnung, • Zeitwirtschaft, • HR-Self-Services, • Digitale Personalakte und • Bewerbungsmanagement im Sinne einer externen Full-Service-Leistung ausgeschrieben. Die genannte Dienstleistung wird aktuell durch einen externen Dienstleister erbracht, der die entsprechende Dienstleistung künftig nicht mehr anbietet und daher auch nicht als vorbefasstes Unternehmen an dem vorliegenden Verfahren teilnehmen wird. 1.2 Aufgabenstellung und Leistungspflichten Die Dienstleistung wird ausschließlich als Gesamtleistung vergeben. Die Einbindung von Subunternehmen ist ausgeschlossen. Die vorhandenen Zeiterfassungsterminals der Firma dormakaba, Typ 9700 und 9320 müssen weiterverwendet werden, so dass eine kompatible Schnittstelle Voraussetzung für die Leistungserbringung ist. Die Übernahme der bisherigen Struktur der digitalen Personalakte und der dort hinterlegten Dokumente muss im Wege der Datenmigration möglich sein. Dabei muss v.a. auch die Übernahme der bisherigen sechsstelligen Personalnummern möglich sein. Die eingesetzte Software muss eine HR-Cloud-Lösung sein. Viele der Mitarbeitenden verfügen über keinen eigenen PC. Es ist eine Vielzahl von IGEl-Rechnern im Einsatz, lokale Installationen sind deshalb ausgeschlossen. Die Abwicklung muss über ein eigenes Rechenzentrum in Deutschland erfolgen. Der Dienstleister muss über die folgenden Zertifikate verfügen: • BSI-ISO 27001, • BSI-ISO C5 und • ISAE 3402 (jeweils oder vergleichbar) Änderungen im gesetzlichen, sozialversicherungsrechtlichen, steuerrechtlichen und tarifvertraglichen Umfeld müssen durch den Dienstleister eigenständig erkannt und im System eingepflegt werden. Der Dienstleister muss seine Tätigkeit ausreichend versichern. Die Ansprechpartner des Dienstleisters müssen fließend deutsch sprechen und zu den üblichen Geschäftszeiten der WfaA zwischen 07:00 Uhr und 16:00 Uhr regelmäßig erreichbar sein. Das genutzte Abrechnungssystem ist SAP HR; die Abrechnung erfolgt in drei Abrechnungskreisen jeweils zum 15. eines Monats. Die Gehaltsabrechnungen zeichnen sich durch zahlreiche individuelle Vertragsbestandteile, wie beispielsweise Zulagen, aus. Eine leistungsorientierte Bezahlung gemäß TVöD findet statt. Es werden die Tarifverträge • TVöD VKA, • TVöD SuE, • TV-AöD, • TVPöD und • TVSüD abgerechnet. Außerdem müssen folgende Kriterien abgedeckt werden: • Arbeitgeberzuschuss zum Deutschlandticket, • Zugang zu Dienstrad und Dienstwagen, • Pfändungen, • Zulagen für besondere Aufgaben, • Prämien für „Mitarbeitende werben Mitarbeitende“, • Mitarbeiterdarlehen sowie • Vorschüsse und Übergangsgeld gemäß ehemaligem BAT Die betriebliche Altersvorsorge wird bei der Rheinischen Versorgungskasse geführt. Lebensarbeitszeitkonten sind für die Zukunft geplant. Das aktuelle System der Finanzbuchhaltung ist CSS, das eingesetzte Zeitwirtschaftssystem basiert auf SAP HR mit einer Schnittstelle zum HR-Portal. Grundlage für die Arbeitszeitregelung ist der TVöD sowie eine entsprechende Betriebsvereinbarung. Die Pausenregelung erfolgt automatisiert im System. Arbeitszeit- und Überstundenkonten sind vorhanden, der Ausgleich von Guthaben kann wahlweise in Freizeit oder Entgelt erfolgen. Es bestehen über 70 verschiedene Arbeitszeitmodelle. Die Zeitbuchung erfolgt über Terminals des Herstellers Dormakaba (insgesamt 10 Stück) sowie über ein Webportal. Die digitale Personalakte wird mit dem System Aconso geführt. 1.3 Termine und Laufzeiten Der bestehende Vertrag läuft zum 31.12.2026 aus. Vertragsbeginn ist daher der 01.01.2027, wobei der Zuschlag für den Sommer 2026 geplant ist, so dass ausreichend Vorlaufzeit für Implementierung und Rollout besteht. Die Laufzeit des Vertrags ist auf ein Jahr begrenzt, wobei die WfaA den Vertrag einseitig maximal vier Mal verlängern kann; die maximale Vertragsdauer beträgt insofern fünf Jahre.