Germany - Commercial property administration - Contract for property management services for the Baden-Wuerttemberg Stiftung gGmbH

Der Auftraggeber beabsichtigt, mit einem Dienstleister einen Vertrag für Asset Management, Property Management sowie Facility Management für insgesamt elf Liegenschaften in der Stuttgarter Innenstadt mit einer Laufzeit von bis zu 20 Jahren zu schließen. Die Baden-Württemberg Stiftung gGmbH (Auftraggeber) sucht einen Dienstleister für das umfassende Management von Immobilien des Auftraggebers. Ziel ist es, dass der Dienstleister die Immobilien unter Beachtung der Zielvorgaben des Auftraggebers vollumfänglich bewirtschaftet, so dass der Auftraggeber nicht in das operative Geschäft eingebunden ist. Vor diesem Hintergrund beabsichtigt der Auftraggeber, einen Vertrag für Leistungen des Asset Managements, Property Managements sowie Facility Managements für insgesamt elf Liegenschaften des Auftraggebers in der Stuttgarter Innenstadt (überwiegend unter Denkmalschutz stehend) zu schließen. Vielfach handelt es sich bei den Objekten um Multi-Tenant-Immobilien. Die Gebäude sind überwiegend als Büro- und Handelsflächen vermietet, zum Teil an das Land Baden-Württemberg. Die Gesamtmietfläche aller elf Immobilien beträgt ca. 133.000 m². Der Auftraggeber behält sich vertraglich das einseitige Recht vor, den Auftragnehmer während der Vertragslaufzeit zu gleichen Konditionen mit dem Immobilienmanagement von bis zu fünf weiteren Liegenschaften in Stuttgart zu beauftragen. Die Einzelheiten dieser Option (§ 132 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 GWB) werden sich aus dem Vertragsentwurf ergeben. Ziel ist eine effiziente, wirtschaftliche und nachhaltige Bewirtschaftung der Immobilien. Der Auftragnehmer hat voraussichtlich folgende Leistungen zu erbringen: - Asset Management: - Abstimmung mit und Steuerung von externen Dienstleistern - Übergeordnete Buchhaltung (insbesondere gebäudespezifischer Jahresabschluss) - Budgetierung und Controlling - Reporting - Marktresearch - Analyse und Absicherung von Risiken im Portfolio (Risikomanagement) - Steigerung des Objektwertes, proaktive Bewirtschaftung - Planung von Modernisierungen - Cash-Flow Überwachung und Kostenüberwachung auf Objektebene - Property Management - Beurteilung und Empfehlungen zu Sanierungs- und Instandhaltungsbedarf - Vermietungsmanagement (Neuvermietung, Mietvertragsverlängerung, aktive Leerstandreduktion) einschließlich Suche neuer Mieter bei Leerstand - Objekt- und Mieterbetreuung - Nebenkosten- und sonstige Rechnungen - Laufende Buchhaltung im Wirtschaftsjahr - Gewährleistungs-, Kautions- und Vertragsmanagement - Versicherungsmanagement - Rechnungswesen, Buchhaltung und Jahresabschlüsse - Facility Management - Technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches Gebäudemanagement, einschließlich Instandhaltung und Wartung - Energie- und Betriebskostenmanagement - Reinigungs- und Hausmeisterdienste (inklusive Schädlingsbekämpfung) - Schnittstellenkoordination Der Auftragnehmer ist im Bereich des Facility Managements zumindest für die Auswahl und Koordinierung der Drittunternehmen verantwortlich. Darüber hinaus erwägt der Auftraggeber im Bereich des Facility Managements nach aktuellem Stand die folgenden zwei Alternativen: - Der Auftragnehmer schließt die Verträge mit den Drittunternehmen im Namen und auf Rechnung des Auftraggebers. Die Rolle des Auftragnehmers beschränkt sich auf die Vermittlung und Koordinierung der Leistungen. Hierfür erhält der Auftragnehmer vom Auftraggeber die vertraglich vereinbarte Vergütung. - Der Auftragnehmer schließt die Verträge mit den Drittunternehmen im eigenen Namen. Er übernimmt gegenüber dem Auftraggeber die Verantwortung für die ordnungsgemäße Leistungserbringung. Hierfür erhält der Auftragnehmer vom Auftraggeber die vertraglich vereinbarte Vergütung. Zudem erstattet der Auftraggeber dem Auftragnehmer die Kosten dieser Verträge zuzüglich eines Aufschlages des Auftragnehmers. Die genaue Festlegung auf eines der beiden vorgenannten Modelle strebt der Auftraggeber im Verhandlungsverfahren, voraussichtlich nach Abschluss der indikativen Angebotsrunde, an. Hierbei wird er insbesondere auch die Rückmeldung der Bieter zu den wirtschaftlichen Aspekten, der Marktgängigkeit der Modelle und des damit verbundenen Verwaltungsaufwandes für den Auftraggeber berücksichtigen. Der Auftraggeber behält sich vor, insbesondere die von dem Auftragnehmer zu erbringenden Leistungen im Laufe des Verfahrens anzupassen und zu präzisieren. Insbesondere behält sich der Auftraggeber vor, den Auftragsgegenstand um Leistungen des Center Managements zu ergänzen. Zu den Gebäuden siehe Anlage "Gebäude". Der Auftraggeber wird denjenigen Bewerbern, die er nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs zur Angebotsabgabe auffordert, gegen Unterzeichnung einer Vertraulichkeitsvereinbarung weitere, vertraulich zu behandelnde Informationen über die auftragsgegenständlichen Immobilien zur Verfügung stellen, vgl. §§ 5 Abs. 3, 41 Abs. 4 VgV. Der Auftraggeber beabsichtigt, sämtliche Immobilien zum 01.01.2027 in die Verantwortung des Auftragnehmers zu übergeben.