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Germany - Software packages and information systems - CAFM Software 2026

Original Deutschland - Softwarepaket und Informationssysteme - CAFM-Software 2026

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The Aperlena Verdict

Open race

No supplier dominates: 5 different companies have won the last 6 comparable contracts from this buyer over 5 years. This is a genuinely open race.

Based on 6 comparable awards by this buyer in this sector over 5 years. Every verdict is recorded before the outcome and graded against the award notice. How we score ourselves.

Summary

Machine-generated summary

The German Federal Employment Agency (Bundesagentur für Arbeit) is procuring a CAFM (computer aided facility management) software for a limited term as a cloud service (SaaS). The scope includes usage rights, provisioning, hosting and operation, maintenance and support services, exit services at contract end, reporting obligations to the BA, and the creation of concepts and documentation. The software must cover GEFMA infrastructure management capabilities, be configurable without major customisation, integrate with SAP (including S/4HANA real estate management), ServiceNow and other systems via standard interfaces, and be accessible to external partners such as planners, architects and cleaning contractors. Estimated value, submission deadline and procurement procedure are not specified in the notice.

Description

Befristete Bereitstellung inklusive Nutzungsrechte, Provisionierung, Hosting und Betrieb einer CAFM-Software als Cloud-Service (Software-as-a-Service (SaaS)) inkl. Pflege- und Supportdienstleistung, Exit-Leistungen, Reportingpflichten, Erstellung Konzepte Kernziel der CAFM-Software-Beschaffung ist die befristete Bereitstellung einer CAFM-Software als Cloud-Service (Software-as-a-Service, SaaS) inklusive: o Nutzungsrechte o Provisionierung (Bereitstellung) o Hosting und Betrieb o Bereitstellung von Pflege- und Supportdienstleistungen o Exit-Leistungen bei Vertragsbeendigung o Sicherstellung der Reportingpflichten gegenüber der BA o Erstellung von Konzepten / Dokumentationen Die CAFM-Software soll bei der Steuerung, Überwachung und Dokumentation sämtlicher Facility-Management-Prozesse unterstützen. Ziel ist es, durch den Einsatz einer modernen CAFM-Software Transparenz zu schaffen, Prozesse zu standardisieren und zu automatisieren sowie die Effizienz in der Bewirtschaftung von Gebäuden, Anlagen und Flächen zu erhöhen. Dabei ist zu berücksichtigen, dass neben den BA-Mitarbeitern auch externe Planer / Architekten / Rahmenvertragspartner (z.B. Reinigungsdienstleister) auf die Systeme zugreifen. Die CAFM-Standardsoftware muss insbesondere die nachfolgenden Geschäftsfähigkeiten des Infrastrukturmanagements nach dem GEFMA-Standard (German Facility Management Association e.V.) als standardisierte Cloudlösung (Software-as-a-Service) abbilden können und primär mittels Konfiguration auf die Bedürfnisse der BA anpassbar sein, welche Folgendes beinhalten: • Planung und Steuerung • Bauprojektmanagement • Mietmanagement • Gebäudemanagement • Arbeitsplatzmanagement Die auszuschreibende Software muss in die bestehende Softwarelandschaft der BA integrierbar sein, im Kern muss daher die Schnittstellenfähigkeit der standardisierten Cloudlösung zu SAP (u.a. S/4HANA Immobilienmanagement-Modul), ServiceNow und anderen Verfahren über standardisierte Schnittstellen gegeben sein. Nähere Einzelheiten können der Leistungsbeschreibung entnommen werden.

Official source

Source: TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU)

Always verify details on the official notice.

Last verified against TED - Tenders Electronic Daily (Publications Office of the EU) 1 month ago

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Full buyer profile

27 open tenders right now

Who usually wins this buyer's contracts in this sector

Company Wins Total awarded Last win
Computacenter AG & Co. oHG 2 n/a Jan 2026
ACP IT Solutions GmbH 1 n/a Jun 2026
Conceptboard Cloud Service GmbH 1 n/a Jun 2026
Institut der deutschen Wirtschaft Köln e.V. 1 n/a May 2026
Simovative GmbH 1 n/a Jan 2026

Based on 6 awards with a linked company profile over the last 5 years.

Change history

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  1. Read before bidding
    • Title: "Deutschland - Softwarepaket und Informationssysteme - CAFM-Software 2026" to "Deutschland – Softwarepaket und Informationssysteme – CAFM-Software 2026"
    • Scope and criteria: The description was expanded. Re-read it before you bid.

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