Germany - Software package for time recording and personnel management - Provision, implementation and operation of an integrated time management and shift planning solution

Bereitstellung, Einführung und Betrieb einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung Das Pfalzklinikum für Psychiatrie und Neurologie - AdöR - (im Folgenden: der Auftraggeber) stellt als Dienstleister für seelische Gesundheit kinder- und jugendpsychiatrische, psychiatrische, gerontopsychiatrische, psychosomatische, psychotherapeutische, neurologische, sozial-therapeutische und gemeindepsychiatrische Angebote in vielen pfälzischen Regionen zur Verfügung. Die Leistungen für erkrankte Menschen - stationäre, ambulante, Wohn- und Tagesangebote sowie gemeindepsychiatrische Angebote - werden in 15 pfälzischen Städten und Gemeinden erbracht, weitere Standorte sind geplant. Insgesamt werden jährlich ca. 30.000 Menschen stationär, teilstationär oder ambulant behandelt und betreut. Das Klinikum verfügt über ca. 1.180 Betten, Therapie- bzw. Wohnplätze und darüber hinaus an fast allen Standorten über zusätzliche ambulante bzw. aufsuchende Angebote. Mit einem Umsatzvolumen von ca. 195 Mio. EUR ist das Pfalzklinikum mit seinen Tochtergesellschaften Pfalzklinikum Service gGmbH und Medizinisches Versorgungszentrum (MVZ) Pfalzkli-nikum GmbH ein wichtiger Wirtschaftsfaktor und mit rund 2.500 Beschäftigten einer der größten Arbeitgeber der Region. Der Auftraggeber beabsichtigt den Abschluss eines Dienstleistungs- beziehungsweise Softwarebereitstellungsvertrags über die Einführung und Implementierung einer integrierten Zeitwirtschafts- und Dienstplanungslösung. Vertraglich soll der Auftrag die Beschaffung, Inbetriebnahme, Anpassung sowie - im Falle einer SaaS-Lösung - den anschließenden Betrieb, die Pflege und Weiterentwicklung eines digitalen Personaleinsatzplanungs- und Zeiterfassungssystems umfassen, das die spezialisierten Anforderungen eines psychiatrisch-neurologischen Klinikums abdeckt. Die zu beschaffende Lösung soll insbesondere allen Gesellschaften des Pfalzklinikums zur Verfügung stehen und alle relevanten Komponenten für Dienstplan- und Schichtplanung, Arbeitszeiterfassung und Personalsteuerung enthalten. Mit dieser Beschaffung verfolgt der Auftraggeber das Ziel, die derzeit dezentral oder manuell gesteuerten Planungsprozesse durch ein modernes, effizientes System zu ersetzen und die Personalressourcen optimal zu steuern. Die Lösung soll die administrative Last bei den Dienstplanverantwortlichen deutlich senken und zugleich eine transparente, rechtskonforme Dienstpla-nung ermöglichen. Dabei sind neben tariflichen Vorgaben (TVöD-K, TV-Ärzte) und arbeitsrechtlichen Regelungen (Arbeitszeitgesetz, Pflegepersonaluntergrenzen-Verordnung (PpUGV), Per-sonalbemessungsrichtlinien, Pflegepersonal-Regelung (PPR 2.0) auch krankenhausspezifische Besetzungsanforderungen verbindlich einzuhalten. Durch die Lösung wird angestrebt, routinemäßige Prüfungen und Warnmeldungen zu Gesetzes- oder Tarifverletzungen zu automatisieren sowie langfristige Dienstpläne zuverlässig und nachvollziehbar zu erstellen. Das zu beschaffende System muss insbesondere die automatisierte Erstellung von Schicht-, Dienst- und Einsatzplänen erlauben und dabei Qualifikationen, Verfügbarkeiten, Teilzeitmodelle und unterschiedliche Funktionsbereiche verschiedener Berufsgruppen berücksichtigen. Typische Funktionen sind dabei etwa die Abbildung komplexer Schichtmodelle, ein mehrstufiges Diensttauschsystem, variantenreiche Vor- und Nachbesetzungsregeln sowie ein integriertes Ausfallmanagement mit automatisierten Vorschlägen zur Ersatzbesetzung. Die Lösung soll Werkzeuge zur Bewertung von Dienstplänen und zur Personalkostenkalkulation bereitstellen, zum Beispiel eine vorbereitende Lohnabrechnung mit Bildung tarifvertraglich relevanter Lohnarten. Die Lösung soll sämtliche relevanten Prozesse als umfassende, logisch verknüpfte Gesamtlösung abbilden, insbesondere Personaleinsatzplanung inklusive Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement, Zeitwirtschaft, vorbereitende Lohnabrechnung, ESS, MSS sowie Reporting und Statistiken. Hierdurch soll Doppelarbeit vermieden, Auswertungen erleichtert und die Einhaltung aller tariflichen und gesetzlichen Randbedingungen sichergestellt werden. Ein weiterer Schwerpunkt der Beschaffung liegt auf einem modernen Mitarbeiterportal (Employee Self Service) mit webbasierter und mobiler Zugriffsmöglichkeit. Mitarbeitende sollen eigenständig ihre Dienstpläne einsehen, Arbeitszeitkonten (Stunden, Überstunden, Urlaub) abrufen und Urlaubs- sowie Abwesenheitsanträge elektronisch stellen können. Zugleich müssen Manager-Self-Service-Funktionen bereitgestellt werden, um Dienstpläne freizugeben und Anträge zu genehmigen. Die neue Software soll so die Nutzerfreundlichkeit und Akzeptanz im Klinikbetrieb erhöhen, indem sie allen Beschäftigten transparente Self-Service-Möglichkeiten bietet und Kommunikationsprozesse digital unterstützt. Schließlich muss die Lösung in die bestehende IT- und Systemlandschaft des Auftraggebers integriert werden. Geplant sind standardisierte Schnittstellen bzw. Datenaustauschmöglichkeiten mit vorhandenen Fachsystemen, insbesondere mit dem zentralen HR-/Lohnabrechnungs- und ERP-System sowie mit dem Krankenhausinformationssystem (KIS) und weiteren Bestandslö-sungen. Dabei ist ein medienbruchfreier Datenaustausch sicherzustellen: Stammdaten, Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten sowie Abrechnungsinformationen sollen zwischen den Systemen ausgetauscht werden. Darüber hinaus sind hohe Anforderungen an Verfügbarkeit, Datenschutz (DSGVO-Konformität), Datensicherheit, Revisionssicherheit sowie differenzierte Rollen- und Berechtigungskonzepte zu erfüllen. Auch Aspekte wie Barrierefreiheit und mobiler Betrieb sind zu berücksichtigen, um den Einsatz in einer modernen Klinikumgebung rechtlich und technisch sicherzustellen. Das Vergabeverfahren soll im Dezember 2026 abgeschlossen werden.