Germany - Construction project management - Project and financial control 2027 in the RPS - LBG (53.1)

Vom Regierungspräsidium Stuttgart (RPS) ist zur Aufgabenerfüllung im Landesbetrieb Gewässer (LBG) im Referat 53.1 eine externe Unterstützung im Bereich der Projekt- und Finanzsteuerung der zahlreichen Maßnahmen in organisatorischer, projektspezifischer und finanzieller Hinsicht vorgesehen. Hierzu soll gem. § 21 (3) VgV eine Rahmenvereinbarung mit einem Unternehmen abgeschlossen werden, in dem die notwendige Unterstützung bei Bedarf abgerufen / beauftragt werden kann. Die Vielzahl der unterschiedlichen Projekte und der verschiedenen Finanzquellen mit z.T. erheblichem Dokumentationsaufwand erfordert sowohl eine Gesamtsteuerung der einzelnen Finanzierungsprogramme (z.B. FFF) als auch eine einheitlich strukturierte Steuerung der einzelnen Projekte. Die Abstimmung und Priorisierung der baulichen Aufgaben der Landesbetriebe Gewässer übergreifend über alle Landesbetriebe Gewässer erfolgt in den Teilbauprogrammen (Dammertüchtigung, technischer Hochwasserschutz und Gewässerökologie). Die Vorbereitung der Abstimmung in den Teilbauprogrammen ist ein wichtiger Teil des Gesamtsteueraufwands, welcher über die finanzielle und organisatorische Unterstützung der einzelnen Projekte deutlich übersteigt. Das zu bewirtschaftende Gesamtvolumen der Finanzmittel hat sich, bei gleichzeitig erhöhtem Termindruck (z.B. Zeitvorgaben zur Umsetzung der Wasserrahmenrichtlinie), vergrößert. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden und für eine effektive Maßnahmenumsetzung ist künftig eine externe Unterstützung des Landesbetriebes durch eine externe Projektsteuerung erforderlich um die Projektingenieure, die Referatsleitung und ggf. das Rechnungswesen zu unterstützen. Diese Leistungen sollen im Zuge der Ausschreibung vergeben werden. Die Tätigkeitsschwerpunkte der auszuschreibenden Leistung sind die Unterstützung bei der Vergabe sowie der Umsetzung und Projektsteuerung von Hochwasserschutz- und gewässerökologischen sowie sonstigen wasserbaulichen Maßnahmen für den LBG, RPS Referat 53.1. Insbesondere bei der Projektsteuerung ist der AG bei der Umsetzung und Weiterentwicklung des Steuerungskonzeptes und Steuerungshandbuches des LGB im RPS zu unterstützen. Der Umfang der voraussichtlichen Arbeitszeit bewegt sich in einem Bereich von 35 bis 45 Tage pro Jahr und einem Stundenumfang von insgesamt rund 770h, je nach Anzahl der Projekte und zur Verfügung stehender Mittel. Die Aufgabenbereiche gliedern sich in zwei unterschiedliche Hauptaufgaben. In den einzelnen Aufgabenbereichen sind unter anderem die folgenden Einzelpunkte Teil der Beratung und Unterstützung. Diese sind in der Regel in der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Behörden und Akteuren zu erbringen. Der konkrete Inhalt der zu erbringenden Leistung wird in den Rahmenbeauftragungen in Jahrestrancen definiert werden. Dabei wird zwischen AG und AN festgelegt in welchem Umfang die Leistungen durch den AN zu erbringen sind und welche Leistungen der AG selbst erbringt. Für die Beauftragungen sind bisher folgende Leistungen vorgesehen: Unterstützung bei der Steuerung des Bau- und Investitionsprogramms sowie der Maßnahmen des LBG. Unterstützung bei allen Phasen der Maßnahmenplanung und Maßnahmenumsetzung des Bau- und Investitionsprogramms und in den dazugehörigen Belangen des Messwesens. Unterstützung bei der Vorbereitung der Vergabe (z.B. Beratung zur Auswahl des Vergabeverfahrens; Sichtung der vorhandenen Unterlagen, Aufbereitung des Verfahrens auf der Vergabeplattform des LBG). Unterstützung während des Vergabeverfahrens (z.B. Korrespondenz zwischen den Bietern und dem AG; Aufbereitung Unterlagen, Vorbereitung Bietergespräche). Unterstützung bei der Vertragsvorbereitung. Der Landesbetrieb Gewässer unterliegt Seitens des Rechnungswesens der SAP-Welt. Aus- und Eingangsrechnungen werden über das SAP-System abgearbeitet und angewiesen. Die Projektsteuerung hat die Formblätter im SAP-System konformen auszugestalten und einzureichen. Die Umsetzung kann über weitere Systeme, wie z.B. Excel Tabellen erfolgen. Diese müssen am Ende des Jahres deckungsgleich mit dem SAP-System sein. Andere Systeme werden nach Absprache zugelassen, sofern sie eine Deckungsfähigkeit mit dem SAP-System gewährleisten.