Germany - Project management, excluding supervision of building work - Further commissioning of the funding portal under 'Demokratie leben!'

1. Ausgangssituation Der avisierte Auftragnehmer INNOVATION NATIVES wurde im Jahr 2024 im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb mit der Entwicklung, technischen Umsetzung und Weiterentwicklung des Förderportals des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ beauftragt. Diese Beauftragung ist Teil eines am 16.02.2023 geschlossenen Rahmenvertrages mit INNOVATION NATIVES, über welchen technische Lösungen für verschiedene Themen des Auftraggebers abgedeckt werden. Das Portal bildet sämtliche verwaltungsrechtliche Verfahrensabläufe im Rahmen des Bundesprogramms ab, vom Interessenbekundungsverfahren über Antragsstellung bis hin zur Verwendungsnachweisprüfung. Die Entwicklung und technische Umsetzung erfolgt auf Grundlage einer durch den Auftragnehmer entwickelten Systemarchitektur einschließlich Quellcode, Datenmodell, Schnittstellen, Authentifizierungs- und Berechtigungskonzept, Integrationskomponenten und technische Betriebsumgebung. Die ursprüngliche Planung sah den Abschluss der Entwicklung zum 31.12.2026 und der damit einhergehenden Beendigung des Einzelabrufes innerhalb des laufenden Rahmenvertrages für das Projekt vor. Das Erbringen dieser Leistung innerhalb des Vertragszeitraums war aus verschiedenen, unabsehbaren und nachfolgend ausformulierten Gründen nicht möglich und machten eine sorgfältige Planungsanpassung unabdingbar. 2. Konsequenzen der Änderung der programmatischen Rahmenbedingungen Nach Beauftragung wurden, ausgelöst durch politische, fachliche und organisatorische Entscheidungen, Rahmenbedingungen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ verändert. Die daraus resultierende Neuausrichtung des Programms während der laufenden Förderperiode erfordert eine erhebliche Anpassung der fachlichen und z.T. auch strukturellen Anforderungen an das Portal. Die erforderlichen Anpassungen beschränken sich dabei nicht auf einzelne isolierte Funktions- und Modulerweiterungen, sondern umfassen die Gesamtstruktur und -systematik. Notwendig werden flexibler aufgestellte Geschäftsprozesse, eine stärkere Editier- und Adaptierbarkeit sowie ein smartes Konzept zu Nutzenden- und Rollenmodellen. Veränderte Förderlogiken wirken sich auf Antrags-, Bewertungs- und Berichtsprozesse sowie Schnittstellen aus, während Datenstrukturen einerseits bestehen bleiben, aber anpassbarer werden müssen. Die erforderlichen Leistungen stellen deshalb eine technisch und funktional eng mit der bereits entwickelten Systemlösung verbundene Weiterentwicklung dar. Durch ebendiese Weiterentwicklung gibt es einen Abbruch für einen Großteil der laufenden Projekte im Rahmen des Bundeprogramms. Um die damit einhergehende Unsicherheit für Zuwendungsempfänger abzufedern, sollen ab 2027 überjährige Anträge und Bewilligungen ermöglicht werden - als Sicherheit bringende Langfristperspektive. Insbesondere diese Entscheidung führte zu zusätzlichen fachlichen und technischen Anforderungen, die im ursprünglichen Projektumfang für 2026 nicht vorgesehen waren. Um diese politische Vorgabe innerhalb des Förderportals abbilden zu können, mussten die verfügbaren Ressourcen kurzfristig auf die Konzeption und Umsetzung der überjährigen Antragstellung, Prüfung und Bescheiderstellung konzentriert werden. 1. Ausgangssituation Der avisierte Auftragnehmer INNOVATION NATIVES wurde im Jahr 2024 im Rahmen eines europaweiten Vergabeverfahrens mit Teilnahmewettbewerb mit der Entwicklung, technischen Umsetzung und Weiterentwicklung des Förderportals des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ beauftragt. Diese Beauftragung ist Teil eines am 16.02.2023 geschlossenen Rahmenvertrages mit INNOVATION NATIVES, über welchen technische Lösungen für verschiedene Themen des Auftraggebers abgedeckt werden. Das Portal bildet sämtliche verwaltungsrechtliche Verfahrensabläufe im Rahmen des Bundesprogramms ab, vom Interessenbekundungsverfahren über Antragsstellung bis hin zur Verwendungsnachweisprüfung. Die Entwicklung und technische Umsetzung erfolgt auf Grundlage einer durch den Auftragnehmer entwickelten Systemarchitektur einschließlich Quellcode, Datenmodell, Schnittstellen, Authentifizierungs- und Berechtigungskonzept, Integrationskomponenten und technische Betriebsumgebung. Die ursprüngliche Planung sah den Abschluss der Entwicklung zum 31.12.2026 und der damit einhergehenden Beendigung des Einzelabrufes innerhalb des laufenden Rahmenvertrages für das Projekt vor. Das Erbringen dieser Leistung innerhalb des Vertragszeitraums war aus verschiedenen, unabsehbaren und nachfolgend ausformulierten Gründen nicht möglich und machten eine sorgfältige Planungsanpassung unabdingbar. 2. Konsequenzen der Änderung der programmatischen Rahmenbedingungen Nach Beauftragung wurden, ausgelöst durch politische, fachliche und organisatorische Entscheidungen, Rahmenbedingungen des Bundesprogramms „Demokratie leben!“ verändert. Die daraus resultierende Neuausrichtung des Programms während der laufenden Förderperiode erfordert eine erhebliche Anpassung der fachlichen und z.T. auch strukturellen Anforderungen an das Portal. Die erforderlichen Anpassungen beschränken sich dabei nicht auf einzelne isolierte Funktions- und Modulerweiterungen, sondern umfassen die Gesamtstruktur und -systematik. Notwendig werden flexibler aufgestellte Geschäftsprozesse, eine stärkere Editier- und Adaptierbarkeit sowie ein smartes Konzept zu Nutzenden- und Rollenmodellen. Veränderte Förderlogiken wirken sich auf Antrags-, Bewertungs- und Berichtsprozesse sowie Schnittstellen aus, während Datenstrukturen einerseits bestehen bleiben, aber anpassbarer werden müssen. Die erforderlichen Leistungen stellen deshalb eine technisch und funktional eng mit der bereits entwickelten Systemlösung verbundene Weiterentwicklung dar. Durch ebendiese Weiterentwicklung gibt es einen Abbruch für einen Großteil der laufenden Projekte im Rahmen des Bundeprogramms. Um die damit einhergehende Unsicherheit für Zuwendungsempfänger abzufedern, sollen ab 2027 überjährige Anträge und Bewilligungen ermöglicht werden - als Sicherheit bringende Langfristperspektive. Insbesondere diese Entscheidung führte zu zusätzlichen fachlichen und technischen Anforderungen, die im ursprünglichen Projektumfang für 2026 nicht vorgesehen waren. Um diese politische Vorgabe innerhalb des Förderportals abbilden zu können, mussten die verfügbaren Ressourcen kurzfristig auf die Konzeption und Umsetzung der überjährigen Antragstellung, Prüfung und Bescheiderstellung konzentriert werden.