Germany - Postal and courier services - Provision of letter services Hamburg

1.1 Auftragsgegenstand Die Poststelle am Standort der Deutschen Bundesbank in Hamburg versorgen die Deutsche Bundesbank (Auftraggeber) mit Postdienstleistungen. Für die jährlich ca. 170 Tsd. zuzustellenden Sendungen ist ein Dienstleistungsvertrag zu schließen. 1.2 Bezeichnung der Leistung Leistungsgegenstand ist die Erbringung von Briefdienstleistungen. Briefdienstleistung im Sinne dieses Vertrags ist die Beförderung und Zustellung von unfrankiert bereitgestellten Briefsendungen bis 2.000 Gramm auf der Grundlage der Vorgaben der Regulierungsbehörde für Telekommunikation und Post (Bundesnetzagentur) gemäß § 16 Universaldienstleistungen (Postgesetz - PostG) sowie ihre Abholung als zusätzliche Dienstleistung. 1.3 Leistungen für Briefbeförderung und Zustellung Der Auftragnehmer holt täglich von Montag bis Freitag die Sendungen von den Abholpunkten der Deutschen Bundesbank in Hamburg ab und stellt diese den Empfängern zu. An gesetzlichen Feiertagen findet keine Abholung oder Zustellung statt. 1.4 Sendungsarten Die Sendungsarten werden in diesem Vertrag entsprechend der Produktkategorien und Begrifflichkeiten der Deutschen Post AG unterschieden. Der überwiegende Teil (97%) wird mittels Computerdruck adressiert und ist somit vollständig oder fast vollständig maschinenlesbar. Der Anteil der handschriftlichen Adressierungen bildet die Ausnahmen (weniger als 3% der Sendungen). Die Produkte sind: Standardbrief bis 20 g, ca. 153.074 jährlich, Kompaktbrief bis 50 g, ca. 8.504 jährlich, Großbrief bis 500 g, ca. 5.102 jährlich, Maxibrief bis 1000 g, ca. 3.402 jährlich, Maxibrief Plus bis 2000 g, Postkarte, Zuschlag Einschreiben Einwurf, Zuschlag Einschreiben, Zuschlag Einschreiben Rückschein, ca. 100 jährlich Zuschlag Postzustellungsauftrag Abholung der Sendungen bei der Deutschen Bundesbank Die Abholung der Sendungen findet an den, in dem Preisangebot angegebenen Abholort Hamburg und zu den, in dem Preisangebot genannten Zeiten statt. Die Abholfahrten gelten als Regelfahrten. Kommt es jedoch durch öffentliche oder interne Veranstaltungen oder ähnlichen zu Sperrungen oder Umleitungen, kann es zu einer geänderten Abholzeit kommen. Diese werden jedoch - soweit frühzeitig bekannt - mit einem entsprechenden Vorlauf von mindestens fünf Tagen im Voraus angekündigt und gemeinsam abgestimmt. Für den Auftraggeber bleiben Abholzeitänderungen stets kostenfrei. 1.5 Sortierung Die Sendungen stehen zur Abholung nach Formaten getrennt (kleine und große Umschläge jeweils in separaten Behältern) und losrein zur Verfügung. Einschreiben und PZA werden getrennt von den anderen Sendungen übergeben. Einschreibsendungen und PZA werden als solche gekennzeichnet und tragen ein Label (Label wird durch AN zur Verfügung gestellt) und werden in einer Einlieferungsliste zusammengefasst. 1.6 Gefahrenübergang Die Gefahr geht mit der Übernahme der Sendungen durch den Auftragnehmer an diesen über. 1.7 Mengenschwankungen Die Sendungsmengen für die jeweiligen Sendungsarten können den Preisblättern entnommen werden. Die Mengen können saisonal schwanken. Die unterschiedlichen Versandmengen müssen ohne Verarbeitungsverzögerung bewältigt werden können. 1.8 Briefbehälter und Betriebsmittel Der Auftragnehmer setzt zur Erfüllung der Dienstleistung eigene Transportbehälter ein und stellt diese der Deutschen Bundesbank stets in ausreichender Menge zum Zwecke der Sendungsübergabe kostenfrei zur Verfügung. Die eingesetzten Transportbehälter müssen die Sendungen vor Nässe und Verschmutzung schützen. Sofern weitere Geräte und Hilfsmittel zur Erbringung der Dienstleistung erforderlich sind, werden diese für die Deutsche Bundesbank kostenfrei durch den Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. 1.9 Sichtvermerke Der Auftragnehmer bringt auf alle Sendungen einen Sichtvermerk auf. Der Sichtvermerk muss das Datum des Abholtages und den Namen des Dienstleisters beinhalten. Die Anzahl der Sichtvermerke (auch Barcodelabel) soll insgesamt, auch nach Einsatz von Subunternehmen, die Anzahl zwei nicht überschreiten. In den Sichtvermerken (auch Barcodelabel) ist jegliche Form von zusätzlicher Werbung für den Dienstleister untersagt. 2 Rahmenbedingungen zur Leistungserbringung 2.1 Mitarbeiteranforderungen Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die Briefbeförderung durch zuverlässige und geschulte Mitarbeiter ausführen zu lassen. Außerdem müssen diese Mitarbeiter über gute örtliche Kenntnisse verfügen. Der Auftragnehmer gewährleistet, dass die von ihm eingesetzten Personen die gesetzlichen Bestimmungen über die Briefbeförderung, den Datenschutz sowie das Brief- und Postgeheimnis beachten und einhalten. Die aus dem Bereich der Deutschen Bundesbank erlangten Informationen und Daten dürfen nicht an Dritte weitergegeben oder in einer sonstigen Art und Weise verwendet werden. Der Auftragnehmer sichert ein der Dienstleistung angemessenes, äußeres Erscheinungsbild seiner Mitarbeiter zu. Mitarbeiter, welche die Post von den Abholort der Deutschen Bundesbank abholen, haben einen Dienstausweis mitzuführen. Die Amtssprache ist deutsch. 2.2 Kundenservice und Reklamationsmanagement Auf Reklamationen ist durch den Auftragnehmer innerhalb von zwei Arbeitstagen zu reagieren. Die Klärung der Reklamation, bzw. die einvernehmliche Regelung mit der Deutschen Bundesbank hat durch den Auftragnehmer nach spätestens zwei Wochen endgültig zu erfolgen. Der Auftragnehmer hat für die Entgegennahme von Reklamationen einen festen, werktäglich von 08:00 Uhr bis 17:00 Uhr telefonisch oder per E-Mail erreichbaren Ansprechpartner spätestens bis 2 Wochen vor Auftragsbeginn zu benennen. Die Stellvertretung dieses Ansprechpartners muss klar geregelt sein. 2.3 Verzug bei Abholung Kann der vereinbarte Abholtermin nicht eingehalten werden, ist der Auftragnehmer verpflichtet, dieses dem Auftraggeber unverzüglich telefonisch anzuzeigen. Der Auftragnehmer ist darüber hinaus verpflichtet, die Abholung schnellstmöglich taggleich nachzuholen. Hierfür ist eine Absprache mit dem Auftraggeber zu treffen. Die Zustellfristen bleiben hiervon unberührt. Sollte der Auftragnehmer zur Abholung nicht in der Lage sein, steht es dem Auftraggeber frei, das Tagesvolumen bei der Deutschen Post AG einzuliefern. Die Mehrkosten hierfür trägt der Auftragnehmer.