Germany - IT services: consulting, software development, internet and support - University of Cologne - Preparation and support of tender for a CAFM system and its implementation

Im Vorprojekt (Gegenstand dieser Ausschreibung) sollen zum einen die internen Anforderungen der UzK, insbesondere die Prozesse im Technischen Gebäudemanagement (Teilprojekt im Vorprojekt (TPV 1)) BPNM-konform erhoben und optimiert werden (Prioritäten 1 und 2) sowie ein Datenkonzept für die Erhebung der CAFM-Daten (TPV 2) erstellt werden. Anschließend erfolgt eine Marktanalyse zur Sondierung der marktreifen Systeme (TPV 3) sowie im TPV 4 die Definition aller fachlichen und IT-Anforderungen (einschließlich Abgleich mit den strategischen Themen sowie tragfähiger Betriebskonzepte im Liegenschaftsmanagement und im Rechenzentrum der Universität zu Köln). Das Teilprojekt 5 (TPV5) umfasst anschließend die Erstellung aller für die Durchführung des Hauptprojektes erforderlichen leistungsbeschreibenden und sonstigen fachlichen Unterlagen für die Vergabeverfahren. Der UzK wurde vom Land das Liegenschaftsmanagement übertragen. Damit übernimmt die UzK die Verantwortung für sämtliche Baumaßnahmen (Neu- u. Erweiterungsbauten, Sanierungen und Modernisierungen). Im Betrieb ist damit die Instandhaltung (Wartung, Inspektion und Instandsetzung bei Störungen) für alle Nutzer:innen der Liegenschaften im Bestand der UzK verbunden. Zum Zeitpunkt dieser Ausschreibung ist für Meldung, Dokumentation und Steuerung der Aufträge das Client-basierte Facility Management-System FM Essentials von PLANON (vormals Conject) im Einsatz. Weiterentwicklung und Support dieser Lösung werden vom Anbieter mittelfristig eingestellt. Zudem entspricht die Lösung nicht mehr den aktuellen und zukünftigen Anforderungen an ein Facility Managementsystem. Aus diesem Grunde sollen mit Unterstützung einer externen Beratung die Anforderungen im Detail erhoben, auf Basis einer groben Marktanalyse die Optionen bewertet und eine Ausschreibung vorbereitet werden, im Einzelnen umfasst der Project-Scope zur Ablösung des bestehenden Systems: o Mit 1. Priorität ist ein Instandhaltungsplanungssystem (IPS) zu installieren, um unter Governance-Aspekten der Betreiber-Verantwortung der UzK gerecht zu werden. Die Instandhaltungsplanung erfolgt aktuell in Excel. Die Datengrundlagen und die auf ihnen beruhenden Planungen und Auswertungen sind fehleranfällig, in Teilen nicht aktuell und implizieren Datenredundanzen. Dies erschwert auch die Arbeiten, u.a. im Hinblick auf die Planung des Personaleinsatzes. o Mit 2. Priorität ist die Ablösung des Ticketing-Systems zu prüfen, dies im Hinblick auf planbare Instandhaltungsmaßnahmen als auch für das operative Störungsmanagement. o Mit 3. Priorität ist ein Modul Flächenmanagement aus dem Bereich Planen und Bauen der Liegenschaftsverwaltung in den Anforderungen zu berücksichtigen, da in der aktuellen - dann abzulösenden - Systemlandschaft Flächendaten in einer Schnittelle mit dem CAD-System FMDesign genutzt und aktualisiert werden. Sowohl die unterbrechungsfreie Unterstützung der laufenden Arbeiten sowie auch die Unterstützung der Bedarfsmeldungen der Nutzer*innen und die Zuweisung der Räume auf Basis im Rahmen der Masterplanung neu zu definierender Prozesse sollen mit der Einführung des neuen CAFM-System sichergestellt werden. Folgende Themen/Schnittstellen/Anwendungen sollen "mitgedacht" (und somit Bestandteil der Leistungsbeschreibung der CAFM-System-Ausschreibung) werden, um für zukünftige Anforderungen vorbereitet zu sein und der UzK keine Optionen zu nehmen, sind jedoch NICHT im Projekt-Scope der Systemeinführung, im Einzelnen: o die Umstellung auf S/4HANA (Grundsatzentscheidung: S/4HANA ist das führende System.) Hier sind insbesondere die Optionen zur Verwendung von SAP-Modulen für das Liegenschaftsmanagement einer kritischen Bewertung auf Passung mit den Anforderungen der UzK zu prüfen. o die Anforderungen zur Nachhaltigkeit in der Bewirtschaftung von Immobilien o die Anforderungen im Dokumentenmanagement (DMS) für Bauen und Betrieb (Baugenehmigung, Statik, Brandschutzkonzept). (Ein Parallelprojekt an der UzK zielt auf die Einführung eines DMS in 2026.) o die Anforderungen im Vertragsmanagement. (Ein Parallelprojekt an der UzK unter der Federführung des Dezernats Wirtschaft und Finanzen zielt auf die Einführung eines Vertragsmanagements in 2026.) o das Modul Flächenmanagement muss integrierbar sein o die Anforderungen im Energiemanagement, (Ein Parallelprojekt unter der Federführung des kaufmännischen Liegenschaftsmanagements zielt auf die Einführung eines Energiemanagements.) o die Potenziale im Bereich KI